AANDACHTSPUNTEN BIJ HET UITBESTEDEN VAN UW BACKOFFICE
Wat zijn aandachtspunten bij het uitbesteden van uw backoffice?
Wanneer u uw backoffice wilt uitbesteden, is het belangrijk om verder te kijken dan alleen een aangeboden tarief, factor of dienstverlening. Ook onder andere de werkzaamheden die worden overgenomen, verantwoordelijkheden, werkgeversrisico’s, certificeringen, financiële zekerheid en gemaakte afspraken spelen namelijk een belangrijke rol.
Niet ieder backofficebedrijf werkt immers op dezelfde manier en biedt dezelfde backofficedienstverlening. Wat bij de ene partij namelijk onderdeel is van de dienstverlening of tarief, kan bij een andere partij weer anders zijn ingericht.
Op deze pagina zetten wij de belangrijkste aandachtspunten bij het uitbesteden van uw backoffice voor u op een rij. Zo weet u waarop u moet letten en kunt u hierdoor de verschillende backofficebedrijven in Nederland nog beter met elkaar vergelijken voordat u een definitieve keuze maakt.
1. Welke certificeringen en keurmerken heeft het backofficebedrijf?
Wanneer u uw backoffice uitbesteedt, is het belangrijk om te controleren welke certificeringen, keurmerken en verklaringen een backofficebedrijf heeft en hoe deze bijdragen aan een goede compliance en naleving van wet- en regelgeving. Niet iedere certificering, verklaring of toelating heeft namelijk dezelfde betekenis of is wettelijk verplicht.
Een belangrijk en actueel aandachtspunt binnen de flexbranche zoals u misschien wel weet, is de Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten (Wtta). Deze wet treedt op 1 januari 2027 in werking en introduceert dus een (nieuw) toelatingsstelsel voor ondernemingen die arbeidskrachten in Nederland ter beschikking stellen. Vanaf 1 januari 2028 mogen uitleners namelijk alleen nog maar actief in Nederland zijn met een officiële toelating van de Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt (NAU). De NAU gaat daarnaast het openbare register beheren waarin straks zichtbaar is welke uitleners zijn toegelaten of een ontheffing hebben. Het is daarom belangrijk om nu al te weten hoe een backofficebedrijf met de Wtta omgaat en of haar dienstverlening en processen hierop al zijn ingericht.
Ook het SNA-keurmerk, dat onder andere is gebaseerd op de norm NEN 4400-1 voor in Nederland gevestigde ondernemingen, is nu ook nog steeds een belangrijk aandachtspunt. Afhankelijk van de werkzaamheden en branche kunnen daarnaast certificeringen zoals VCA of VCU relevant zijn.
Maar kijkt u daarnaast ook naar de financiële en fiscale zekerheid van een backofficebedrijf. Een WKA-verklaring en
G-rekening zijn geen certificeringen, maar kunnen wel een rol spelen bij het beperken van risico’s rondom loonheffingen en btw.
Kijk daarom dus niet alleen óf een backofficebedrijf een bepaald keurmerk, certificering of verklaring heeft, maar vooral wat deze betekent, voor welke activiteiten deze geldt maar met name hoe het backofficebedrijf zijn compliance, dienstverlening en verplichtingen heeft ingericht.
Wij beschikken over de juiste certificeringen, keurmerken en verklaringen die u van een professionele backofficepartner in Nederland mag verwachten. Met onze kennis en jarenlange ervaring binnen de flexbranche ondersteunen wij u dus bij het zorgvuldig toepassen en naleven van actuele wet- en regelgeving, onder andere de WAADI, WAB, AVG en – waar van toepassing – de Wtta.
2. Welke werkgeversrisico’s neemt een backofficebedrijf van u over?
Bij het uitbesteden van uw backoffice gaat het niet alleen om het overnemen van administratieve werkzaamheden. Minstens zo belangrijk bij uitbesteden is de vraag welke werkgeversrisico’s en verantwoordelijkheden een backofficebedrijf daadwerkelijk van u overneemt.
Denk bijvoorbeeld aan ziekte en verzuim, loonbetaling, arbeidsrechtelijke verplichtingen, pensioen- en cao-regelingen, loonheffingen en personeelsdossiers. Maar ook financiële risico’s, zoals voorfinanciering en debiteurenrisico, kunnen onderdeel van de gemaakte afspraken zijn.
Een belangrijk aandachtspunt voor iedere werkgever in Nederland is ziekterisico. Blijft u hiervoor zelf risicodrager of wordt dit risico door het backofficebedrijf van u overgenomen? Wanneer u namelijk geheel of gedeeltelijk juridisch werkgever blijft, blijven bepaalde werkgeversverplichtingen en risico’s bij u liggen. De verdeling van werkgeversrisico’s kan dus daardoor per situatie en backofficedienstverlening verschillen.
Een professioneel backofficebedrijf kijkt daarom niet alleen naar welke werkzaamheden u wilt uitbesteden, maar ook nauwkeurig met u naar welke risico’s en verantwoordelijkheden u zelf wilt behouden en welke u wilt overdragen. De juiste keuze voor u hierin is onder andere afhankelijk van uw organisatie, dienstverlening en situatie.
Vraag daarom vooraf aan een backofficebedrijf duidelijk welke werkgeversrisico’s daadwerkelijk in haar backofficetarief zijn inbegrepen, welke verantwoordelijkheden bij u blijven en welke kosten eventueel aanvullend voor uw eigen rekening komen. Laat deze afspraken vervolgens duidelijk in uw samenwerkingsovereenkomst vastleggen.
Zo weet u vooraf welke risico’s u daadwerkelijk uitbesteedt. Welke werkgevers en financiële risico’s en verantwoordelijkheden een backofficebedrijf van u overneemt, is daarom een belangrijk aandachtspunt bij het beoordelen en vergelijken van backofficebedrijven.
3. Hoe actueel is de kennis van cao’s en wet- en regelgeving?
De recentste cao wijzigingen hebben grote gevolgen voor de inlenersbeloning, arbeidsvoorwaarden en inschaling van uw medewerkers en uitzendkrachten gehad. Veranderingen in cao’s en wet- en regelgeving kunnen dan ook direct of indirect gevolgen voor uw contracten, dienstverlening, processen, marges en tarieven hebben. Een professionele backofficepartner volgt deze ontwikkelingen actief op de voet en vertaalt relevante wijzigingen naar de dagelijkse praktijk voor u.
Vraag bij het vergelijken van backofficebedrijven daarom niet alleen naar de dienstverlening en tarieven, maar ook naar de kennis, expertise en deskundigheid binnen hun organisatie. Bijvoorbeeld: Hoe worden wijzigingen in wet- en regelgeving en cao’s gevolgd en bijgehouden? Hoe worden hun medewerkers hierin bijgeschoold? Maar vooral: Hoe wordt u geïnformeerd wanneer wijzigingen mogelijk gevolgen voor uw organisatie of dienstverlening kunnen hebben?
Bij ons zijn scholing, opleiding en training van onze medewerkers een belangrijk onderdeel van onze werkwijze binnen ons backofficebedrijf. Hierdoor blijven onze HR en backofficeprofessionals continu op de hoogte van laatste relevante ontwikkelingen binnen de flexbranche en houden zij op deze wijze hun kennis voortdurend actueel.
Zo weet u dat u met ons samenwerkt met een backofficebedrijf die niet alleen uw huidige backofficewerkzaamheden uitvoert, maar ook meebeweegt met veranderingen en ontwikkelingen op het gebied van cao’s, wet- en regelgeving en flexbranche.
4. Hoe financieel gezond en betrouwbaar is het backofficebedrijf?
De financiële gezondheid en continuïteit van een backofficebedrijf zijn belangrijke aandachtspunten bij uitbesteden van uw backoffice. U wilt er immers op kunnen vertrouwen dat het zijn financiële verplichtingen kan nakomen en financiële processen rondom uw medewerkers en uitzendkrachten goed heeft georganiseerd.
Kijk daarom onder andere naar de manier waarop het backofficebedrijf zijn voorfinanciering en debiteurenbeheer heeft ingericht. Welke betalingstermijnen worden gehanteerd? Hoe wordt omgegaan met openstaande facturen? Maar vooral: welke financiële risico’s draagt het backofficebedrijf zelf en welke risico’s blijven bij u liggen?
Beschikking over een recente WKA-verklaring en aanwezigheid en gebruik van een G-rekening zijn dan ook relevante aandachtspunten. Deze zijn echter geen graadmeter voor de volledige financiële gezondheid van een backofficebedrijf, maar kunnen wel een rol spelen bij het beperken van bepaalde risico’s rondom uw inlenersaansprakelijkheid.
Wilt u meer inzicht in de financiële continuïteit van een backofficebedrijf, kijk dan ook naar beschikbare financiële informatie, zoals een gedeponeerde jaarrekening of balans bij de KVK. Vraag daarnaast vooraf naar afspraken rondom voorfinanciering (factoring), betalingsvoorwaarden, debiteurenbeheer en financiële risico’s. Zo krijgt u een beter en helder beeld van de manier waarop het backofficebedrijf financieel is georganiseerd en welke risico’s u met deze mogelijke samenwerking loopt.
Financiële transparantie en duidelijkheid over risico’s vinden wij als backofficebedrijf belangrijk. Daarom bespreken wij deze financiële zaken rondom onze backofficedienstverlening vooraf met u, zodat voor u duidelijk is hoe onze voorfinanciering, betalingen en eventuele financiële risico’s zijn geregeld.
Zo weet u niet alleen wat wij als uw backofficepartner voor u kunnen doen, maar ook hoe de financiële kant van de samenwerking bij ons is ingericht. Kortom, de financiële gezondheid en betrouwbaarheid van een backofficebedrijf zijn daarom belangrijke aandachtspunten bij het beoordelen en vergelijken van backofficebedrijven.
5. Welke systemen en ondersteuning krijgt u?
Bij het uitbesteden van uw backoffice gaat het niet alleen om welke software of online omgeving een backofficebedrijf gebruikt. Minstens zo belangrijk is hoe uw salarisadministratie, urenverwerking, contractbeheer, personeelsdossiers en HR-processen praktisch worden geregeld en welke ondersteuning u en uw medewerkers daarbij krijgen.
Kijk daarom bij het vergelijken van backofficebedrijven niet alleen naar de naam of mogelijkheden van het gebruikte systeem, maar vooral naar de manier waarop de verschillende processen met elkaar samenwerken. Denk aan urenverwerking, contractbeheer, verloning, facturatie, digitale dossiers en managementrapportages. Heeft u zelf online inzicht in uw gegevens en kunt u eenvoudig met het systeem werken?
Ook koppelingen en integraties met andere systemen kunnen belangrijk zijn. Deze kunnen ervoor zorgen dat gegevens niet onnodig handmatig hoeven te worden ingevoerd en verschillende processen goed op elkaar aansluiten. Vraag daarom welke systemen worden gebruikt, welke koppelingen mogelijk zijn en hoe gegevens bij het backofficebedrijf worden verwerkt en beveiligd.
Daarnaast zijn bereikbaarheid en persoonlijke ondersteuning belangrijke aandachtspunten. Een goed systeem is immers niet voldoende wanneer u en uw eigen medewerkers bij vragen of problemen moeilijk bij een deskundige medewerker terechtkunnen. Kijk daarom ook naar de HR- en backofficeondersteuning die u krijgt. Werkt het backofficebedrijf bijvoorbeeld met een vast team of contactpersonen die uw organisatie kennen?
Vraag ook hoe de betrouwbaarheid van de systemen en processen wordt geborgd. Kunt u vooraf een testverloning laten uitvoeren? Hoe worden uren, contracten, cao’s en wijzigingen in wet- en regelgeving gecontroleerd? En kunnen uw eigen medewerkers vooraf kennismaken met de werkwijze en systemen?
Wij werken zelf met de meest moderne systemen, een online omgeving en vast team van HR en backoffice-experts. Onze klanten hebben onder andere toegang tot een eigen digitaal dossier en daardoor 24/7 inzicht in hun opdrachtgevers, uitzendkrachten, urenverwerking, marges en debiteurenbeheer. Daarbij stemmen wij onze dienstverlening en processen af op uw organisatie, werkwijze, wensen en behoeften.
Zo gaat het bij het kiezen van een backofficebedrijf dus niet alleen om welke software wordt gebruikt, maar vooral om de combinatie van systemen, processen, persoonlijke ondersteuning en deskundige medewerkers die u daarvoor terugkrijgt.
6. Wat zit er in het tarief en staat in de overeenkomst?
Bij het vergelijken van backofficebedrijven is het verleidelijk om vooral naar het tarief of omrekenfactor te kijken. Echter minstens zo belangrijk is wat u daarvoor daadwerkelijk krijgt en welke afspraken hierover met u zijn gemaakt. Een lager tarief is namelijk niet automatisch voordeliger wanneer bepaalde werkzaamheden, kosten of risico’s niet uiteindelijk zijn inbegrepen of onder bepaalde voorwaarden afzonderlijk kunnen worden doorberekend.
Controleer daarom vooraf goed wat wel en niet in uw afgesproken tarief is inbegrepen. Denk bijvoorbeeld aan verloning, contractbeheer, HR-ondersteuning, arbodienst en verzuimverzekering, verzuimbegeleiding, juridische ondersteuning, voorfinanciering en overname van werkgevers- en financiële risico’s. Kijk daarnaast ook welke werkzaamheden of situaties buiten de afgesproken backofficedienstverlening vallen en of hiervoor aanvullende kosten in rekening kunnen worden gebracht.
Let ook op uitzonderingen en voorwaarden die aan het backofficetarief zijn verbonden. Kunnen tarieven bijvoorbeeld worden aangepast door wijzigingen in cao’s, wet- en regelgeving, pensioenpremies of andere werkgeverslasten? Zijn er aanvullende kosten bij specifieke werkzaamheden of situaties? En welke verantwoordelijkheden en kosten blijven ondanks het uitbesteden van uw backoffice bij u liggen?
Kortom, vraag het backofficebedrijf daarom niet alleen om het tarief of factor toe te lichten, maar vraag ook om de overeenkomst en algemene voorwaarden voordat u een definitieve keuze maakt. Controleer of de door u gemaakte afspraken daarin ook daadwerkelijk en duidelijk zijn vastgelegd en of er bepalingen of uitzonderingen zijn die afwijken van wat u tijdens het gesprek of een offerte heeft afgesproken.
Wij werken met transparante all-in backofficetarieven. De afgesproken werkzaamheden, kosten en verantwoordelijkheden worden altijd vooraf met u besproken en vervolgens duidelijk vastgelegd. Zo kunt u deze nog eens rustig in onze overeenkomst en algemene voorwaarden nalezen en desgewenst ook nog met uw accountant of juridisch adviseur bespreken. U heeft daardoor bij ons altijd een duidelijk beeld welke afspraken onderdeel zijn van onze backofficedienstverlening en dus voor uw situatie gelden.
Op deze wijze vergelijkt u dus niet alleen tarieven, maar vooral welke backofficedienstverlening, kosten, verantwoordelijkheden en risico’s bij een backofficebedrijf daadwerkelijk tegenover het tarief staan.
Waar moet u dus op letten bij het kiezen van een backofficebedrijf?
Wanneer u verschillende backofficebedrijven met elkaar vergelijkt, is het belangrijk om niet alleen naar het backofficetarief, factor en aangeboden dienstverlening te kijken. De verschillen zitten vaak juist in de werkzaamheden, verantwoordelijkheden, risico’s, voorwaarden en ondersteuning die achter het tarief schuilgaan.
Controleer daarom voordat u een definitieve keuze maakt onder andere:
- Welke werkzaamheden worden daadwerkelijk van u overgenomen?
- Welke werkgevers- en financiële risico’s worden overgenomen en welke blijven bij u?
- Wie is juridisch werkgever en welke verantwoordelijkheden horen daarbij?
- Welke certificeringen, keurmerken, verklaringen en toelatingen zijn aanwezig?
- Hoe wordt omgegaan met ziekte, verzuim en andere werkgeversverplichtingen?
- Hoe financieel gezond en betrouwbaar is het backofficebedrijf?
- Welke systemen, online omgeving en persoonlijke ondersteuning krijgt u?
- Wat is wel en niet inbegrepen in het afgesproken backofficetarief?
- Welke aanvullende kosten en uitzonderingen kunnen van toepassing zijn?
- En vooral: wat staat er daadwerkelijk in de overeenkomst en algemene voorwaarden?
Vraag daarnaast vooraf hoe de backofficedienstverlening in de praktijk wordt uitgevoerd en hoe u wordt ondersteund wanneer zich wijzigingen, vragen of problemen voordoen. Zo krijgt u niet alleen inzicht in wat een backofficebedrijf aanbiedt, maar ook in hoe de samenwerking daadwerkelijk kan worden ingericht.
Door deze punten vooraf naast elkaar te leggen, kunt u backofficebedrijven beter met elkaar vergelijken en voorkomt u dat u uw keuze uitsluitend op basis van het laagste tarief maakt.
Zo kiest u niet alleen voor een backofficebedrijf met een aantrekkelijk tarief, maar voor een backofficepartner die daadwerkelijk past bij uw organisatie, werkwijze, wensen, behoeften en verantwoordelijkheden.
Bij wie kunt u uw backoffice in Nederland ook uitbesteden?
In Nederland zijn er nog meer verschillende gespecialiseerde backofficebedrijven actief die uitzendbureaus, intermediairs en detacheringsbureaus ondersteunen bij hun administratieve, juridische, HR- en financiële werkzaamheden. Welke partij bij u past, hangt af van wat u wilt uitbesteden en welke verantwoordelijkheden en risico’s u zelf wilt behouden.
Het is daarom altijd verstandig om verschillende backofficebedrijven met elkaar te vergelijken voordat u een definitieve keuze maakt. Kijk daarbij niet alleen naar het tarief en de totale kosten, maar ook naar de omvang van de dienstverlening, ondersteuning bij werkgeversprocessen, de manier waarop met werkgeversrisico’s wordt omgegaan, certificeringen, keurmerken en verklaringen, kennis van cao’s en wet- en regelgeving, financiële zekerheid, persoonlijke ondersteuning en transparantie van de gemaakte afspraken.
Zo is de kans groter dat u uiteindelijk een backofficebedrijf kiest die echt aansluit bij de behoeften, werkwijze en ambities van uw onderneming.
Backofficebedrijven in Nederland
O.a. Tentoo, WePayPeople, Please Payroll, Driessen HRM, Direct Payrolling & Staffing, One People Services, Backoffice Bureau, Flexhub, Payroffice, Pay for People, PRO HRM, EasyWorx, All About Flex, Backofficeuitzendbureau.net, Florys, Recruitment Backoffice, Comfort, Flexsupport, Flexpedia, Backofficer, People 2.0, Jex, Bliq Services, Anderz for Flex, Payingit, Haan Personeelsdiensten, GJ Personeelsdiensten, Backofficeuitzendbureauuitbesteden.com, Werkhelden, HSU, Persoonality, NestrX, Ned Personeel, Nedflex, Repay, Goodweek, PIM Intermediair, Arsenaal Backoffice, HYTY Personeelsdiensten en Backofficeintermediair.com. De genoemde backofficebedrijven bieden doorgaans verschillende vormen van dienstverlening aan, variërend van basisadministratie en payroll tot complete backofficedienstverleningen.
Over ons
Wij bieden al jaren backofficedienstverlening aan uitzendondernemers, intermediairs, detacheerders en andere arbeidsbemiddelaars in heel Nederland. Met onze kennis en jarenlange ervaring binnen de flexbranche ondersteunen wij u bij de uitvoering van uw administratieve, juridische, HR en financiële backoffice en werkgeversprocessen.
Daarbij hebben wij aandacht voor compliance, actuele cao’s en wet en regelgeving, waaronder de WAADI, WAB en AVG en – waar van toepassing – de Wtta. De Wtta is zoals u ongetwijfeld weet de komende jaren een belangrijke actuele ontwikkeling voor ondernemingen die arbeidskrachten ter beschikking stellen.
Met een vast team van HR en backoffice-experts stemmen wij onze dienstverlening af op uw organisatie, werkwijze, ambities, wensen en behoeften. Zo ondersteunen wij u bij uw dagelijkse backoffice en werkgeversprocessen, terwijl u zelf de regie en controle houdt en zich kunt blijven richten op uw opdrachtgevers, kandidaten en de verdere groei van uw organisatie.
