AANDACHTSPUNTEN BIJ HET UITBESTEDEN VAN UW BACKOFFICE
Wat zijn aandachtspunten bij het uitbesteden van uw backoffice?
Wanneer u uw backoffice wilt uitbesteden, is het belangrijk om verder te kijken dan alleen een aangeboden tarief, factor of dienstverlening. Ook onder andere de werkzaamheden die worden overgenomen, verantwoordelijkheden, werkgeversrisico’s, certificeringen, financiële zekerheid en gemaakte afspraken spelen namelijk een belangrijke rol.
Niet ieder backofficebedrijf werkt immers op dezelfde manier en biedt dezelfde backofficedienstverlening. Wat bij de ene partij namelijk onderdeel is van de dienstverlening of tarief, kan bij een andere partij weer anders zijn ingericht.
Op deze pagina zetten wij de belangrijkste aandachtspunten bij het uitbesteden van uw backoffice voor u op een rij. Zo weet u waarop u moet letten en kunt u hierdoor de verschillende backofficebedrijven in Nederland nog beter met elkaar vergelijken voordat u een definitieve keuze maakt.
1. Welke certificeringen en keurmerken heeft het backofficebedrijf?
Wanneer u uw backoffice uitbesteedt, is het belangrijk om te controleren welke certificeringen, keurmerken en verklaringen een backofficebedrijf heeft en hoe deze bijdragen aan een goede compliance en naleving van wet- en regelgeving. Niet iedere certificering, verklaring of toelating heeft namelijk dezelfde betekenis of is wettelijk verplicht.
Een belangrijk en actueel aandachtspunt binnen de flexbranche zoals u misschien wel weet, is de Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten (Wtta). Deze wet treedt op 1 januari 2027 in werking en introduceert dus een (nieuw) toelatingsstelsel voor ondernemingen die arbeidskrachten in Nederland ter beschikking stellen. Vanaf 1 januari 2028 mogen uitleners namelijk alleen nog maar actief in Nederland zijn met een officiële toelating van de Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt (NAU). De NAU gaat daarnaast het openbare register beheren waarin straks zichtbaar is welke uitleners zijn toegelaten of een ontheffing hebben. Het is daarom belangrijk om nu al te weten hoe een backofficebedrijf met de Wtta omgaat en of haar dienstverlening en processen hierop al zijn ingericht.
Ook het SNA-keurmerk, dat onder andere is gebaseerd op de norm NEN 4400-1 voor in Nederland gevestigde ondernemingen, is nu ook nog steeds een belangrijk aandachtspunt. Afhankelijk van de werkzaamheden en branche kunnen daarnaast certificeringen zoals VCA of VCU relevant zijn.
Maar kijkt u daarnaast ook naar de financiële en fiscale zekerheid van een backofficebedrijf. Een WKA-verklaring en
G-rekening zijn geen certificeringen, maar kunnen wel een rol spelen bij het beperken van risico’s rondom loonheffingen en btw.
Kijk daarom dus niet alleen óf een backofficebedrijf een bepaald keurmerk, certificering of verklaring heeft, maar vooral wat deze betekent, voor welke activiteiten deze geldt maar met name hoe het backofficebedrijf zijn compliance, dienstverlening en verplichtingen heeft ingericht.
Wij beschikken over de juiste certificeringen, keurmerken en verklaringen die u van een professionele backofficepartner in Nederland mag verwachten. Met onze kennis en jarenlange ervaring binnen de flexbranche ondersteunen wij u dus bij het zorgvuldig toepassen en naleven van actuele wet- en regelgeving, onder andere de WAADI, WAB, AVG en – waar van toepassing – de Wtta.
2. Welke werkgeversrisico’s neemt een backofficebedrijf van u over?
Bij het uitbesteden van uw backoffice gaat het niet alleen om het overnemen van administratieve werkzaamheden. Minstens zo belangrijk bij uitbesteden is de vraag welke werkgeversrisico’s en verantwoordelijkheden een backofficebedrijf daadwerkelijk van u overneemt.
Denk bijvoorbeeld aan ziekte en verzuim, loonbetaling, arbeidsrechtelijke verplichtingen, pensioen- en cao-regelingen, loonheffingen en personeelsdossiers. Maar ook financiële risico’s, zoals voorfinanciering en debiteurenrisico, kunnen onderdeel van de gemaakte afspraken zijn.
Een belangrijk aandachtspunt voor iedere werkgever in Nederland is ziekterisico. Blijft u hiervoor zelf risicodrager of wordt dit risico door het backofficebedrijf van u overgenomen? Wanneer u namelijk geheel of gedeeltelijk juridisch werkgever blijft, blijven bepaalde werkgeversverplichtingen en risico’s bij u liggen. De verdeling van werkgeversrisico’s kan dus daardoor per situatie en backofficedienstverlening verschillen.
Een professioneel backofficebedrijf kijkt daarom niet alleen naar welke werkzaamheden u wilt uitbesteden, maar ook nauwkeurig met u naar welke risico’s en verantwoordelijkheden u zelf wilt behouden en welke u wilt overdragen. De juiste keuze voor u hierin is onder andere afhankelijk van uw organisatie, dienstverlening en situatie.
Vraag daarom vooraf aan een backofficebedrijf duidelijk welke werkgeversrisico’s daadwerkelijk in haar backofficetarief zijn inbegrepen, welke verantwoordelijkheden bij u blijven en welke kosten eventueel aanvullend voor uw eigen rekening komen. Laat deze afspraken vervolgens duidelijk in uw samenwerkingsovereenkomst vastleggen.
Zo weet u vooraf welke risico’s u daadwerkelijk uitbesteedt. Welke werkgevers en financiële risico’s en verantwoordelijkheden een backofficebedrijf van u overneemt, is daarom een belangrijk aandachtspunt bij het beoordelen en vergelijken van backofficebedrijven.
3. Hoe actueel is de kennis van cao’s en wet- en regelgeving?
De recentste cao wijzigingen hebben grote gevolgen voor de inlenersbeloning, arbeidsvoorwaarden en inschaling van uw medewerkers en uitzendkrachten gehad. Veranderingen in cao’s en wet- en regelgeving kunnen dan ook direct of indirect gevolgen voor uw contracten, dienstverlening, processen, marges en tarieven hebben. Een professionele backofficepartner volgt deze ontwikkelingen actief op de voet en vertaalt relevante wijzigingen naar de dagelijkse praktijk voor u.
Vraag bij het vergelijken van backofficebedrijven daarom niet alleen naar de dienstverlening en tarieven, maar ook naar de kennis, expertise en deskundigheid binnen hun organisatie. Bijvoorbeeld: Hoe worden wijzigingen in wet- en regelgeving en cao’s gevolgd en bijgehouden? Hoe worden hun medewerkers hierin bijgeschoold? Maar vooral: Hoe wordt u geïnformeerd wanneer wijzigingen mogelijk gevolgen voor uw organisatie of dienstverlening kunnen hebben?
Bij ons zijn scholing, opleiding en training van onze medewerkers een belangrijk onderdeel van onze werkwijze binnen ons backofficebedrijf. Hierdoor blijven onze HR en backofficeprofessionals continu op de hoogte van laatste relevante ontwikkelingen binnen de flexbranche en houden zij op deze wijze hun kennis voortdurend actueel.
Zo weet u dat u met ons samenwerkt met een backofficebedrijf die niet alleen uw huidige backofficewerkzaamheden uitvoert, maar ook meebeweegt met veranderingen en ontwikkelingen op het gebied van cao’s, wet- en regelgeving en flexbranche.
4. Hoe financieel gezond en betrouwbaar is het backofficebedrijf?
De financiële gezondheid en continuïteit van een backofficebedrijf zijn belangrijke aandachtspunten bij uitbesteden van uw backoffice. U wilt er immers op kunnen vertrouwen dat het zijn financiële verplichtingen kan nakomen en financiële processen rondom uw medewerkers en uitzendkrachten goed heeft georganiseerd.
Kijk daarom onder andere naar de manier waarop het backofficebedrijf zijn voorfinanciering en debiteurenbeheer heeft ingericht. Welke betalingstermijnen worden gehanteerd? Hoe wordt omgegaan met openstaande facturen? Maar vooral: welke financiële risico’s draagt het backofficebedrijf zelf en welke risico’s blijven bij u liggen?
Beschikking over een recente WKA-verklaring en aanwezigheid en gebruik van een G-rekening zijn dan ook relevante aandachtspunten. Deze zijn echter geen graadmeter voor de volledige financiële gezondheid van een backofficebedrijf, maar kunnen wel een rol spelen bij het beperken van bepaalde risico’s rondom uw inlenersaansprakelijkheid.
Wilt u meer inzicht in de financiële continuïteit van een backofficebedrijf, kijk dan ook naar beschikbare financiële informatie, zoals een gedeponeerde jaarrekening of balans bij de KVK. Vraag daarnaast vooraf naar afspraken rondom voorfinanciering (factoring), betalingsvoorwaarden, debiteurenbeheer en financiële risico’s. Zo krijgt u een beter en helder beeld van de manier waarop het backofficebedrijf financieel is georganiseerd en welke risico’s u met deze mogelijke samenwerking loopt.
Financiële transparantie en duidelijkheid over risico’s vinden wij als backofficebedrijf belangrijk. Daarom bespreken wij deze financiële zaken rondom onze backofficedienstverlening vooraf met u, zodat voor u duidelijk is hoe onze voorfinanciering, betalingen en eventuele financiële risico’s zijn geregeld.
Zo weet u niet alleen wat wij als uw backofficepartner voor u kunnen doen, maar ook hoe de financiële kant van de samenwerking bij ons is ingericht. Kortom, de financiële gezondheid en betrouwbaarheid van een backofficebedrijf zijn daarom belangrijke aandachtspunten bij het beoordelen en vergelijken van backofficebedrijven.
5. Betrouwbare loonadministratie en uitzendsoftware?
Welke speciale moderne loonadministratie en uitzendsoftware gebruikt een backoffice partner? Komt deze bijvoorbeeld van een reguliere leverancier of is deze speciaal voor deze backoffice partner ontwikkeld? Deze loonadministratie en uitzendsoftware moet namelijk volgens ons een alles in één oplossing zijn. Waardoor u uw frontoffice tot backoffice in dit ene systeem kunt beheren en alle administratie tussen uw uitzendbureau, uitzendkrachten en opdrachtgevers soepel en gemakkelijk, maar vooral foutloos, verloopt.
Laat dus een backoffice partner altijd een test run voor wat betreft een verloning van uw uitzendkrachten doen. Maar regelt u ook bij hen dat uw eigen medewerkers een keer in een testomgeving enkele schijninschrijvingen, Cao's en wet en regelgevingswijzigingen kunnen doen. Dit alles zodat u, uw medewerkers, uitzendkrachten en inleners in de toekomst niet alsnog voor ongewenste verrassingen en problemen komen te staan.
Bovenstaande test runs gebeuren bij ons sowieso standaard. Dit met als doel dat wij onze backoffice klanten en hun eigen medewerkers vanaf dag één maatwerk kunnen/willen bieden. Iedere backoffice van een uitzender en uitzendbureau is namelijk weer verschillend. Kortom, wij streven altijd naar een 100% custom made backoffice voor uw uitzendbureau!
6. Tarieven en voorwaarden?
Hoe zijn de tarieven van een backoffice partner opgebouwd en welke voorwaarden zijn hier aan verbonden? Transparantie is hierbij volgens ons het toverwoord. Wat zit er dus in tarieven, maar nog belangrijker wat niet?!
Sommige backoffice partners zijn namelijk net verzekeringmaatschappijen en zullen bij geringe twijfel de rekening bij u proberen neer te leggen. Leest u daarom dus altijd de algemene voorwaarden en overeenkomst van een backoffice partner goed door en vraag bij onduidelijkheid desnoods om een appendix met uw aangepaste afspraken en voorwaarden. Immers, klinkt iets te mooi voor woorden, dan is het vaak niet waar!
Wij werken echter met vaste all-in transparante tarieven, dus inclusief alle kosten, werkzaamheden en risico's. Uitgebreide uitleg en informatie hierover staan altijd in onze overeenkomsten en algemene voorwaarden. Kortom, bij ons heeft u 100% geen verrassingen achteraf!
Meer informatie
Vraag nu, na deze aandachtspunten te hebben gelezen, een offerte voor het uitbesteden van de backoffice van uw uitzendbureau bij ons aan. En ervaar ook het gemak en zekerheid van onze unieke backoffice dienstverlening voor uitzendbureaus in Nederland!
Onze unieke backoffice dienstverlening voor uitzendbureaus
Wij verzorgen al jaren alle administratieve, juridische, HR én financiële werkzaamheden, die bij een solide backoffice van uitzendbureaus horen en komen kijken.
Zo kunnen onze klanten zich dagelijks volledig op hun kernactiviteiten richten. Namelijk het binnenhalen van zoveel mogelijk opdrachten, werving en selectie, matchen en uiteindelijk plaatsen van uitzendkrachten.
Dit in plaats van zich druk te hoeven maken over bijvoorbeeld de voorfinanciering van de salarissen en loonuitbetalingen. Vragen van uitzendkrachten of opdrachtgevers. Het regelen van een G-rekening. Voldoen aan de laatste CAO, wet en regelgevingswijzigingen (WAADI). NEN-4400-1, VCU of andere certificeringen in Nederland. Of het afdekken van alle mogelijke werkgeversrisico’s, zoals ziekteverzuim en arbeidsongeschiktheid.
Bij ons beschikt iedere klant over een eigen team van HR-experts. 24/7 toegang tot een eigen digitale dossier op ons online platform. Waarop zij in één oogopslag al hun opdrachtgevers, uitzendkrachten, urenverwerking en debiteurenbeheer kunnen zien.
Kortom, bij ons heeft u als uitzender, ondernemer of intermediair met een eigen uitzendbureau, onder uw eigen logo, merknaam en andere bedrijfsuitingen, in één keer een 100% solide backoffice tegen all-in transparante tarieven voor uzelf geregeld.
Bij wie kunt u ook de backoffice van uw uitzendbureau uitbesteden
De volgende backofficebedrijven kunnen u ook net als ons alles over bovenstaande aandachtspunten bij het uitbesteden van de backoffice van uw uitzendbureau in Nederland vertellen. Zij verzorgen immers niet voor niets gezamenlijk de backoffices van enkele 1.000en uitzendbureaus door heel Nederland in verschillende branches.
Backofficebedrijven in Nederland
Tentoo, WePayPeople, Please Payroll en Driessen HRM, Direct Payrolling & Staffing, One People Services, Backoffice Bureau, Flexhub, Payroffice. Pay for People, PRO HRM, EasyWorx, All About Flex, Backofficeuitzendbureau.net, Florys, Recruitment Backoffice, Comfort, Flexsupport, Backofficer.nl, Flexpedia. Backofficer, People 2.0, Jex, Flexsupport, Bliq Services. De Online Vos, Anderz for flex. Payingit, Haan Personeelsdiensten. GJ Personeelsdiensten, Backofficeuitzendbureauuitbesteden.com, So Toff, HSU, Please, Backofficeuitbesteden.nl, Backofficepayroll.info. Driessen, Persoonality, NestrX, Ned Personeel. Nedflex, Repay, Goodweek, PIM intermediair Arsenaal backoffice. All About, HYTY Personeelsdiensten, Backofficeintermediair.com. Deze genoemde backofficebedrijven bieden vaak verschillende backoffice pakketten aan. Variërend van basisadministratie tot meer uitgebreide diensten, zoals payroll.
Meer informatie over waarom de backoffice van uw uitzendbureau uit te besteden
Vraag nu direct een adviesgesprek of offerte met meer informatie over waarom het uitbesteden van de backoffice van uw uitzendbureau bij ons, ondanks bovenstaande aandachtspunten, interessant
voor u is of kan zijn.
U ontvangt deze offerte dan boordevol informatie over hoe onze unieke backoffice dienstverlening voor uw uitzendbureau in Nederland precies werkt. Maar ook uitleg over wat de kosten en voordelen van onze unieke backoffice dienstverlening voor u, uw backoffice, uitzendbureau, medewerkers, uitzendkrachten en/of opdrachtgevers, CAO, branche en/of sector zullen zijn.
Over ons
Wij kunnen elke uitzender, uitzendondernemer, intermediair en/of werkgever van of bij een uitzendbureau in Nederland een passende WAADI en WAB-proofed backoffice tegen scherpe all-in tarieven, inclusief alle kosten, aanbieden.
