Backoffice van een uitzendbureau in eigen beheer versus uitbesteden
Uw backoffice in eigen beheer of uitbesteden?
Heeft u een uitzendbureau en twijfelt u of u uw backoffice in eigen beheer wilt doen of deze geheel of gedeeltelijk uit te besteden? Beide mogelijkheden hebben namelijk gevolgen voor uw uitzendbureau, kosten, capaciteit, verantwoordelijkheden en manier waarop u uw werkgeversprocessen inricht.
Als u uw backoffice in eigen beheer organiseert. Voert u alle administratieve, financiële en werkgeversprocessen, eventueel met ondersteuning van uw accountant, adviseurs en andere gespecialiseerde partijen zelf uit.
U houdt daarmee de uitvoering van uw backoffice binnen uw eigen interne organisatie, maar bent en blijft hierbij dan wel zelf voor uw medewerkers, systemen, kennis, processen en bijhouden van cao’s, wet en regelgeving en compliance verantwoordelijk.
Wanneer u echter uw backoffice uitbesteedt, laat u bepaalde of al uw backofficewerkzaamheden door een gespecialiseerd backofficebedrijf uitvoeren. Welke werkzaamheden en verantwoordelijkheden u daadwerkelijk uitbesteedt, hangt van uw gekozen dienstverlening en juridische en feitelijke inrichting van de samenwerking af. Uitbesteden betekent echter niet dat al uw verantwoordelijkheden of juridisch werkgeverschap automatisch worden overgedragen.
Op deze pagina vergelijken we het uitbesteden van de backoffice van een uitzendbureau aan een backofficebedrijf met wanneer de backoffice in eigen beheer wordt gedaan. Daarbij kijken wij onder andere naar de werkzaamheden, kosten, benodigde kennis en capaciteit, systemen, werkgeversprocessen, verantwoordelijkheden, risico’s, compliance en gevolgen van de Wtta.
Zo krijgt u een duidelijk beeld van de verschillen tussen beide mogelijkheden en kunt u hierna nog beter bepalen welke inrichting van uw backoffice het beste bij uw uitzendbureau, organisatie en manier van werken aansluit.
Wat is het verschil tussen backoffice in eigen beheer en uitbesteden?
Het verschil tussen een backoffice in eigen beheer en het uitbesteden ervan zit vooral in de manier waarop u uw backofficewerkzaamheden organiseert en wie deze uitvoert. Bij eigen beheer regelt u uw backoffice namelijk grotendeels binnen uw eigen organisatie zelf. Terwijl u bij uitbesteden bepaalde of alle werkzaamheden van uw backoffice door een gespecialiseerd backofficebedrijf laat uitvoeren.
De backoffice van uw uitzendbureau in eigen beheer
Wanneer u de backoffice van uw uitzendbureau in eigen beheer doet, zorgt u zelf voor de benodigde medewerkers, kennis, systemen en processen. U bent dus zelf verantwoordelijk voor een goede uitvoering van uw administratieve, financiële en HR werkzaamheden. Hiervoor kunt u uw eigen medewerkers inzetten en waar nodig externe specialisten voor inschakelen.
Het gaat hierbij bijvoorbeeld om contractbeheer, urenregistratie en verwerking, salarisadministratie, personeelsadministratie, pensioenafdrachten en facturatie. Ook moet u bij uw backoffice in eigen beheer de nodige aandacht en tijd aan verzuim, toepassing van cao-afspraken en arbeidsvoorwaarden en bijhouden van relevante wet en regelgeving besteden.
Kortom, u houdt op deze wijze dus de organisatie en uitvoering van uw backoffice grotendeels in eigen hand. Maar daar staat wel tegenover dat u ook zelf voor voldoende capaciteit, actuele kennis en geschikte systemen moet zorgen. Zodat uw backoffice met uw uitzendbureau mee kan groeien en werkzaamheden doorgaan wanneer bijvoorbeeld medewerkers tijdelijk uitvallen.
De backoffice van uw uitzendbureau uitbesteden
Wanneer u de backoffice van uw uitzendbureau echter uitbesteedt, laat u dus bepaalde of alle backofficewerkzaamheden door een gespecialiseerd backofficebedrijf uitvoeren. U kunt hierbij bijvoorbeeld alleen uw salarisadministratie, contractbeheer of urenverwerking uitbesteden, maar ook kiezen voor een uitgebreidere backofficedienstverlening waarbij dus meerdere administratieve, financiële, HR en werkgeversprocessen voor u worden verzorgd.
Bij uitbesteden maakt u dus direct gebruik van de kennis, systemen en capaciteit van uw backofficepartner. Afhankelijk van gemaakte afspraken kan zij u ook onder meer bij cao-afspraken, arbeidsvoorwaarden, verzuim, compliance en uitvoering van werkgeversprocessen ondersteunen.
U bepaalt dus bij uitbesteden uiteindelijk nog steeds zelf welke werkzaamheden u wilt uitbesteden en wat u nog zelf wilt blijven doen. De afspraken hierover dienen echter wel duidelijk te maken. Welke werkzaamheden uw backofficepartner straks uitvoert, welke informatie u aanlevert en hoe taken en verantwoordelijkheden binnen uw gekozen backofficeconstructie zijn verdeeld.
Tenslotte, is het voor u wel belangrijk te weten dat het uitbesteden van uw backoffice niet automatisch betekent dat al uw juridische verantwoordelijkheden of juridisch werkgeverschap worden overgedragen. Dit hangt namelijk af van uw gekozen backofficeconstructie en manier waarop de samenwerking met een backofficepartner in de praktijk is ingericht.
Het verschil zit in meer dan alleen de administratie
De keuze tussen eigen beheer en uitbesteden gaat dus niet alleen over wie de administratie uitvoert. Het gaat ook om de manier waarop u uw specialistische kennis, medewerkers en systemen organiseert en hoe u zorgt voor een goede uitvoering van uw backoffice en werkgeversprocessen.
Samengevat: bij eigen beheer organiseert u deze zaken grotendeels zelf, terwijl u bij uitbesteden gebruik kunt maken van de expertise en capaciteit van uw backofficepartner hiervoor. Welke ondersteuning u daarbij krijgt, hangt af van uw gekozen dienstverlening en gemaakte afspraken.
Welke backofficeconstructie het beste bij uw uitzendbureau past, hangt dus onder andere van de omvang van uw organisatie, beschikbare medewerkers en kennis, mate van controle, verplichtingen, verantwoordelijkheden en kosten en die u zelf wilt dragen af.
De backoffice van een uitzendbureau in eigen beheer
Wanneer u de backoffice van uw uitzendbureau in eigen beheer organiseert, zorgt u zelf voor de uitvoering en organisatie van uw administratieve, financiële en HR werkzaamheden. U bepaalt dan dus zelf hoe u deze werkzaamheden binnen uw uitzendbureau inricht, welke medewerkers u hiervoor aantrekt en welke systemen en externe specialisten daarbij gebruikt.
Bij een backoffice in eigen beheer houdt u dus de volledige invloed op de dagelijkse uitvoering van uw backoffice. Maar dient u tegelijkertijd hierbij er wel zelf voor te zorgen dat u over de benodigde kennis, capaciteit en systemen beschikt om uw administratie en werkgeversprocessen dan ook goed te kunnen uitvoeren.
Welke werkzaamheden vallen onder een eigen backoffice?
Uw backoffice ondersteunt de dagelijkse bedrijfsvoering van uw uitzendbureau. Het gaat hierbij om werkzaamheden die nodig zijn om uitzendkrachten, opdrachtgevers en bijbehorende administratieve processen binnen en voor uw uitzendbureau goed te laten verlopen.
Denk bijvoorbeeld aan het opstellen en beheren van contracten, verwerken van gewerkte uren, salarisadministratie, personeelsadministratie en facturatie. Maar ook werkzaamheden zoals debiteurenbeheer, pensioenadministratie en de administratieve verwerking van ziekte en verzuim kunnen onderdeel van uw backoffice zijn.
Daarnaast moet u ervoor zorgen dat relevante cao-afspraken en arbeidsvoorwaarden correct worden toegepast en dat uw administratie op de geldende wettelijke verplichtingen aansluit.
Welke werkzaamheden u uiteindelijk zelf uitvoert, hangt dus onder meer van de omvang en inrichting van uw uitzendbureau af. U kunt deze namelijk door eigen medewerkers laten doen en waar nodig externe specialisten voor inschakelen. Hoe dan ook, naast dat de verschillende genoemde werkzaamheden voor uw uitzendbureau altijd goed op elkaar dienen te zijn aangesloten, moet ook duidelijk zijn wie waarvoor verantwoordelijk is.
Wat heeft u nodig voor een professionele backoffice?
Voor een goed functionerende backoffice heeft u voldoende vakkennis, geschikte systemen en duidelijke werkprocessen nodig. De inrichting hiervan dient sowieso bij de omvang van uw uitzendbureau en werkzaamheden te passen.
Uw medewerkers moeten daarbij ook over de benodigde kennis voor onder meer contractbeheer, salarisverwerking en personeelsadministratie beschikken. Daarnaast moeten zij en u relevante wijzigingen in cao afspraken en wet en regelgeving kunnen beoordelen en tijdig in uw backofficeprocessen kunnen verwerken.
Ook software speelt bij een professionele backoffice een belangrijke rol. De systemen voor onder meer urenregistratie, salarisadministratie, contractbeheer en facturatie moeten immers uw backofficewerkzaamheden goed ondersteunen en waar nodig op elkaar aansluiten. Continue duidelijke werkafspraken en controles hierbij helpen om fouten, onvolledige gegevens en onnodig herstelwerk te voorkomen.
Tenslotte, moet uw backoffice ook bij ziekte, verlof of vertrek van medewerkers blijven functioneren. Het vastleggen van procedures en borgen van kennis helpen u daarbij voorkomen dat belangrijke werkzaamheden van één persoon binnen uw uitzendbureau afhankelijk zijn.
Welke kosten heeft u bij eigen beheer?
Bij een backoffice in eigen beheer moet u zowel rekening houden met directe als indirecte kosten. De totale kosten van uw backoffice bestaan immers uit meer dan alleen de salarissenkosten van uw medewerkers die de administratie verzorgen.
Belangrijke kostenposten zijn namelijk:
- Personeel: salarissen, werkgeverslasten en eventuele kosten voor vervanging of aanvullende capaciteit
- Software en systemen: licenties, onderhoud, implementatie en koppelingen tussen verschillende applicaties
- Externe expertise: bijvoorbeeld een accountant, salarisadministrateur of juridisch adviseur
- Opleiding en kennisontwikkeling: actueel houden van kennis over cao afspraken, arbeidsvoorwaarden en wet en regelgeving.
- Organisatie en controle: tijd en middelen die nodig zijn om processen in te richten, werkzaamheden te controleren en de continuïteit te bewaken.
Daarnaast besteedt u als uitzendondernemer mogelijk zelf ook veel tijd aan het aansturen, oplossen van problemen en bewaken van de kwaliteit van uw backoffice. Ook deze tijd speelt dus een rol bij het bepalen van de totale kosten van uw backoffice in eigen beheer.
Hoe hoog de kosten voor u bij een backoffice in eigen beheer uiteindelijk zullen uitvallen, hangt onder meer van uw aantal uitzendkrachten, hoeveelheid administratief werk, complexiteit van uw dienstverlening en mate waarin u specialistische werkzaamheden zelf uitvoert of extern laat verzorgen af.
Wilt u nog beter de kosten van eigen beheer tegen de kosten van uitbesteden voor uzelf kunnen afwegen? Lees dan ook onze pagina over de de kosten van de backoffice van een uitzendbureau uitbesteden.
Welke verantwoordelijkheden en risico's heeft u zelf?
Bij een backoffice in eigen beheer moet u er dus zelf voor zorgen dat uw backofficewerkzaamheden zorgvuldig worden uitgevoerd en dat uw uitzendbureau aan de verplichtingen die op uw organisatie van toepassing zijn voldoet.
Wij hoeven u niet te vertellen dat daarbij een correcte administratie zeer belangrijk is. Denk aan het juist verwerken van gewerkte uren, salarisgegevens, contracten en facturen. Onvolledigheden of fouten kunnen hierbij tot onnodig herstelwerk, betalingsverschillen, discussies met uitzendkrachten of opdrachtgevers en extra kosten leiden.
Ook moeten u en uw medewerkers continu aandacht aan de toepassing van de juiste cao afspraken en arbeidsvoorwaarden en wijzigingen in relevante wet en regelgeving besteden. En afhankelijk van uw activiteiten en gekozen constructie kunnen er bovendien voor u ook nog eens verplichtingen op het gebied van werkgeverschap, pensioen, verzuim, gegevensbescherming en compliance gelden.
Het is daarom bij een backoffice in eigen beheer voor u als uitzendondernemer altijd belangrijk om goed vast te leggen wie voor de verschillende backofficewerkzaamheden verantwoordelijk is, hoe controles hierop plaatsvinden en hoe de bewaking van processen binnen uw uitzendbureau actueel blijven. Mocht de specialistische kennis binnen uw interne organisatie hiervoor namelijk ontbreken, dan kunt u namelijk altijd nog besluiten om ondersteuning van externe deskundigen hiervoor in te schakelen.
Kortom, welke juridische verplichtingen precies voor u en uw uitzendbureau gelden, hangt dus onder meer van uw activiteiten en toepasselijke wet en regelgeving af. Echter een goede inrichting van uw backoffice helpt u sowieso bij het inzichtelijk maken van deze verplichtingen en bewaken van de uitvoering ervan.
Wat betekent eigen beheer voor uw groei en capaciteit?
Wanneer uw uitzendbureau groeit, nemen ook vaak het aantal administratieve handelingen toe. Meer uitzendkrachten en opdrachtgevers leiden namelijk meestal tot meer contracten, urenregistraties, salarisverwerkingen en facturen.
Bij een backoffice in eigen beheer moet u zelf echter bepalen hoe u deze toename gaat opvangen. Dat kan bijvoorbeeld door meer medewerkers aan te nemen, bestaande processen efficiënter in te richten, software aan te schaffen of specialistische ondersteuning in te schakelen.
Ook piekbelasting in het hoogseizoen of tijdelijke uitval vragen bij eigen beheer om extra aandacht. U moet immers voldoende capaciteit beschikbaar hebben om bijkomende extra backofficewerkzaamheden tijdig uit te kunnen voeren. Maar er dus ook voor zorgen dat belangrijke kennis niet alleen maar bij slechts één medewerker binnen uw organisatie aanwezig is.
Kortom, een backoffice in eigen beheer kan dus prima werken bij een uitzendbureau dat voldoende interne kennis en capaciteit heeft en de uitvoering ervan graag zelf blijft aansturen. Echter geldt dit (nog) wel voor uw organisatie. Of groeit uw uitzendbureau zodanig dat uw administratieve processen steeds complexer worden en het misschien toch verstandig is om de huidige inrichting van uw backoffice weer eens onder de loep te nemen?
De backoffice van een uitzendbureau uitbesteden
Wanneer u de backoffice van uw uitzendbureau uitbesteedt, laat u bepaalde of al uw backofficewerkzaamheden door een gespecialiseerd backofficebedrijf uitvoeren. Welke werkzaamheden u uitbesteedt, bepaalt u op basis van uw wensen en behoeften van uw organisatie en de backdienstverlening van uw backofficepartner die daar het beste bij past.
U kunt bijvoorbeeld uw contractverwerking, urenadministratie, salarisverwerking en facturatie uitbesteden. Maar afhankelijk van uw gekozen backofficedienstverlening kunt u er ook voor kiezen dat uw backofficepartner u bij uw personeelsadministratie, werkgeversprocessen, toepassing van relevante wet en regelgeving en compliance ook ondersteunt.
Welke werkzaamheden kunt u uitbesteden?
U kunt dus verschillende onderdelen van uw backoffice uitbesteden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het opstellen en beheren van contracten, verwerken van gewerkte uren, salarisadministratie, personeelsadministratie en facturatie. Maar ook uw pensioenadministratie en bepaalde werkzaamheden rondom ziekte en verzuim kunnen onderdeel van uw gekozen backofficedienstverlening zijn.
Welke werkzaamheden uw backofficepartner precies voor u uitvoert, hangt van de afspraken die u met haar hierover maakt af. Dit kan variëren van het uitbesteden van specifieke administratieve taken tot het onderbrengen van meerdere processen. Belangrijk is echter bij uitbesteden wel dat u vooraf goed vastlegt welke backofficewerkzaamheden daadwerkelijk voor u worden verzorgd, welke gegevens u aanlevert en welke taken u zelf blijft doen.
Wat blijft u zelf doen?
Het uitbesteden van uw backoffice betekent niet dat u de volledige bedrijfsvoering van uw uitzendbureau uit handen geeft. U blijft namelijk nog steeds zelf verantwoordelijk voor bijvoorbeeld onder andere de werving en selectie, relatiebeheer, binnenhalen van opdrachten en (verdere) commerciële ontwikkeling van uw uitzendbureau.
Ook blijft u bij het contact uw uitzendkrachten en opdrachtgevers betrokken. Welke taken u uiteindelijk nog zelf uitvoert en welke uw backofficepartner verzorgt, hangt dus van uw wensen, behoeften en gemaakte afspraken af.
Voor een goede samenwerking is het echter belangrijk om vooraf een duidelijke taakverdeling af te spreken. Zo weet u welke informatie u moet aanleveren, wie verantwoordelijk is voor de uitvoering van welke werkzaamheden en bij wie u en uw medewerkers terechtkunnen met onder andere vragen of wijzigingen.
Wilt u meer weten over wat het uitbesteden van de backoffice van uw uitzendbureau precies is en inhoudt? Lees dan ook onze informatie over wat is en houdt het uitbesteden van de backoffice van een uitzendbureau in?
Welke kosten heeft u bij uitbesteden?
Bij het uitbesteden van uw backoffice betaalt u voor de backofficedienstverlening die u met uw backofficepartner heeft afgesproken. De exacte kosten hiervoor zijn onder andere afhankelijk van de afgesproken backofficewerkzaamheden die u uitbesteedt, omvang van uw organisatie en tariefstructuur van het backofficebedrijf.
Let bij het vergelijken van tarieven echter niet alleen op de prijs, maar kijk vooral naar de werkzaamheden en ondersteuning die bij backofficedienstverleningen zijn inbegrepen. Controleer hierbij ook of er aanvullende kosten voor bijvoorbeeld implementatie, extra werkzaamheden of bij specifieke wensen gelden.
Wilt u echter weten hoe de kosten en tarieven voor het uitbesteden van uw backoffice zijn opgebouwd? Lees dan hierover meer op onze pagina's over de tarieven en kosten van het uitbesteden van de backoffice van een uitzendbureau
Welke verantwoordelijkheden blijven bij u?
Bij het uitbesteden van uw backoffice is het dus belangrijk om vooraf duidelijk vast te leggen welke werkzaamheden uw backofficepartner uitvoert en welke verantwoordelijkheden en risico's bij u blijven liggen. Het uitbesteden van administratieve werkzaamheden betekent namelijk niet dat ook al uw juridische verantwoordelijkheden en juridisch werkgeverschap automatisch worden overgedragen.
Welke verplichtingen voor u (blijven) gelden, hangt onder meer van uw gekozen backofficeconstructie, uw rol en de juridische en feitelijke inrichting van de samenwerking af. De toepasselijke cao afspraken, arbeidsvoorwaarden en wet en regelgeving moeten immers wel op de juiste manier worden verwerkt en nageleefd.
De Wtta verdient hierbij bijzondere aandacht. Afhankelijk van de feitelijke situatie kan namelijk de toelatingsplicht voor ondernemingen die arbeidskrachten ter beschikking stellen voor u van toepassing zijn of blijven. Het uitbesteden van uw backoffice betekent immers op voorhand niet dat uw onderneming automatisch buiten de wettelijke verplichtingen van de Wtta valt.
Zorg er daarom voor dat uw verantwoordelijkheden vooraf duidelijk zijn vastgelegd en dat u weet welke verplichtingen u zelf dus moet blijven bewaken. Meer informatie hierover vindt u op onze pagina over de Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten (Wtta)
Wat betekent uitbesteden voor uw organisatie en capaciteit?
Door uw backoffice uit te besteden, kunt u bepaalde administratieve en ondersteunende werkzaamheden bij een gespecialiseerd backofficebedrijf onderbrengen. Hierdoor hoeft u dus niet zelf alle benodigde kennis, systemen en uitvoeringscapaciteit binnen uw organisatie op te bouwen of in stand te houden.
Het uitbesteden van uw backoffice kan u dus ruimte bieden om meer aandacht aan uw opdrachtgevers, werving van uitzendkrachten en groei van uw onderneming te besteden. Ook wanneer bij u het aantal uitzendkrachten toeneemt of administratieve werkzaamheden veranderen, kan een backofficepartner u hierbij ook ondersteunen.
De mate waarin u echter flexibel kunt op en afschalen, hangt wel van uw gekozen backofficedienstverlening en gemaakte afspraken af. Het blijft daarom belangrijk om vooraf gezamenlijk goed door te spreken hoe deze ondersteuning op uw huidige organisatie en toekomstige plannen kan blijven aansluiten.
Uitbesteden vraagt daarom om een goede samenwerking, tijdige informatievoorziening en duidelijke afspraken. Zo houdt u namelijk altijd inzicht in de uitvoering van uw backoffice en weet u welke werkzaamheden, risico's en verantwoordelijkheden bij u en uw eigen organisatie blijven liggen.
Wat past het beste bij uw uitzendbureau?
Of u de backoffice van uw uitzendbureau het beste in eigen beheer kunt organiseren of kunt uitbesteden, hangt dus onder meer van uw organisatie, ambities, behoeften, wensen, kennis en capaciteit die u zelf binnen uw uitzendbureau ter beschikking heeft af. Beide mogelijkheden kunnen dus daarom passend voor u zijn. Echter gaat het voor u er vooral om welke inrichting uiteindelijk het beste bij uw bedrijfsvoering en de manier waarop u uw uitzendbureau wilt ontwikkelen aansluit.
Wanneer past eigen beheer bij uw uitzendbureau?
Uw backoffice in eigen beheer kan goed bij uw uitzendbureau passen wanneer u over voldoende medewerkers, specialistische kennis en geschikte systemen beschikt. U houdt de uitvoering hierbij grotendeels in eigen hand en bepaalt zelf hoe u uw backofficewerkzaamheden en processen inricht.
Daarbij moet u er echter wel zelf voor zorgen dat uw kennis actueel blijft, capaciteit toereikend en uw backoffice ook bij groei of uitval goed kan blijven functioneren.
Wanneer is uitbesteden een passende keuze?
Uw backoffice uitbesteden kan interessant voor u zijn wanneer u bepaalde backofficewerkzaamheden niet zelf (meer) wilt organiseren en uitvoeren of wanneer u gebruik wilt maken van de expertise en capaciteit van een gespecialiseerd backofficebedrijf. Dit kan dus bijvoorbeeld zijn wanneer u een uitzendbureau start, groeit of meer aandacht aan uw opdrachtgevers, werving, relatiebeheer en commerciële activiteiten wilt besteden.
U bepaalt hierbij dus zelf welke backofficewerkzaamheden u wilt uitbesteden en nog zelf wilt blijven doen. Daarbij is het altijd wel belangrijk om vooraf gezamenlijke duidelijkheid over de backofficedienstverlening, kosten en verdeling van risico's en verantwoordelijkheden te hebben.
Eigen beheer of uitbesteden: wat weegt voor u het zwaarst?
Tenslotte, maak uw keuze niet alleen op basis van directe kosten. Maar kijk ook naar uw beschikbare kennis en capaciteit, gewenste controle over backofficewerkzaamheden, mogelijkheid om mee te groeien en risico's en verantwoordelijkheden die bij u en uw organisatie blijven liggen.
Weet daarbij dat u bovendien niet altijd tussen volledig eigen beheer en volledig uitbesteden van uw backoffice hoeft te kiezen. Het is namelijk ook mogelijk om bepaalde backofficewerkzaamheden zelf te blijven uitvoeren en andere onderdelen juist bij een backofficebedrijf onder te brengen.
Door al deze aspecten goed tegen uw huidige situatie en toekomstplannen af te wegen, krijgt u het meest heldere beeld van hoe de inrichting van uw backoffice het beste bij uw uitzendbureau past.
Waar let u op bij het kiezen van een backofficebedrijf?
Wanneer u besluit de backoffice van uw uitzendbureau uit te besteden, is het belangrijk om een backofficebedrijf te kiezen die het beste bij uw organisatie, werkzaamheden en toekomstplannen aansluit. Backofficebedrijven verschillen namelijk onderling in de dienstverlening die zij u aanbieden, manier waarop zij risico's en verantwoordelijkheden verdelen en kosten die zij u uiteindelijk in rekening brengen.
Let daarom niet alleen op het aangeboden tarief, maar kijk voor uzelf vooral ook naar de volgende punten:
- Dienstverlening: welke backofficewerkzaamheden worden uitgevoerd en welke taken blijven bij u en uw eigen uitzendbureau liggen?
- Kennis en ervaring: beschikt het backofficebedrijf over actuele kennis van de uitzendbranche, relevante cao afspraken en wet en regelgeving?
- Kosten en voorwaarden: welke backofficewerkzaamheden zijn in het tarief inbegrepen en voor welke diensten of situaties kunnen aanvullende kosten gelden?
- Verantwoordelijkheden en risico's: welke verantwoordelijkheden blijven bij u liggen en welke werkzaamheden of risico's neemt het backofficebedrijf daadwerkelijk van u over?
- Systemen en ondersteuning: welke software wordt gebruikt, hoe krijgt u inzicht in uw administratie en bij wie kunnen u en uw medewerkers terecht met vragen?
- Compliance en wettelijke verplichtingen: welke certificeringen, verklaringen en toelatingen zijn relevant voor de gekozen dienstverlening in relatie tot uw uitzendbureau?
Vraag daarnaast vooraf ook hoe de samenwerking praktisch wordt ingericht en leg de gemaakte afspraken hierover duidelijk vast in de overeenkomst. Zo weet u namelijk wat u van uw backofficepartner kunt en mag verwachten en welke taken, risico's en verantwoordelijkheden bij u en uw eigen organisatie liggen.
Wilt u deze aandachtspunten uitgebreider bekijken?
Lees dan ook onze pagina over aandachtspunten bij het uitbesteden van de backoffice van een uitzendbureau
Door verschillende aanbieders namelijk op deze punten met elkaar te vergelijken, krijgt u een nog beter beeld van de backofficedienstverlening die het beste bij uw uitzendbureau past en kunt u dus een nog betere keuze voor uzelf en uw uitzendbureau maken.
Veelgestelde vragen over eigen beheer en backoffice uitbesteden
Is het goedkoper om mijn backoffice zelf te organiseren of uit te besteden?
Dat hangt van de omvang van uw uitzendbureau, hoeveelheid werkzaamheden, kennis, medewerkers en systemen die u nodig heeft af. Bij uw backoffice in eigen beheer betaalt u onder andere zelf voor uw personeel, software, opleidingen en eventuele externe adviseurs. Terwijl u bij uitbesteden voor uw afgesproken backofficedienstverlening betaalt. Gaat u vergelijken? Vergelijk dan niet alleen uw directe kosten, maar ook de indirecte kosten en tijd die u zelf aan uw backoffice besteedt. Lees hier meer over de kosten van backoffice uitbesteden.
Kan ik de backoffice van mijn uitzendbureau ook gedeeltelijk uitbesteden?
Ja, u kunt ervoor kiezen om alleen specifieke werkzaamheden, zoals uw salarisadministratie, contractbeheer of urenverwerking uit te besteden. Terwijl u andere werkzaamheden gewoon zelf blijft uitvoeren. Welke mogelijkheden u allemaal heeft, hangt van de backofficedienstverlening van het backofficebedrijf en afspraken die u hierover maakt af. Zo kunt u altijd zelf de inrichting van uw backoffice op de wensen en behoeften van u en uw uitzendbureau afstemmen.
Wat is het verschil tussen een backofficebedrijf en een juridisch werkgever?
Een backofficebedrijf is een partij die afgesproken backofficewerkzaamheden voor u uitvoert of u hierbij ondersteuning biedt. Terwijl een juridisch werkgever de partij is die in een arbeidsverhouding als werkgever optreedt. Deze rollen kunnen bij dezelfde partij liggen, maar dat hoeft dus niet altijd het geval te zijn. Welke partij echter juridisch werkgever is, hangt van uw gekozen backofficeconstructie en juridische en feitelijke inrichting van de samenwerking af. Kijk daarom niet alleen naar de backofficewerkzaamheden die een backofficebedrijf voor u uitvoert, maar dus ook naar de afspraken over juridisch werkgeverschap, risico's en verantwoordelijkheden.
Blijf ik zelf verantwoordelijk als ik mijn backoffice uitbesteed?
Het uitbesteden van uw backofficewerkzaamheden betekent niet dat al uw verantwoordelijkheden automatisch worden overgedragen. Welke verplichtingen, risico's en verantwoordelijkheden bij u en uw uitzendbureau blijven en welke bij uw backofficepartner komen te liggen, hangt van uw gekozen backofficedienstverlening, juridische constructie en toepasselijke wet en regelgeving af. Legt u daarom vooraf altijd duidelijk vast wie welke werkzaamheden uitvoert en wie voor de bijbehorende verplichtingen verantwoordelijk is.
Wat betekent de Wtta bij de keuze tussen eigen beheer en uitbesteden?
De Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten (Wtta) introduceert een toelatingsstelsel voor ondernemingen die arbeidskrachten ter beschikking stellen. De wet treedt op 1 januari 2027 in werking en vanaf 1 januari 2028 gaat de Nederlandse Arbeidsinspectie hierop handhaven. Of uw uitzendbureau onder de toelatingsplicht valt, hangt van uw activiteiten en juridische en feitelijke situatie af. Het uitbesteden van uw backoffice betekent dus niet dat u niet automatisch met de Wtta te maken heeft. Lees meer hierover op onze pagina over de Wtta.
Waar moet ik op letten als ik wil kiezen tussen eigen beheer en uitbesteden?
Bepaal eerst voor uzelf welke backofficewerkzaamheden u zelf kunt en wilt blijven uitvoeren, welke kennis en capaciteit u intern beschikbaar heeft en welke kosten beide mogelijkheden met zich meebrengen. Kijk daarnaast ook naar de gewenste controle over uw backoffice, continuïteit van uw backofficewerkzaamheden en verdeling van verplichtingen, risico's en verantwoordelijkheden. Als u echter overweegt om uw backoffice uit te besteden, vergelijk dan ook de backofficedienstverleningen, tarieven, kennis, expertise en voorwaarden van verschillende backofficebedrijven.
Kan ik van eigen beheer later ook naar uitbesteden overstappen?
Ja, u kunt later op ieder moment uw backoffice geheel of gedeeltelijk uitbesteden. Wel is belangrijk om uw overgang zorgvuldig voor te bereiden. Breng daarom vooraf goed in kaart welke backofficewerkzaamheden u wilt overgedragen, welke gegevens en dossiers nodig zijn en hoe de samenwerking met uw nieuwe backofficepartner volgens u moet worden ingericht. Besteed daarbij ook aandacht aan uw lopende contracten, salarisverwerking, overdracht van gegevens en continuïteit van uw administratie. Lees meer over deze aandachtspunten op onze pagina over overstappen naar een andere backofficebedrijf voor uw uitzendbureau
Over ons
Wij van backoffice-uitbesteden.nl ondersteunen al sinds 2018 diverse uitzendbureaus door heel Nederland bij het organiseren en uitvoeren van hun backoffice. Of u nu uw backoffice in eigen beheer doet of overweegt om uw backofficewerkzaamheden uit te besteden, het is voor u als uitzendondernemer bij beide mogelijkheden sowieso belangrijk dat uw uitzendbureau altijd over een backoffice met goed ingerichte processen, actuele kennis en passende ondersteuning beschikt.
Bij het uitbesteden van uw backoffice krijgt u echter direct toegang tot de specialistische kennis, systemen en capaciteit van uw backofficepartner, terwijl u zich hierdoor meer op uw opdrachtgevers, kandidaten en groei van uw uitzendbureau kunt richten. Welke werkzaamheden u uitbesteedt en welke verantwoordelijkheden bij u blijven, hangt van uw gekozen backofficedienstverlening en de afspraken die u hierover met uw backofficepartner heeft gemaakt af.
Ook cao’s, wet en regelgeving en compliance verdienen hierbij de nodige aandacht. Denk bijvoorbeeld aan de Wtta en de vraag welke verplichtingen vanuit deze wet op uw onderneming van toepassing zijn. Een goede afweging begint daarom bij inzicht in uw huidige situatie, ambities en manier waarop u uw backoffice wilt organiseren.
Twijfelt u nog tussen eigen beheer en uitbesteden? Of wilt u weten welke mogelijkheid het beste bij uw uitzendbureau aansluit? Neem dan vrijblijvend met ons contact op om uw situatie en mogelijkheden nader te bespreken.
