Wtta en backoffice uitbesteden: wat betekent de Wtta voor uw organisatie?
Wat is de Wtta?
De Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten (Wtta) treedt op 1 januari 2027 in werking en introduceert een toelatingsstelsel voor ondernemingen die arbeidskrachten ter beschikking stellen aan andere ondernemingen. De wet heeft als doel misstanden bij het ter beschikking stellen van arbeidskrachten tegen te gaan, werknemers beter te beschermen en te zorgen voor een eerlijker speelveld tussen ondernemingen die personeel ter beschikking stellen.
Vanaf de invoering van het toelatingsstelsel mogen uitleners alleen nog personeel ter beschikking stellen wanneer zij daarvoor zijn toegelaten of onder een geldende overgang of uitzonderingsregeling vallen. De Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt (NAU) is verantwoordelijk voor de toelating en het openbare register van toegelaten uitleners.
De wet geldt dus niet alleen voor traditionele uitzendbureaus en detacheringsbureaus, maar kan ook gevolgen hebben voor bijvoorbeeld payrollbedrijven, doorleners, consultancybureaus, ICT bedrijven, ingenieursbureaus en andere ondernemingen die werknemers ter beschikking stellen, zoals schoonmaak en beveiligingsbedrijven.
Of de Wtta op uw organisatie van toepassing is, hangt niet alleen af van de branche of naam van uw onderneming. Vooral de feitelijke situatie is hierbij bepalend. Werkt een werknemer namelijk bij een andere onderneming onder leiding en toezicht van die onderneming en ontvangt u daarvoor een vergoeding? Dan kan er sprake zijn van terbeschikkingstelling van arbeidskrachten en kan de Wtta dus op uw organisatie van toepassing zijn.
De Nederlandse Arbeidsinspectie gaat vanaf 1 januari 2028 handhaven op de toelatingsplicht. Het is daarom verstandig om nu al te beoordelen of uw organisatie onder de Wtta valt, welke verplichtingen voor u gelden en of uw backoffice en werkgeversprocessen daarop zijn ingericht.
Op deze pagina leest u dus naast wat de Wtta inhoudt, ook voor wie de wet geldt, welke belangrijke data u moet kennen en wat de Wtta betekent wanneer u uw backoffice zelf organiseert of werkzaamheden uitbesteedt.
Voor wie geldt de Wtta?
De Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten (Wtta) geldt dus niet alleen voor uitzendbureaus en detacheringsbureaus. De reikwijdte van deze wet is immers breder dan de traditionele flexbranche. Ook payrollbedrijven, doorleners en andere ondernemingen die werknemers ter beschikking stellen aan opdrachtgevers kunnen onder de Wtta vallen en dus met de toelatingsplicht te maken krijgen. Daardoor kan zij dus ook voor bijvoorbeeld bepaalde consultancybureaus, ICT bedrijven, ingenieursbureaus, schoonmaakbedrijven en beveiligingsbedrijven gelden.
Of de Wtta daadwerkelijk voor uw organisatie geldt, hangt af van de feitelijke situatie. Daarbij is onder meer van belang of een werknemer van u bij een andere onderneming werkt, daarvoor een vergoeding wordt betaald en deze werknemer onder leiding en toezicht van die onderneming werkt. Het enkele feit dat u personeel bij een opdrachtgever laat werken, betekent echter dus niet automatisch dat de Wtta van toepassing is; de precieze omstandigheden zijn immers bepalend.
Niet alleen voor uitzendbureaus en detacheerders
Voor uitzendbureaus en detacheringsbureaus is de Wtta dus een belangrijke nieuwe verplichting. Zij stellen immers arbeidskrachten veelal structureel ter beschikking aan opdrachtgevers. Maar ook ondernemingen die zichzelf niet als uitzend of detacheringsbureau beschouwen, moeten dus gaan beoordelen of hun dienstverlening onder de Wtta valt.
Ook als personeel ter beschikking stellen niet uw hoofdactiviteit is
Het feit dat het ter beschikking stellen van werknemers geen hoofdactiviteit van uw onderneming is, betekent niet automatisch dat de Wtta niet voor u van toepassing is. Ook ondernemingen die slechts een deel van hun personeel bij andere organisaties laten werken, moeten beoordelen of er van terbeschikkingstelling van arbeidskrachten sprake is.
Voor bepaalde ondernemingen waarbij het uitlenen van personeel slechts een beperkte nevenactiviteit is, kan onder voorwaarden namelijk een ontheffing van de toelatingsplicht mogelijk zijn. Daarbij geldt onder meer dat minder dan
10% van de jaaromzet afkomstig mag zijn uit het uitlenen van werknemers en dat deze omzet niet hoger mag zijn dan
€ 5 miljoen per jaar.
Een ontheffing betekent overigens niet dat uw onderneming dan helemaal buiten de Wtta valt. De ontheffing geldt specifiek voor de toelatingsplicht. Andere verplichtingen uit de Wtta kunnen namelijk wel voor u van toepassing blijven, zoals de meld en administratieplicht en andere wettelijke verplichtingen.
Specifieke informatie per type onderneming
De gevolgen van de Wtta kunnen dus per type onderneming verschillen. Daarom behandelen wij op deze website de Wtta ook specifiek voor verschillende soorten organisaties, waaronder dus uitzendbureaus en detacheringsbureaus maar ook consultancybureaus, ICT bedrijven, ingenieursbureaus, schoonmaakbedrijven en beveiligingsbedrijven.
Valt uw organisatie onder de Wtta?
Of uw organisatie onder de Wtta valt, hangt dus af van de manier waarop u arbeidskrachten ter beschikking stelt. De naam van uw organisatie, branche waarin u actief bent of de benaming van uw dienstverlening is daarbij niet doorslaggevend. Het gaat immers vooral om de feitelijke situatie.
In hoofdlijnen is sprake van het ter beschikking stellen van arbeidskrachten wanneer u aan de volgende voorwaarden voldoet:
- U stelt een werknemer beschikbaar aan een andere onderneming
- De andere onderneming betaalt daarvoor een vergoeding aan uw organisatie
- Uw werknemer werkt bij die onderneming onder leiding en toezicht van de opdrachtgever
Voldoet uw situatie aan deze kenmerken? Dan kan er sprake van terbeschikkingstelling van arbeidskrachten zijn en kan uw organisatie dus onder de Wtta vallen. Kijkt u daarom naar de feitelijke uitvoering van de werkzaamheden in de praktijk en dus niet alleen naar wat hierover in een dienstverleningsovereenkomst of contract staat.
Wanneer is sprake van terbeschikkingstelling?
Bij terbeschikkingstelling stelt uw organisatie een werknemer beschikbaar aan een andere onderneming. Uw werknemer gaat daar werkzaamheden verrichten en de opdrachtgever heeft tijdens deze werkzaamheden in belangrijke mate zeggenschap over de manier waarop het werk wordt uitgevoerd.
Dit kan bijvoorbeeld voorkomen bij een uitzendbureau of detacheringsbureau, maar dus ook bij andere ondernemingen die personeel bij opdrachtgevers laten werken. Of de Wtta dus echt daadwerkelijk van toepassing is, moet aan de hand van iedere concrete situatie worden beoordeeld.
Leiding en toezicht zijn belangrijk
Een belangrijk onderscheid is dus wie tijdens de werkzaamheden leiding en toezicht over de werknemer uitoefent. Wanneer de opdrachtgever bepaalt welke werkzaamheden de werknemer uitvoert en aanwijzingen geeft over de manier waarop deze werkzaamheden worden uitgevoerd, kan dit wijzen op terbeschikkingstelling van arbeidskrachten.
Daarbij gaat het dus niet uitsluitend om wat partijen hierover contractueel hebben afgesproken. Maar ook de dagelijkse praktijk is van belang. Wie geeft instructies? Wie bepaalt de werkzaamheden en werktijden? Wie houdt toezicht op de uitvoering? En wie kan de werknemer aanwijzingen geven over de manier waarop het werk wordt uitgevoerd?
Kortom, deze vragen kunnen u helpen om vast te stellen of er van terbeschikkingstelling sprake is.
Wtta of aanneming van werk?
Niet iedere werknemer die bij een opdrachtgever werkzaamheden uitvoert, valt dus automatisch onder de Wtta. Er kan namelijk ook bijvoorbeeld sprake van aanneming van werk zijn. Bij aanneming van werk is uw organisatie verantwoordelijk voor het uitvoeren van een afgesproken opdracht of het opleveren van een bepaald resultaat. Uw eigen organisatie heeft en houdt daarbij de leiding en het toezicht over de werknemers.
De opdrachtgever spreekt in dat geval met u af wat er moet worden opgeleverd, terwijl uw organisatie bepaalt hoe het werk wordt uitgevoerd en hoe de werknemers worden ingezet. In een dergelijke situatie is er dus doorgaans geen sprake van terbeschikkingstelling van arbeidskrachten.
Dit onderscheid kan met name voor ondernemingen zoals consultancybureaus, ingenieursbureaus en IT dienstverleners relevant zijn. De feitelijke manier waarop de dienstverlening wordt uitgevoerd, is dus daarbij altijd bepalend.
Wanneer gaat de Wtta in?
De Wtta treedt op 1 januari 2027 in werking. Vanaf dat moment geldt het nieuwe wettelijke toelatingsstelsel voor ondernemingen die arbeidskrachten ter beschikking stellen. Voor bestaande uitleners is er wel een overgangsperiode om de toelating te regelen. De belangrijkste momenten voor u als uitlener zijn:
1 november t/m 31 december 2026 – aanmelden voor de overgangsregeling
Bestaande uitleners die gebruik willen maken van de overgangsregeling, kunnen zich in deze periode aanmelden bij de Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt (NAU). Wie zich tijdig aanmeldt en vervolgens op tijd een toelatingsaanvraag indient, mag onder de voorwaarden van de overgangsregeling arbeidskrachten blijven uitlenen terwijl de toelatingsaanvraag wordt beoordeeld. Dit geldt ook als de NAU op 1 januari 2028 nog geen besluit heeft genomen over uw aanvraag.
Heeft u op 30 juni 2027 een geldig SNA keurmerk? Dan hoeft u zich niet verplicht aan te melden voor de overgangsregeling. U kunt tussen 1 mei en 30 juni 2027 een toelating aanvragen met uw geldige SNA keurmerk, zonder bij uw eerste aanvraag een inspectierapport te hoeven aanleveren. De NAU adviseert uitleners met een SNA keurmerk echter wel om zich voor de zekerheid aan te melden voor de overgangsregeling. Daarmee voorkomt u het risico dat u buiten de overgangsregeling valt wanneer u uw SNA keurmerk vóór 30 juni 2027 mogelijk verliest.
1 januari 2027 – de Wtta treedt in werking
Op deze datum treedt de Wtta dus officieel in werking. Vanaf dat moment is het nieuwe wettelijke toelatingsstelsel van kracht. Voor bestaande uitleners geldt in 2027 een overgangsperiode waarin zij hun toelating kunnen aanvragen en onder voorwaarden gebruik kunnen maken van de overgangsregeling.
1 mei t/m 30 juni 2027 – toelating aanvragen
In deze periode kunnen uitleners hun toelating of ontheffing aanvragen bij de NAU. Welke documenten en aanvraagroute van toepassing voor u zijn, hangt onder meer af van uw situatie als uitlener en of u beschikt over een geldig SNA keurmerk.
Vanaf 1 juli 2027 – beoordeling door de NAU
Vanaf 1 juli 2027 start de NAU met het beoordelen van de toelatingsaanvragen. Vanaf die datum kunnen inleners ook in het openbare register controleren welke uitleners zijn toegelaten, een ontheffing hebben of onder de overgangsregeling vallen.
1 januari 2028 – start handhaving
Vanaf 1 januari 2028 gaat de Nederlandse Arbeidsinspectie handhaven op de naleving van de toelatingsplicht. Vanaf dat moment mogen uitleners alleen nog arbeidskrachten ter beschikking stellen als zij daarvoor zijn toegelaten, een geldige ontheffing hebben of onder een geldige overgangsregeling vallen.
Ook voor inleners verandert er dus vanaf dat moment veel. Zij mogen namelijk nog alleen arbeidskrachten van uitleners inlenen die volgens het openbare register gerechtigd zijn om arbeidskrachten ter beschikking te stellen.
Wat moet u voor de Wtta regelen?
Wilt u als uitlener vanaf 1 januari 2028 nog arbeidskrachten ter beschikking blijven stellen? Dan moet u voldoen aan de voorwaarden van de Wtta en, wanneer de toelatingsplicht op uw organisatie van toepassing is, tijdig toelating aanvragen bij de Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt (NAU).
Voor toelating moet u onder meer voldoen aan het Wtta normenkader, beschikken over een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) en een waarborgsom betalen. Afhankelijk van uw situatie moet u daarnaast ook een inspectierapport aanleveren. Voor uitleners met een geldig SNA keurmerk geldt er in de overgangsperiode een specifieke aanvraagroute.
Het Wtta normenkader
Het Wtta normenkader vormt een belangrijk onderdeel van uw toelating. Het bevat regels waaraan u als uitlener moet voldoen en is grotendeels gebaseerd op bestaande arbeidsrechtelijke, sociale zekerheid en fiscale regels. Daarnaast bevat het aanvullende eisen om werknemers beter te beschermen en misstanden tegen te gaan.
In de praktijk gaat het onder meer om:
- Correcte en tijdige betaling van het afgesproken loon
- Betaling van minimaal het wettelijk minimumloon en de minimumvakantiebijslag
- Correcte en tijdige afdracht van belastingen, loonheffingen en btw
- Het alleen ter beschikking stellen van arbeidskrachten die in Nederland mogen werken
- Arbeidsovereenkomsten en informatie aan arbeidskrachten
- Een correcte loon en personeelsadministratie;
- Urenregistratie
- Het in en doorlenen van arbeidskrachten
- Huisvesting, wanneer u deze aan arbeidskrachten aanbiedt
- Het kunnen aantonen dat u het normenkader daadwerkelijk naleeft
Het gaat daarbij dus niet alleen om het hebben van procedures en documenten. Maar u moet ook kunnen aantonen dat uw organisatie de regels daadwerkelijk naleeft. Een positief inspectierapport alleen is daarom niet voldoende; de NAU beoordeelt namelijk uiteindelijk of er door u aan de voorwaarden voor toelating is voldaan.
VOG
Voor toelating moet u ook een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) aanleveren. Voor rechtspersonen gaat het hier om een VOG RP. Bij een eenmanszaak is een VOG voor natuurlijke personen (VOG NP) van toepassing. Bij een toelatingsaanvraag mag uw VOG maximaal drie maanden oud zijn.
Waarborgsom
Voor toelating geldt een waarborgsom van € 100.000.
Voor startende uitleners geldt er echter een specifieke regeling. Als u namelijk in de twaalf maanden vóór uw aanvraag geen werknemers heeft uitgeleend, kunt u onder voorwaarden een voorlopige toelating aanvragen. Bij deze eerste aanvraag betaalt u in eerste instantie een waarborgsom van € 50.000. Pas wanneer u daarna een definitieve toelating aanvraagt, moet u de waarborgsom tot € 100.000 aanvullen.
Deze voorlopige toelating is echter maar zes maanden geldig en kan door de Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt (NAU) eenmaal met maximaal zes maanden worden verlengd. Bij de aanvraag voor een voorlopige toelating hoeft u nog geen inspectierapport aan te leveren.
In bepaalde situaties kan een vrijstelling van de waarborgsom mogelijk zijn. Of u daarvoor in aanmerking komt, hangt af van de voorwaarden die daarvoor gelden.
Wilt u meer weten over de Wtta en het starten van een uitzend of detacheringsbureau? Lees dan ook onze pagina's uitzendbureau en detacheringsbureau starten.
Inspectierapport
Om toegelaten te worden, moet u in veel gevallen aan de hand van een inspectierapport van een aangewezen inspectie instelling aantonen dat u aan het Wtta normenkader voldoet. Tijdens deze inspectie wordt onder meer gekeken naar uw bedrijfsvoering, loonadministratie, arbeid en personeelsdocumentatie, urenregistratie en het in en doorlenen van arbeidskrachten.
Binnen de Wtta gelden er echter verschillende aanvraagroutes. Uitleners die namelijk tussen 1 mei en 30 juni 2027 een toelating aanvragen en op 30 juni 2027 over een geldig SNA keurmerk beschikken, kunnen eenmalig toelating aanvragen zonder een inspectierapport aan te hoeven leveren.
SNA keurmerk
Het SNA keurmerk is een bestaand keurmerk voor ondernemingen die arbeidskrachten ter beschikking stellen. Binnen de overgang naar het Wtta stelsel heeft het keurmerk echter een specifieke functie.
Heeft u namelijk op 30 juni 2027 een geldig SNA keurmerk, dan kunt u tussen 1 mei en 30 juni 2027 eenmalig een toelating aanvragen zonder een inspectierapport te hoeven aanleveren.
U moet daarbij wel aan de overige voorwaarden voor toelating voldoen, waaronder dus het aanleveren van de juiste VOG en het betalen van de waarborgsom, tenzij u daar dus een vrijstelling voor krijgt.
Een SNA keurmerk staat daarmee niet gelijk aan een Wtta toelating. De wettelijke toelating valt immers onder de Wtta en wordt bovendien door de NAU verleend.
Wat betekent de Wtta voor uw backoffice?
De Wtta heeft direct gevolgen voor de inrichting van uw backoffice wanneer uw organisatie arbeidskrachten ter beschikking stelt. Een goede salarisadministratie, personeelsadministratie, urenregistratie en dossiervorming worden daarbij namelijk extra belangrijk. U moet immers niet alleen aan de geldende verplichtingen voldoen, maar ook kunnen aantonen dat uw organisatie deze verplichtingen ook daadwerkelijk naleeft.
Belangrijk: het uitbesteden van backofficewerkzaamheden betekent echter niet automatisch dat uw onderneming niet zelf meer aan de Wtta verplichtingen hoeft te voldoen. Dit hangt namelijk van uw juridische en feitelijke backofficeconstructie af. Hierbij is belangrijk om te weten: Wie juridisch als uitlener wordt gekwalificeerd, welke verplichtingen er voor uw organisatie gelden en welke werkzaamheden er door uw backofficepartner worden uitgevoerd?
Salarisadministratie en loonbetaling
Een correcte en tijdige salarisadministratie is een belangrijk onderdeel van uw werkgeversprocessen. Denkt u hierbij maar eens aan het berekenen en betalen van lonen, vakantiegeld en andere looncomponenten, het verwerken van loonheffingen en bijhouden van de benodigde loonadministratie.
Bij het ter beschikking stellen van arbeidskrachten is het bovendien belangrijk dat de juiste arbeidsvoorwaarden en beloning worden toegepast. Uw administratie moet daarom aansluiten op de arbeidsovereenkomst, cao en overige wettelijke verplichtingen.
Contracten, urenregistratie en personeelsadministratie
De Wtta raakt echter niet alleen uw salarisbetaling. Ook arbeidsovereenkomsten, urenregistratie, personeelsdossiers en relevante identiteit en arbeidsrechtelijke documenten moeten te allen tijde bij u op orde zijn.
Denk hierbij bijvoorbeeld aan:
- Arbeidsovereenkomsten en personeelsgegevens
- Urenregistratie en urenverwerking
- Vakantiedagen en verlof
- Ziekte en verzuim
- Identiteit en arbeidsrechtelijke documentatie
- Pensioenadministratie
- Documenten rondom de inzet en het uitlenen van arbeidskrachten
Een complete en goed bijgehouden administratie maakt het bovendien voor u gemakkelijker om te kunnen aantonen dat uw werkgeversprocessen volgens de geldende regels worden uitgevoerd.
Cao's, arbeidsvoorwaarden en compliance
De Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten (Wtta) staat dus niet los van bestaande verplichtingen op het gebied van arbeidsrecht, sociale zekerheid en fiscaliteit. Uw backoffice moet u daarom altijd kunnen ondersteunen bij het correct toepassen en administreren van arbeidsvoorwaarden die voor uw werknemers gelden.
Daarbij kan het onder meer gaan om:
- Toepassing van de juiste cao en arbeidsvoorwaarden
- Looncomponenten en toeslagen
- Pensioenverplichtingen
- Loonheffingen en sociale verzekeringen
- Arbeidsrechtelijke documentatie
- Ondersteuning bij compliance en werkgeversverplichtingen
Voor ondernemingen die arbeidskrachten ter beschikking stellen, is het bovendien belangrijk dat deze processen dus niet alleen correct worden uitgevoerd, maar ook controleerbaar en aantoonbaar zijn.
Administratie en aantoonbaarheid
Een belangrijk onderdeel van de Wtta is dus dat u moet kunnen aantonen dat u aan het relevante normenkader voldoet. Uw administratie en inrichting van uw werkgeversprocessen spelen daarom naast een belangrijke rol bij de voorbereiding op uw toelating ook bij het door u blijven voldoen aan de voorwaarden.
Het gaat daarbij dus niet alleen om het bewaren van documenten. Ook de samenhang tussen bijvoorbeeld urenregistratie, loonadministratie, arbeidsovereenkomsten en betalingen moeten bij u inzichtelijk zijn.
Een professioneel backofficebedrijf kan u bij het uitvoeren en structureren van deze administratie en werkgeversprocessen ondersteunen. Echter de wettelijke verantwoordelijkheid voor de naleving van de Wtta blijft altijd wel afhankelijk van uw juridische en feitelijke situatie in de praktijk.
Wat betekent de Wtta als u uw backoffice uitbesteedt?
Wanneer u uw backoffice uitbesteedt, geeft u een (groot) deel van uw administratieve en werkgeversprocessen uit handen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan salarisadministratie, contractbeheer, urenverwerking, personeelsadministratie, HR werkzaamheden, loonheffingen, verzuimadministratie en andere werkgevers en backofficewerkzaamheden.
Het uitbesteden van deze werkzaamheden verandert echter niet automatisch uw positie onder de Wtta. Het is daarbij belangrijk om onderscheid te maken tussen het uitbesteden van administratieve werkzaamheden en een backofficeconstructie waarbij het werkgeverschap ook daadwerkelijk bij een andere onderneming komt te liggen.
Welke onderneming onder de Wtta als uitlener wordt aangemerkt, hangt dus altijd van de juridische en feitelijke inrichting van de samenwerking af. Daarbij is onder meer van belang welke onderneming werkgever is, welke onderneming de arbeidskrachten ter beschikking stelt en hoe de werkzaamheden bij de opdrachtgever in de praktijk zijn georganiseerd.
U blijft zelf werkgever en uitlener
Besteedt u uw backoffice uit, maar blijft uw eigen onderneming juridisch werkgever en stelt uw onderneming de arbeidskrachten nog steeds zelf ter beschikking? Dan blijft uw organisatie dus gewoon de uitlener onder de Wtta.
Uw backofficepartner kan bij deze constructie bijvoorbeeld de salarisadministratie, contractadministratie, urenverwerking, personeelsadministratie en andere werkgeversprocessen voor u uitvoeren. U besteedt in deze situatie administratieve werkzaamheden uit, maar uw juridische positie als werkgever en uitlener verandert volgens de Wtta daardoor niet automatisch.
Het is daarom altijd belangrijk dat duidelijk is welke werkzaamheden uw backofficepartner uitvoert, welke verantwoordelijkheden bij uw organisatie blijven en hoe de uitvoering van de relevante werkgeversprocessen wordt gecontroleerd en vastgelegd.
Het werkgeverschap ligt bij een andere onderneming
Er kan ook sprake zijn van een backofficeconstructie waarbij het juridisch werkgeverschap wel bij een andere onderneming wordt ondergebracht. In dat geval gaat het om meer dan het uitbesteden van administratieve werkzaamheden. De andere onderneming is dan namelijk ook daadwerkelijk werkgever van uw arbeidskrachten.
De juridische afspraken en feitelijke uitvoering van de samenwerking moeten hierbij wel met elkaar overeenkomen. Denk daarbij onder meer aan de arbeidsovereenkomsten, loonbetaling, personeelsadministratie en de manier waarop de arbeidskrachten ter beschikking worden gesteld. Kortom, ook bij deze situatie (zie ook de dienstverlening payroll) moet er zelfs zorgvuldig worden vastgesteld welke onderneming welke rol heeft en welke verplichtingen daarbij horen.
Alleen bepaalde backofficewerkzaamheden uitbesteden
U hoeft uw backoffice niet volledig uit te besteden. U kunt er namelijk ook voor kiezen om alleen bepaalde werkzaamheden bij een gespecialiseerd backofficebedrijf onder te brengen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:
- Salarisadministratie en verloning
- Contractbeheer
- Personeelsadministratie
- Urenregistratie en urenverwerking
- Cao en arbeidsvoorwaardenadministratie
- Pensioenadministratie
- Loonheffingen
- HR ondersteuning
- Ziekte en verzuimadministratie
- Facturatie en debiteurenbeheer
- Dossiervorming
- Ondersteuning bij compliance
- Administratie rondom werkgeversverplichtingen
Uw organisatie kan in zo'n situatie zelf werkgever en uitlener blijven, terwijl uw backofficepartner een afgebakend deel van de backofficewerkzaamheden uitvoert.
Een duidelijke taakverdeling is hierbij ook van belang.
Leg daarom altijd vooraf goed vast welke werkzaamheden door u worden uitbesteed, wie waarvoor verantwoordelijk is en welke controles en informatie uitwisseling nodig zijn. Zo voorkomt u dat belangrijke werkgeversverplichtingen tussen uw organisatie en uw backofficepartner blijven liggen en houdt u te allen tijde inzicht in de uitvoering van uw werkgeversprocessen.
Backoffice uitbesteden is niet hetzelfde als uw Wtta verplichtingen uitbesteden
Een professioneel backofficebedrijf kan u bij de uitvoering en administratie van uw werkgeversverplichtingen ondersteunen. Daarmee neemt deze partij dus echter niet automatisch uw volledige verantwoordelijkheid vanuit de Wtta van u over.
Wie als uitlener wordt aangemerkt en welke verplichtingen daarbij horen, hangt immers van de juridische en feitelijke backofficeconstructie af. Het is daarom belangrijk om bij het uitbesteden van uw (volledige) backoffice vooraf duidelijk vast te leggen welke werkzaamheden, risico's en verantwoordelijkheden bij uw organisatie blijven en welke door uw backofficepartner worden uitgevoerd of overgenomen.
Wilt u weten wat de Wtta betekent voor uw specifieke type onderneming? Bekijk dan ook onze informatie over de Wtta voor uitzendbureaus, detacheringsbureaus, consultancybureaus, ingenieursbureaus en andere ondernemingen in Nederland die personeel ter beschikking stellen.
Wat betekent de Wtta voor inleners?
De Wtta heeft niet alleen gevolgen voor ondernemingen die arbeidskrachten ter beschikking stellen. Ook wanneer u als inlener personeel inleent, krijgt u met nieuwe verantwoordelijkheden te maken. Vanaf 1 januari 2028 mag u als inlener namelijk in beginsel alleen werknemers van een uitlener inlenen die daarvoor een toelating of ontheffing heeft, tenzij voor deze uitlener een wettelijke uitzondering van toepassing is.
Vanaf 1 juli 2027 kunt u hiervoor het openbare register van de Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt (NAU) raadplegen. In dit register kunt u namelijk controleren welke uitleners zijn toegelaten, een ontheffing hebben of onder de overgangsregeling vallen. Een partij die niet onder de toelatingsplicht valt, hoeft overigens niet in het register te staan maar kan wel gerechtigd zijn om arbeidskrachten ter beschikking te stellen. Het is dan wel belangrijk om vooraf vast te stellen welke regels voor deze uitlener gelden.
Zoals u ziet, wordt het controleren van de toelatingsstatus een belangrijk onderdeel van uw inhuur en leveranciersproces. De NAU adviseert inleners daarom deze controle van uitleners intern goed vast te leggen, bewijs hiervan te bewaren en over situaties waarin een toelating wordt geschorst of ingetrokken afspraken te maken. Ook is het voor u verstandig om periodiek te controleren of de status van uw uitleners nog wel actueel zijn.
Daarnaast gelden er voor inleners vanuit de Wtta ook administratieve verplichtingen. U moet namelijk vóór de start van de werkzaamheden vastleggen via welke uitlener de arbeidskrachten worden ingezet. Bij doorlening geldt deze verplichting overigens ook. Tenslotte, moet u de arbeidsvoorwaarden van uw organisatie ook aan de uitlener verstrekken.
De Wtta kan hierdoor voor de manier waarop u personeel inhuurt en uw leveranciers beheert gevolgen hebben. Het wordt dus voor u belangrijker om vooraf vast te leggen met welke uitlener u samenwerkt, welke toelatingsstatus van toepassing is en welke afspraken gelden wanneer die status verandert. Ook uw contracten, inkoopprocedures en administratie kunnen dus door u moeten worden aangepast.
Dit alles geldt echter niet alleen voor wanneer u personeel van een traditioneel uitzendbureau of detacheringsbureau inhuurt. De Wtta kan namelijk ook een rol spelen wanneer u arbeidskrachten inhuurt van bijvoorbeeld een consultancybureau, ICT bedrijf, ingenieursbureau of andere onderneming, zoals schoonmaakbedrijven of beveiligingsbedrijven die personeel in Nederland ter beschikking stellen.
Kortom, voor u als inlener betekent de Wtta vooral dat u de partijen waarvan u arbeidskrachten inleent, goed moet beoordelen en controleren. Door hiervoor tijdig afspraken en procedures binnen uw organisatie in te richten. Kunt u uw risico's beperken en boetes voorkomen. Dit laatste omdat u met een uitlener samenwerkt, die dus niet over de vereiste toelating, ontheffing of andere geldige status beschikt.
Welke voordelen heeft het uitbesteden van uw backoffice bij de Wtta?
Het uitbesteden van uw backoffice kan u helpen om uw organisatie goed voor te bereiden op de Wtta en uw werkgevers en administratieve processen professioneel in te richten. Dit is belangrijk omdat de Wtta niet alleen gevolgen heeft voor de toelating voor u als uitlener, maar ook vraagt om een goede inrichting en aantoonbare uitvoering van verschillende processen rondom onder andere personeel, loonbetaling en administratie binnen uw organisatie.
Het uitbesteden van uw backoffice kan u voor wat betreft de Wtta daarom onder andere de volgende voordelen bieden:
Specialistische kennis en ervaring
U maakt direct gebruik van de specialistische kennis en ervaring van een backofficebedrijf op het gebied van salarisadministratie, arbeidsvoorwaarden, cao's, werkgeverschap en de administratieve processen die relevant zijn voor het ter beschikking stellen van arbeidskrachten. Dit kan u dus helpen om uw processen goed aan te laten sluiten op de verplichtingen die voor uw organisatie uit de Wtta en andere wet en regelgeving gelden.
Professioneel ingerichte processen
Een gespecialiseerd backofficebedrijf beschikt over bestaande processen en systemen voor onder andere contractbeheer, urenverwerking, personeelsadministratie en verloning. Juist wanneer u werknemers ter beschikking stelt, is het immers belangrijk dat deze processen structureel en controleerbaar zijn ingericht en dat relevante gegevens en documenten goed worden vastgelegd.
Minder administratieve belasting
De Wtta komt bovenop de bestaande verplichtingen waarmee u als werkgever en uitlener te maken heeft. Door uw backoffice uit te besteden, hoeft u niet zelf alle administratieve werkzaamheden en processen rondom personeel en verloning meer te organiseren en bij te houden. Hierdoor houdt u meer tijd en capaciteit voor uw kernactiviteiten over.
Ondersteuning bij wet en regelgeving
Wet en regelgeving, cao's en arbeidsvoorwaarden veranderen voortdurend. Een gespecialiseerd backofficebedrijf kan u ondersteunen bij het verwerken van deze wijzigingen in uw salarisadministratie, contracten en andere werkgeversprocessen. Dit helpt u om uw administratie actueel te houden en uw organisatie beter voor te bereiden op wijzigingen die uit de Wtta en andere relevante regelgeving voortvloeien.
Meegroeien met uw organisatie
Wanneer uw aantal medewerkers of opdrachtgevers groeien, nemen ook uw administratieve en werkgeversverplichtingen toe. Een professionele backofficepartner groeit met uw organisatie mee, zodat u niet telkens zelf uw administratieve organisatie, systemen en capaciteit hoeft uit te breiden.
Meer continuïteit en minder afhankelijkheid van eigen medewerkers
Een professioneel backofficebedrijf werkt met vaste processen, systemen en specialistische kennis. Hierdoor bent u voor belangrijke administratieve processen minder afhankelijk van de kennis en beschikbaarheid van één of enkele medewerkers binnen uw eigen organisatie. Dat kan juist met het oog op de Wtta belangrijk zijn, omdat relevante processen structureel moeten worden uitgevoerd en bijgehouden.
Ondersteuning bij uw voorbereiding op de Wtta
Een gespecialiseerd backofficebedrijf kan u dus helpen bij het inrichten en uitvoeren van de administratieve en werkgeversprocessen die voor uw organisatie en de Wtta relevant zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan loonadministratie, contractbeheer, urenregistratie, personeelsadministratie en het vastleggen van relevante gegevens. Daarmee kunt u uw organisatie nog beter voorbereiden op de Wtta en op de verplichtingen die vanaf de invoering van deze wet voor u als uitlener kunnen gelden.
Voor een startend uitzendbureau, detacheringsbureau en andere onderneming die personeel gaat uitlenen, kan dit extra interessant zijn: u kunt dan namelijk uw backoffice direct vanaf het begin professioneel inrichten zonder eerst zelf een uitgebreide administratieve organisatie en bijbehorende systemen op te hoeven bouwen.
Het uitbesteden van uw backoffice betekent overigens niet automatisch dat uw organisatie niet meer verantwoordelijk is voor de verplichtingen uit de Wtta. Welke verantwoordelijkheden bij uw onderneming blijven en welke werkzaamheden door uw backofficepartner worden uitgevoerd, hangt namelijk van uw gekozen backofficeconstructie en juridische en feitelijke rolverdeling af. Het is daarom belangrijk om vooraf altijd duidelijk vast te leggen wie welke werkzaamheden uitvoert en wie voor welke verplichtingen verantwoordelijk is.
Meer informatie
Wilt u weten wat de Wtta voor uw organisatie en backoffice betekent? Of overweegt u om uw backoffice geheel of gedeeltelijk uit te besteden? Vraag dan vrijblijvend een adviesgesprek of offerte bij ons aan. Wij bespreken uw situatie, denken met u mee over de mogelijkheden en kunnen u ondersteunen bij het professioneel inrichten en uitvoeren van uw administratieve en werkgeversprocessen.
Veelgestelde vragen over de Wtta
Heeft u nog vragen over de Wtta en het uitbesteden van uw backoffice? Hieronder vindt u antwoorden op veelgestelde vragen over de Wtta, werkgeverschap, backoffice en verdeling van risico's en verantwoordelijkheden.
1. Geldt de Wtta alleen voor uitzendbureaus?
Nee. De Wtta geldt niet alleen voor traditionele uitzendbureaus. Ook detacheringsbureaus, payrollbedrijven en andere ondernemingen die werknemers ter beschikking stellen, kunnen onder de Wtta vallen.
Daarbij is niet alleen uw branche of de naam van uw onderneming bepalend. Het gaat vooral om de feitelijke situatie waarin werknemers ter beschikking worden gesteld. De Wtta kan daarom ook relevant zijn voor bijvoorbeeld consultancybedrijven, ICT bedrijven, ingenieursbureaus, schoonmaakbedrijven en beveiligingsbedrijven die medewerkers bij opdrachtgevers laten werken.
2. Wanneer valt mijn organisatie onder de Wtta?
U kunt met de Wtta te maken krijgen wanneer u een werknemer ter beschikking stelt aan een andere onderneming. Daarbij zijn onder andere van belang of u daarvoor een vergoeding ontvangt en of de werknemer bij de andere onderneming onder leiding en toezicht werkt.
Of uw organisatie daadwerkelijk toelatingsplichtig is, moet aan de hand van de feitelijke situatie en geldende uitzonderingen worden beoordeeld. Zoals u bij vraag 1 heeft kunnen lezen. Is de naam van uw onderneming, de branche waarin u actief bent of de benaming van uw overeenkomst daarbij niet altijd doorslaggevend.
3. Geldt de Wtta ook als personeel uitlenen niet mijn hoofdactiviteit is?
Ja, dat kan. De Wtta richt zich namelijk niet uitsluitend op ondernemingen die personeel ter beschikking stellen als hoofdactiviteit hebben. Ook wanneer het ter beschikking stellen van werknemers slechts een onderdeel van uw dienstverlening is, kan de Wtta namelijk voor u van toepassing zijn.
Dit kan bijvoorbeeld gelden voor consultancybureaus, ICT bedrijven, ingenieursbureaus en andere technische bedrijven die medewerkers bij opdrachtgevers laten werken en waarbij er dus mogelijk sprake van terbeschikkingstelling van arbeidskrachten is.
4. Wanneer kunt u een ontheffing van de Wtta krijgen?
Voor bepaalde ondernemingen waarbij het ter beschikking stellen van arbeidskrachten dus slechts een beperkte nevenactiviteit is, kan onder voorwaarden een ontheffing van de toelatingsplicht mogelijk zijn. Daarbij gelden specifieke voorwaarden. Onder meer wordt er naar het aandeel van uw omzet dat uit het ter beschikking stellen van arbeidskrachten afkomstig is en naar de omvang hiervan gekeken.
Een ontheffing is dus niet voor ondernemingen die structureel en als hoofdactiviteit arbeidskrachten ter beschikking stellen bedoeld. Wilt u echter weten of uw organisatie überhaupt voor een ontheffing van de Wtta in aanmerking kan komen? Controleer dan voor een actuele beoordeling altijd de voorwaarden van de Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt (NAU).
5. Geldt de Wtta ook voor een consultancy, ICT of ingenieursbureau?
Dat kan. Het feit dat u geen uitzendbureau of detacheringsbureau bent, betekent namelijk niet automatisch dat de Wtta niet op uw organisatie van toepassing is.
Wanneer medewerkers bij een opdrachtgever van u werken en daar onder diens leiding en toezicht werkzaamheden uitvoeren, kan er immers van terbeschikkingstelling van arbeidskrachten sprake zijn. Het is daarom altijd belangrijk om naar de feitelijke uitvoering van de werkzaamheden in de praktijk te kijken en dus niet naar de naam van uw dienstverlening of onderneming.
6. Wanneer gaat de Wtta in?
De Wtta treedt op 1 januari 2027 in werking. Vanaf 1 januari 2028 gaat de Nederlandse Arbeidsinspectie handhaven op de toelatingsplicht. Vanaf dat moment mogen uitleners in beginsel alleen nog werknemers ter beschikking stellen wanneer zij over de vereiste toelating beschikken of onder een geldende uitzondering of overgangsregeling vallen.
7. Wanneer moet ik mijn Wtta toelating aanvragen?
De reguliere aanvraagperiode voor Wtta toelating loopt van 1 mei tot en met 30 juni 2027. Voor bestaande uitleners die gebruik willen maken van de overgangsregeling geldt een eerdere aanmeldperiode van 1 november tot en met
31 december 2026.
8. Hoe hoog is de waarborgsom voor de Wtta?
Bij toelating geldt in beginsel een waarborgsom van € 100.000. Voor startende uitleners geldt bij de eerste aanvraag een bedrag van € 50.000. Bij een definitieve toelating moet dit bedrag worden aangevuld tot € 100.000. Onder bepaalde voorwaarden kan een vrijstelling van de waarborgsom echter mogelijk zijn.
9. Kan ik mijn backoffice uitbesteden en daarmee de Wtta voorkomen?
Nee, niet automatisch. Het uitbesteden van uw backoffice betekent namelijk niet dat uw onderneming daarmee automatisch buiten de Wtta valt. Of u toelatingsplichtig bent, hangt immers van de juridische en feitelijke situatie en de vraag welke onderneming als uitlener optreedt af.
Een backofficebedrijf kan u wel ondersteunen bij verschillende administratieve en werkgeversprocessen die relevant zijn voor de Wtta. Welke verantwoordelijkheden bij uw onderneming blijven en welke werkzaamheden uw backofficepartner uitvoert, is afhankelijk van de door u gekozen constructie en juridische en feitelijke rolverdeling.
10. Wat is het verschil tussen de Wtta en het SNA keurmerk?
De Wtta is een wettelijke toelatingsplicht voor uitleners. Het SNA keurmerk is een privaat keurmerk voor ondernemingen die arbeidskrachten ter beschikking stellen en staat los van de wettelijke Wtta toelating.
Het SNA keurmerk is dus niet hetzelfde als een Wtta toelating. Het kan onder bepaalde voorwaarden wel een rol spelen bij de overgangsregeling en eerste toelating. Voor uitleners die op 30 juni 2027 namelijk over een geldig SNA keurmerk beschikken, geldt een afzonderlijke route.
11. Is een professionele backoffice verplicht voor de Wtta?
Nee. De Wtta verplicht u niet om uw backoffice uit te besteden. U kunt uw werkgevers en administratieve processen ook zelf regelen en organiseren.
Het uitbesteden van uw backoffice kan u echter wel voordelen bieden. Een gespecialiseerd backofficebedrijf kan u immers ondersteunen bij bijvoorbeeld salarisadministratie, contractbeheer, urenregistratie, personeelsadministratie en andere processen die relevant zijn voor de Wtta en het ter beschikking stellen van arbeidskrachten.
Voor startende uitzendbureaus, detacheringsbureaus en andere ondernemingen die personeel gaan uitlenen, kan het zeker zeer interessant zijn om deze processen direct bij aanvang professioneel bij een backofficebedrijf in te richten. U hoeft dan namelijk niet eerst zelf een uitgebreide backofficeorganisatie en bijbehorende systemen op te bouwen.
Uw backoffice voorbereiden op de Wtta
De invoering van de Wtta is misschien voor u weer eens een goed moment om te beoordelen of uw backoffice en werkgeversprocessen nog wel goed zijn ingericht en aansluiten op de verplichtingen die voor uw organisatie gelden. Wacht hiermee dus niet tot de Wtta op 1 januari 2027 in werking treedt. Door nu al in kaart te brengen welke verplichtingen voor uw organisatie gelden en hoe u deze administratief en organisatorisch heeft ingericht, heeft u immers nog voldoende tijd om eventuele verbeteringen door te voeren.
Kijk daarbij onder andere naar uw salarisadministratie, contractbeheer, urenregistratie, personeelsadministratie en het vastleggen en bewaren van relevante gegevens en documenten. Ook de manier waarop u omgaat met cao's, arbeidsvoorwaarden en andere relevante wet en regelgeving verdient hierbij aandacht. Het gaat daarbij dus niet alleen om het uitvoeren van deze processen, maar ook om de vraag of u de naleving ervan goed kunt onderbouwen en aantonen.
Heeft u uw backoffice zelf georganiseerd? Dan is de komst van de Wtta ook een goed moment om te beoordelen of u deze werkzaamheden zelf wilt blijven uitvoeren of geheel of gedeeltelijk wilt uitbesteden. Heeft u uw backoffice al uitbesteed? Dan is het verstandig om te controleren of de gemaakte afspraken, processen en verantwoordelijkheden tussen uw organisatie en uw backofficepartner wel duidelijk zijn vastgelegd en nog steeds op uw situatie aansluiten.
Voor startende uitzendbureaus, detacheringsbureaus en andere ondernemingen die personeel gaan uitlenen, kan het uitbesteden van de backoffice extra interessant zijn. U kunt uw backoffice en werkgeversprocessen namelijk dan vanaf de start professioneel inrichten, zonder eerst zelf een uitgebreide administratieve organisatie, systemen en specialistische kennis te hoeven opbouwen.
Een goede voorbereiding op de Wtta gaat daarom verder dan alleen het aanvragen van een toelating. Kortom, zorg dat u tijdig inzicht in uw verplichtingen hebt en dat uw backoffice en werkgeversprocessen daarop zijn ingericht.
Over ons
Backoffice-Uitbesteden.nl is gespecialiseerd in het uitbesteden van backoffice en werkgeversprocessen voor uitzendbureaus, detacheringsbureaus, intermediairs en andere ondernemingen die werknemers in Nederland ter beschikking stellen. Al sinds 2018 ondersteunen wij onze klanten met specialistische kennis, professionele systemen en jarenlange ervaring op het gebied van backoffice en werkgeversprocessen.
Wij helpen u daarom graag bij het professioneel organiseren en uitvoeren van uw backoffice en werkgeversprocessen en bij het verwerken en toepassen van actuele cao's en wet en regelgeving. Daarbij houden wij rekening met ontwikkelingen binnen de flexbranche en met regelgeving die dus relevant kan zijn voor ondernemingen die personeel ter beschikking stellen, waaronder dus de Wtta.
Zo beschikt u met ons over een professionele en betrouwbare backofficepartner voor al uw administratieve en werkgeversprocessen, terwijl u zelf de regie en controle over uw organisatie houdt. U kunt zich daardoor nog meer richten op uw klanten, kandidaten, medewerkers en verdere groei van uw onderneming.
