Overstappen van backofficepartner voor uw uitzendbureau?
Overstappen naar een andere backofficepartner voor uw uitzendbureau
Overweegt u om met uw uitzendbureau naar een andere backofficepartner over te stappen? Bijvoorbeeld omdat u meer persoonlijke ondersteuning wilt, uw huidige tarieven niet meer bij uw organisatie en dienstverlening aansluiten of uw backoffice niet meer bij uw groei en ambities van uw uitzendbureau past?
Weet dan dat een overstap naar een andere backofficepartner om meer vraagt dan alleen het overzetten van uw administratie. Ook uw lopende plaatsingen, contracten, personeelsgegevens, urenverwerking, verloning, facturatie en afspraken met uw opdrachtgevers moeten namelijk zorgvuldig worden overgezet. Daarnaast is het ook belangrijk om vooraf duidelijk te hebben welke werkzaamheden, risico's en verantwoordelijkheden u nu bij uw huidige backofficepartner heeft liggen en straks bij uw nieuwe moeten komen te liggen.
Met een goede voorbereiding kunt u uw overstap stap voor stap voor uzelf goed organiseren en belangrijk de continuïteit van uw bedrijfsvoering blijven bewaken. Op deze pagina leest u daarom meer over wanneer overstappen zinvol voor u kan zijn, waar op te letten en hoe u uw overgang naar een nieuwe backofficepartner zorgvuldig kunt voorbereiden.
Mocht u besluit dit naar ons te doen, dan begeleiden wij u onder meer nauwkeurig bij de inventarisatie, voorbereiding, migratie en communicatie rondom uw overstap. Daarbij zorgen wij er voor dat uw administratie, processen, opdrachtgevers en uitzendkrachten zorgvuldig naar onze backofficeomgeving worden overgezet.
Waarom overstappen naar een andere backofficepartner?
Een backofficepartner die eerder goed bij uw uitzendbureau aansloot, hoeft niet vanzelfsprekend ook bij uw huidige en toekomstige situatie te passen. Naarmate uw organisatie namelijk groeit, werkwijze verandert of wensen, behoeften en eisen aan uw backofficedienstverlening toenemen, kan het voor u verstandig zijn om uw huidige samenwerking met uw backofficepartner daarom weer eens voor uzelf opnieuw te beoordelen.
Daarbij gaat het zoals u weet niet alleen om de kosten, maar ook om de kwaliteit van de geboden backofficedienstverlening, communicatie, deskundigheid en ondersteuning die u wenst maar misschien nu niet meer ontvangt. Ook kunnen de veranderingen in wet en regelgeving en eisen die hieruit aan uw bedrijfsvoering worden gesteld, aanleiding voor u zijn om uw huidige backofficepartner weer eens kritisch te beoordelen.
Maar wanneer past uw huidige backofficepartner nu eigenlijk echt niet meer bij uw uitzendbureau en aan welke signalen zou u voor uzelf herkennen dat het voor u tijd is om een overstap naar een ander backofficebedrijf te overwegen?
Wanneer past uw huidige backofficepartner niet meer bij uw uitzendbureau?
De behoeften van uw uitzendbureau kunnen in de loop van de tijd veranderen. Misschien bent u wel gegroeid, werkt u inmiddels met meer opdrachtgevers dan een tijd gelden of heeft u nu meer behoefte aan andere ondersteuning dan toen u met uw huidige backofficepartner begon.
Het is daarom verstandig om regelmatig te beoordelen of de backofficedienstverlening van uw huidige backofficepartner nog wel bij uw organisatie en toekomstplannen past. Stel uzelf dan eens bijvoorbeeld de volgende vragen:
- Sluit mijn huidige backofficedienstverlening nog wel bij de omvang en activiteiten van mijn uitzendbureau aan?
- Ontvang ik nog wel voldoende persoonlijke ondersteuning en deskundig advies?
- Heb ik nog steeds voldoende inzicht in mijn afgesloten backofficedienstverlening, tarieven en gemaakte afspraken?
- Sluiten de werkwijze en administratieve processen van mijn huidige backofficepartner nog bij mijn organisatie aan?
- Word ik wel voldoende bij relevante veranderingen in wet en regelgeving ondersteund en op de hoogte gesteld?
- Kan en heeft mijn backofficepartner wel de kwaliteit om verder met mijn ambities en organisatie mee te groeien?
Wanneer u echter merkt dat uw verwachtingen, wensen en behoeften niet meer goed bij uw geboden backofficedienstverlening aansluiten, hoeft u niet direct over te stappen. Maar lijkt het ons verstandig eerst met uw huidige backofficepartner te bespreken welke verbeteringen mogelijk zijn en verwachtingen u voor de toekomst heeft. Blijkt hierna alsnog dat uw wensen toch niet structureel kunnen worden ingevuld, dan is het misschien voor u toch wel het moment aangebroken om andere backofficebedrijven eens met elkaar te gaan vergelijken.
Welke signalen wijzen erop dat het misschien tijd is om over te stappen?
Ondanks misschien uw jarenlange band, blijkt soms uit de dagelijkse samenwerking met uw huidige backofficepartner dat deze toch niet meer zo goed bij uw uitzendbureau past. Vooral wanneer problemen zich maar blijven herhalen, afspraken niet worden nagekomen of verbeteringen ook uitblijven. Is dit voor u en uw uitzendbureau misschien toch het moment om eens naar andere alternatieven voor uw backoffice te gaan kijken.
Veel voorkomende signalen zijn bijvoorbeeld:
Herhaaldelijke fouten in de administratie of verloning
Regelmatige fouten in uw urenverwerking, salarisbetalingen, contracten of facturen kunnen tot extra werk en onduidelijkheid bij uw uitzendkrachten en opdrachtgevers leiden. Wanneer deze fouten blijven terugkomen en structurele verbeteringen maar uitblijven, lijkt het ons verstandig om uw geboden backofficedienstverlening op het punt kwaliteit weer eens goed voor uzelf te beoordelen.
Onvoldoende bereikbaarheid of communicatie
Wanneer u en uw medewerkers moeilijk contact krijgen, lang op antwoorden moeten wachten of onvoldoende duidelijkheid over lopende zaken krijgen, zet dit de samenwerking met uw backofficepartner onder druk. Goede communicatie en tijdige opvolging zijn immers zeer belangrijk om uw dagelijkse bedrijfsvoering soepel te laten verlopen.
Onduidelijke tarieven of onverwachte kosten
Wanneer facturen onduidelijk zijn, aanvullende kosten regelmatig als verrassing voor u komen of afspraken over tarieven niet (meer) helder zijn, kan dit volgens ons ook aanleiding zijn om uw huidige samenwerking weer eens onder de loep te nemen. U moet namelijk volgens ons altijd kunnen nagaan welke backofficediensten u afneemt en voor betaalt, welke exacte kosten daarbij horen en of dus de gemaakte afspraken hierover nog wel bij uw behoeften passen.
Onduidelijkheid over werkzaamheden en verantwoordelijkheden
Een goede samenwerking vraagt om duidelijke afspraken met name over de werkzaamheden die uw backofficepartner voor u uitvoert en verantwoordelijkheden die u zelf behoudt. Wanneer hier dan dus regelmatig onduidelijkheid over ontstaat of problemen niet goed worden opgelost, kan dit tot irritaties, extra werk en zelfs soms risico's voor uw organisatie leiden.
Onvoldoende ondersteuning bij wet en regelgeving en compliance
Veranderingen in wet en regelgeving kunnen grote gevolgen voor uw bedrijfsvoering hebben. Het is daarom belangrijk dat u weet welke ondersteuning uw backofficepartner u dan biedt en welke verplichtingen bij u en uw eigen uitzendbureau blijven liggen. De nieuwe Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten (Wtta) kan bijvoorbeeld voor u aanleiding zijn om uw bestaande samenwerking en gemaakte afspraken hierbij weer eens kritisch te beoordelen.
Onvoldoende flexibiliteit bij groei of veranderingen
Wanneer uw uitzendbureau groeit of uw dienstverlening verandert, kunnen ook uw eisen voor wat betreft processen, systemen en ondersteuning veranderen. Als uw huidige backofficepartner dus onvoldoende in deze ontwikkeling mee kan gaan, kan dit uw verdere groei bemoeilijken en zelfs in de weg gaan staan.
Herkent u voor uzelf meerdere van deze signalen? Ons advies is dan om eerst voor uzelf in kaart te brengen welke problemen er bij uw uitzendbureau spelen en welke verbeteringen u daarvoor in de samenwerking met uw backofficepartner nodig acht. Bespreek deze vervolgens met uw huidige backofficepartner en beoordeel of de gemaakte afspraken hierover binnen een bepaalde termijn ook daadwerkelijk tot verbetering hebben geleid. Blijft dit namelijk uit, dan adviseren wij u toch eens gericht te gaan onderzoeken welke andere backofficepartner mogelijk beter bij u en uw uitzendbureau zou kunnen passen.
Waar moet u op letten voor u naar andere backofficepartner overstapt?
Voordat u naar een andere backofficepartner overstapt, is het voor u belangrijk om uw huidige afspraken, lopende plaatsingen en administratieve verplichtingen goed in kaart te brengen. Ook moet vooraf duidelijk zijn hoe de werkzaamheden, gegevens en verantwoordelijkheden tijdens uw overgang gaan worden geregeld.
Door vooraf daarover met uw huidige en nieuwe backofficepartner goede afspraken over te maken, verkleint u namelijk de kans op fouten, vertragingen en onduidelijkheid tijdens de overstap. Besteed u daarom vooral aandacht aan de volgende punten.
Controleer uw huidige overeenkomst en opzegtermijn
Controleer eerst de overeenkomst die u met uw huidige backofficepartner heeft. Bekijk welke opzegtermijn hierin geldt, hoe u de overeenkomst moet beëindigen en welke voorwaarden eventueel nog van toepassing zijn.
Let daarbij vooral op eventuele beëindigingskosten, openstaande financiële verplichtingen en afspraken over de afwikkeling van uw administratie. Controleer ook welke afspraken voor het beschikbaar stellen van gegevens en dossiers na beëindiging van de samenwerking eventueel gelden.
Maar stem ook vooral vooraf de einddatum van uw huidige overeenkomst op de planning van uw nieuwe backofficepartner af. Zo voorkomt u dat uw bestaande backofficedienstverlening eindigt voordat deze bij uw nieuwe backofficepartner goed is ingericht en naar behoren werkt.
Breng uw lopende plaatsingen en contracten in kaart
Maak voor uzelf een overzicht van uw actieve uitzendkrachten, lopende plaatsingen en relevante contractuele afspraken. Denk hierbij aan te verwerken uren, salarisbetalingen, facturen, verlofregistraties en wijzigingen die tijdens de overgang nog moeten worden verwerkt.
Spreek met beide backofficepartners goed af wie voor de afhandeling van lopende backofficewerkzaamheden verantwoordelijk is en vanaf welk moment uw nieuwe partner de afgesproken taken voor u en uw uitzendbureau daadwerkelijk overneemt en gaat uitvoeren.
Wees u ervan bewust dat een overstap niet automatisch betekent dat uw bestaande arbeidsovereenkomsten of plaatsingen ongewijzigd kunnen worden overgedragen. Welke stappen daarbij nodig zijn, hangt immers onder meer van het juridische werkgeverschap, bestaande overeenkomsten en uw nieuwe backofficeconstructie af. Laat daarom vooraf vooral goed vaststellen welke contracten doorlopen, welke afspraken eventueel moeten worden aangepast en wie waarvoor verantwoordelijk is.
Vergelijk uw backofficedienstverlening, kosten en verantwoordelijkheden
Voor uw overstap is het altijd nog een keer goed om te controleren of uw nieuwe backofficepartner ook daadwerkelijk u de backofficedienstverlening gaat bieden die uw uitzendbureau ook daadwerkelijk nodig heeft. Vergelijk hierbij niet alleen de tarieven, maar ook werkzaamheden die gaan worden uitgevoerd, ondersteuning die u krijgt en voorwaarden die bij uw nieuwe backofficedienstverlening horen.
Controleer daarom voor uzelf nog een keer goed welke diensten in het tarief zijn inbegrepen en welke kosten eventueel aanvullend aan u in rekening worden gebracht. Denk hierbij onder andere aan de kosten voor contractbeheer, verloning, personeelsadministratie, verzuimbegeleiding en ondersteuning bij cao's en compliance.
Nogmaals en we kunnen er u niet genoeg op wijzen. Leg vooraf duidelijk goed vast welke backofficewerkzaamheden uw nieuwe partner gaat uitvoeren, welke taken u zelf blijft verzorgen en hoe verplichtingen, risico's en verantwoordelijkheden onderling zijn verdeeld. Besteed hierbij vooral ook aandacht aan het juridisch werkgeverschap en dus de verplichtingen die bij u en uw eigen uitzendbureau blijven liggen.
Controleer de gegevensoverdracht en privacy
Bij uw overstap moeten de gegevens die nodig zijn voor de voortzetting van uw backofficedienstverlening zorgvuldig worden overgedragen. Denk hierbij aan personeelsgegevens, contractinformatie, urenregistraties en loonadministratie.
Spreek met uw huidige en nieuwe backofficepartners vooraf af welke gegevens nodig zijn, wie de overdracht ervan verzorgt en hoe de volledigheid en juistheid worden gecontroleerd. Maak dus duidelijke afspraken over een veilige overdracht, toegangsrechten en de afhandeling van deze gegevens bij uw oude backofficepartner.
Hou hierbij wel altijd met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) rekening. Welke verplichtingen uw uitzendbureau en backofficepartners hieromtrent hebben, hangt onder meer van ieders rol bij de verwerking van persoonsgegevens af. Zorg daarom dus dat vooraf altijd duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is en dat eventuele afspraken over gegevensverwerking ook op uw nieuwe situatie aansluiten.
Kortom, plan uw overdracht dus tijdig, zodat bijvoorbeeld eventuele ontbrekende gegevens of problemen met systemen tijdig nog kunnen worden opgelost voordat uw nieuwe backofficedienstverlening volledig daadwerkelijk van start gaat.
Als laatste, bespreek ook het juridisch werkgeverschap, compliance en Wtta
Controleer vóór uw overstap ook nogmaals hoe het juridisch werkgeverschap en overige verantwoordelijkheden binnen uw nieuwe backofficedienstverlening zijn afgesproken maar vooral dus geregeld. Het uitbesteden van uw backofficewerkzaamheden betekent immers niet dat al uw wettelijke verplichtingen en risico's van u en uw uitzendbureau automatisch naar uw nieuwe backofficepartner overgaan.
Nogmaals, wellicht ten overvloede, maar bespreek dus altijd vooraf duidelijk wie voor afgesproken werkzaamheden straks verantwoordelijk is en welke verplichtingen bij u en uw eigen uitzendbureau blijven liggen. En zorg dat deze afspraken uiteindelijk duidelijk in uw samenwerkingsovereenkomst worden vastgelegd.
Besteed ook zelf en samen met uw nieuwe backofficepartner aandacht aan de Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten (Wtta). Deze wet treedt namelijk al op 1 januari 2027 in werking. Voor uitleners die nog gebruik van de overgangsregeling willen maken, geldt de aanmeldperiode van 1 november tot en met 31 december 2026.
Controleer daarom voor uw overstap welke verplichtingen voor u en uw uitzendbureau uit deze wet gelden, welke rol uw nieuwe backofficepartner straks vervult en welke ondersteuning zij bij compliance gaat bieden. Ga er namelijk niet automatisch van uit dat de toelating of certificering van uw nieuwe backofficepartner voor u en uw uitzendbureau voldoende is om aan alle verplichtingen van uw eigen onderneming te voldoen. De toepasselijke regels hangen immers van uw activiteiten en de juridische en feitelijke inrichting van de samenwerking met uw backofficepartner af.
Raadpleeg voor meer informatie en voorwaarden van de Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten ook onze pagina over de Wtta.
Kortom, door deze punten vooraf goed met uw huidige en nieuwe backofficepartner te bespreken, krijgt u nog beter inzicht in wat u vóór uw overstap (nog) moet regelen en welke afspraken nodig zijn om uw nieuwe samenwerking straks zorgvuldig te starten en uiteindelijk voor u en uw uitzendbureau tot een succes te maken.
Meer informatie
Overweegt u na bovenstaand gelezen te hebben nu al om met uw uitzendbureau naar een andere backofficepartner over te stappen? Graag bespreken wij uw situatie, wensen, ambities, behoeften en mogelijkheden en informeren u over hoe wij uw overstap begeleiden.
Wij geven u dan ook inzicht in onze werkwijze, de verschillende stappen van uw overstap naar onze dienstverlening en onze transparante all-in tarieven. Zo weet u vooraf precies wat u van ons als uw nieuwe backofficepartner kunt verwachten.
Hoe verloopt de overstap naar een andere backofficepartner?
Een overstap naar een andere backofficepartner vraagt om een goede voorbereiding en zorgvuldige overdracht. U wilt immers namelijk dat uw salarisverwerking, facturatie en dienstverlening aan uw opdrachtgevers en uitzendkrachten zo veel mogelijk blijven doorlopen.
Door vooraf daarom duidelijke afspraken te maken en uw overstap stapsgewijs uit te voeren, houdt u overzicht over uw werkzaamheden, verantwoordelijkheden en aandachtspunten. Hieronder leest u hoe u uw overstap naar een andere backofficepartner in zes stappen kunt voorbereiden en uitvoeren.
Stap 1. Inventariseer uw huidige situatie
Begin met het in kaart brengen van uw huidige backoffice, administratie en lopende verplichtingen. Zo weet u welke gegevens, afspraken en processen bij uw overstap nog de nodige aandacht verdienen.
Breng voor uzelf onder andere de volgende zaken in kaart:
- Lopende plaatsingen en contracten: welke uitzendkrachten zijn aan het werk, welke overeenkomsten lopen door en welke afspraken zijn er met opdrachtgevers gemaakt?
- Salarisadministratie en arbeidsvoorwaarden: hoe worden uren, toeslagen, reserveringen, pensioen en overige looncomponenten nu verwerkt?
- Financiële administratie: welke facturen staan nog open, hoe verloopt de facturatie en zijn er nog correcties of andere financiële vraagstukken die spelen?
- Personeelsadministratie: welke contractgegevens, relevante personeelsdossiers en eventuele lopende verzuimzaken moeten (nog) worden beoordeeld?
- Systemen en processen: welke software, digitale dossiers en koppelingen worden gebruikt en welke informatie is nodig om uw werkzaamheden voort te kunnen zetten?
Controleer ook uw huidige samenwerkingsovereenkomst op de opzegtermijn, verlengingsvoorwaarden en afspraken over de beëindiging van de dienstverlening en overdracht van gegevens.
Breng daarnaast eventuele achterstanden, administratieve fouten en onopgeloste vraagstukken eveneens voor uzelf in kaart. Zo kunt u deze namelijk tijdig met uw nieuwe backofficepartner bespreken en voorkomt u dat bestaande aandachtspunten onnodig naar uw nieuwe situatie worden meegenomen.
Stap 2. Kies een nieuwe backofficepartner en maak afspraken
Wanneer uw huidige situatie duidelijk is, kunt u beter beoordelen welke backofficepartner nu echt het beste bij uw uitzendbureau past. Kijk daarbij niet alleen naar tarieven, maar ook naar de backofficedienstverlening, ondersteuning en manier waarop verantwoordelijkheden bij de diverse backofficebedrijven worden geregeld.
Vergelijk onder andere:
- De backofficedienstverlening en tarieven: welke werkzaamheden worden overgenomen, welke voert u zelf nog uit en welke kosten zijn eraan verbonden?
- Het juridisch werkgeverschap en verantwoordelijkheden: wie wordt juridisch werkgever en hoe zijn de verschillende verplichtingen, risico's en verantwoordelijkheden verdeeld?
- Compliance en wet en regelgeving: hoe worden relevante cao bepalingen, arbeidsvoorwaarden, pensioenverplichtingen en wettelijke wijzigingen verwerkt en gecontroleerd?
- Systemen en ondersteuning: welke software wordt gebruikt, welke rapportages ontvangt u en bij wie kunnen u en uw medewerkers straks met vragen terecht?
- Overstapbegeleiding: hoe worden de migratie, gegevensoverdracht en communicatie voorbereid en wie coördineert de verschillende werkzaamheden?
Leg deze gemaakte afspraken goed in uw samenwerkingsovereenkomst en bijbehorende documenten vast. Kortom, zorg dat duidelijk is welke werkzaamheden worden uitgevoerd, welke kosten hiervoor gelden, wie waarvoor verantwoordelijk is en hoe uw overstap wordt georganiseerd.
Bespreek daarnaast ook welke contractuele en juridische stappen voor uw bestaande overeenkomsten en lopende plaatsingen nodig zijn. Ga er dus hierbij niet automatisch van uit dat arbeidsovereenkomsten of verantwoordelijkheden zonder verdere beoordeling naar uw nieuwe backofficepartner overgaan.
Stap 3. Maak een overstap en migratieplan
Nadat u een nieuwe backofficepartner heeft gekozen, stelt u samen een concreet overstap en migratieplan op. Hierin legt u onder meer vast welke werkzaamheden moeten worden uitgevoerd, wie waarvoor verantwoordelijk is en wanneer verschillende onderdelen gereed moeten zijn.
Neem in ieder geval de volgende onderdelen voor uzelf mee:
- Overstapdatum: bepaal wanneer uw nieuwe backofficepartner de afgesproken werkzaamheden daadwerkelijk overneemt.
- Planning: stem de werkzaamheden op uw lopende plaatsingen, opzegtermijnen en salaris en facturatiecyclus af.
- Gegevensoverdracht: spreek af welke gegevens en documenten moeten worden overgedragen, hoe dit gebeurt en wie de volledigheid en juistheid hiervan controleert.
- Inrichting van systemen: plan de inrichting van uw administratie, looncomponenten, facturatie en eventuele softwarekoppelingen.
- Communicatie: bepaal wanneer en hoe uw opdrachtgevers, uitzendkrachten en andere betrokkenen worden geïnformeerd.
- Controle momenten: plan controles van uw gemigreerde gegevens, eerste salarisverwerking en facturatieronde.
Wijs daarnaast een vast aanspreekpunt voor de coördinatie van uw overstap aan. Zo is duidelijk bij wie vragen en eventuele knelpunten terechtkomen en kunnen afwijkingen hierdoor tijdig en snel worden opgelost.
Kortom, een goede planning maakt uw overstap dus overzichtelijker en zorgt er voor dat de continuïteit van uw bedrijfsvoering zo veel mogelijk door kan gaan.
Stap 4. Draag contracten, gegevens en administratie over
Tijdens de migratie worden de afgesproken gegevens, documenten en administratieve processen aan uw nieuwe backofficepartner overgedragen. Een zorgvuldige overdracht hiervan is belangrijk om fouten in contracten, salarisverwerking, pensioenadministratie en facturatie te voorkomen.
Afhankelijk van uw situatie en gekozen backofficedienstverlening kan de overdracht dus betrekking hebben op:
- Gegevens van opdrachtgevers en lopende plaatsingen
- Relevante contractgegevens en personeelsadministratie
- Gewerkte uren, toeslagen, reserveringen en overige looncomponenten
- Informatie over arbeidsvoorwaarden en pensioen
- Relevante gegevens over lopende verzuimzaken
- Facturatiegegevens, openstaande posten en administratieve correcties
Controleer daarom samen of de benodigde gegevens volledig, actueel en bruikbaar zijn. Besteed hierbij extra aandacht aan afwijkende situaties, zoals lopende verzuimzaken, wisselende arbeidsvoorwaarden en correcties uit eerdere loonperioden.
Beoordeel daarnaast ook welke contracten er moeten worden aangepast of opnieuw opgesteld en welke verplichtingen om bijzondere aandacht bij uw overgang vragen. Als het juridisch werkgeverschap namelijk verandert, moet worden vastgesteld welke specifieke juridische en administratieve stappen er in uw situatie nodig zijn.
Zorg er tenslotte voor dat de overdracht en verdere verwerking van uw persoonsgegevens voldoen aan de AVG. Leg, afhankelijk van de rollen van een ieder, de noodzakelijke afspraken over gegevensgebruik, beveiliging, toegang en bewaring goed vast.
Stap 5. Controleer de eerste verloning en facturatie
Na de inrichting van uw nieuwe backofficeomgeving en overdracht van de gegevens is het voor u belangrijk om de eerste salarisverwerking en facturatie zorgvuldig te controleren. Hiermee stelt u namelijk voor uzelf vast of uw overgedragen gegevens correct in uw dagelijkse administratie worden toegepast.
Controleer onder andere:
- of de aangeleverde uren juist zijn verwerkt
- of de juiste looncomponenten, toeslagen en arbeidsvoorwaarden zijn toegepast
- of reserveringen, pensioenpremies en overige inhoudingen correct zijn verwerkt
- of de salarisberekeningen op de vastgelegde gegevens aansluiten
- of de facturen aan uw opdrachtgevers met de gemaakte afspraken en verwerkte uren overeenkomen
Voer indien mogelijk vooraf een proef of schaduwverloning uit. Hierbij worden namelijk de salarisberekeningen gecontroleerd voordat de definitieve salarisverwerking plaatsvindt. Eventuele verschillen kunnen dan nog tijdig worden onderzocht en gecorrigeerd.
Spreek ook af wie controles uitvoert, wie eventuele afwijkingen beoordeelt en wie akkoord op de definitieve verwerking geeft. Controleer daarnaast ook of uw planning voor salarisbetalingen en facturatie daadwerkelijk bij uw nieuwe backofficepartner duidelijk is.
Stap 6. Rond uw overgang af en evalueer de samenwerking
Wanneer uw gegevens zijn overgedragen, systemen zijn ingericht en eerste salarisverwerking en facturatie zijn gecontroleerd, kunt u uw overstap verder afronden.
Controleer samen met uw nieuwe backofficepartner of alle afgesproken werkzaamheden ook daadwerkelijk zijn uitgevoerd en of eventuele openstaande punten wel zijn opgevolgd. Denk hierbij aan de afronding van de administratie, afhandeling van correcties en beschikbaarheid van historische gegevens.
Maak ook duidelijke afspraken over de beëindiging van de samenwerking met uw voormalige backofficepartner. Denk hierbij aan openstaande facturen, de eindafrekening, toegang tot oude systemen en bewaring van gegevens die u (misschien) nog nodig heeft.
Evalueer vervolgens na de eerste loonperioden hoe de nieuwe werkwijze in de praktijk functioneert. Bespreek eventuele knelpunten en mogelijkheden om de samenwerking met uw nieuwe backofficepartner en administratieve processen verder te verbeteren. Op deze wijze legt u een goede basis voor een stabiele samenwerking met uw nieuwe backofficepartner.
Hoe voorkomt u problemen tijdens uw overstap?
Een overstap naar een andere backofficepartner vraagt om een goede voorbereiding en duidelijke overdracht van uw administratie, contracten en lopende plaatsingen. Daarbij is het belangrijk dat uw urenverwerking, salarisadministratie en facturatie goed op elkaar blijven aangesloten en dat uitzendkrachten en opdrachtgevers weten wat er verandert.
Door vooraf duidelijke afspraken te maken, gegevens tijdig over te dragen, eerste verloning en facturatie extra te controleren, verkleint u zo de kans op fouten en vertragingen. Met een duidelijk overstapplan en heldere afspraken over ieder zijn of haar verantwoordelijkheden houdt u grip op uw overstapproces en zorgt u dat de continuïteit van uw uitzendbureau tijdens uw overstap gewaarborgd blijft.
Voorkom fouten in uren, salarissen en facturen
Bij uw overstap naar een andere backofficepartner is het belangrijk dat de gegevens voor uw urenverwerking, salarisadministratie en facturatie volledig en correct worden overgedragen. Ontbrekende uren, onjuiste tarieven of onvolledige personeelsgegevens kunnen immers uiteindelijk tot fouten op loonstroken, vertraagde betalingen en onjuiste facturen aan uw opdrachtgevers leiden.
Controleer daarom vooraf nogmaals de gegevens van uw uitzendkrachten, lopende plaatsingen, contractuele afspraken en overeengekomen tarieven. Besteed daarbij ook aandacht aan openstaande uren, looncorrecties, reserveringen, verlofsaldi en nog te verwerken facturen. Maak met uw huidige backofficepartner duidelijke afspraken over de afhandeling van deze zaken, die immers betrekking op perioden vóór uw overstap hebben.
Een belangrijk controle moment bij uw nieuwe backofficepartner is de eerste verloning. Met een schaduwverloning kunnen salarisberekeningen vooraf nog een keer worden gecontroleerd, dit zodat eventuele afwijkingen in uren, tarieven of looncomponenten vooraf aan het licht komen. Hierdoor kunnen er dan nog correcties worden doorgevoerd voordat de eerste salarisbetalingen ook daadwerkelijk gaan plaatsvinden.
Tenslotte, spreek ook met uw huidige backofficepartner af hoe de laatste urenverwerking op de eerste verloning en facturatie bij uw nieuwe backofficepartner aansluiten. Daarmee verkleint u namelijk de kans op ontbrekende gegevens, dubbele werkzaamheden en onduidelijkheid over openstaande correcties.
Zorg voor duidelijke communicatie met uw medewerkers, uitzendkrachten en opdrachtgevers
Een overstap naar een andere backofficepartner kan gevolgen hebben voor de manier waarop uw uitzendkrachten, opdrachtgevers en eigen medewerkers tijdens het overstapproces gegevens aanleveren en vragen stellen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan wijzigingen in de urenregistratie, aanleveren van documenten, toegang tot online portalen of contactgegevens voor vragen over loonstroken en facturen.
Informeer daarom alle genoemde betrokkenen tijdig over uw overstap. Geef daarbij duidelijk aan wat er verandert, wanneer eventuele wijzigingen ingaan en bij wie zij voor, tijdens en na uw overstap met vragen terechtkunnen .
Kortom, zorg dat voor uw uitzendkrachten duidelijk is waar zij met vragen over hun contract, uren, loonstrook of betaling bij uw nieuwe backofficepartner terechtkunnen en informeer uw opdrachtgevers over eventuele wijzigingen in urenaanlevering, goedkeuringsprocedures en facturatie. Controleer daarnaast ook nog even of nieuwe inloggegevens, werkwijzen of aanlevertermijnen tijdens of na uw overstap van toepassing zijn.
Door over bovenstaande zaken tijdig en duidelijk te communiceren, voorkomt u eventuele onnodige onzekerheid en administratieve vertragingen. Bovendien zorgt een goede communicatie en afstemming tussen uw uitzendbureau, huidige backofficepartner en nieuwe partner ervoor dat uw overstap voor alle betrokkenen overzichtelijk en dus beheersbaar blijft.
Leg verantwoordelijkheden en deadlines vast
Een succesvolle overstap vraagt om duidelijke afspraken over wie welke werkzaamheden uitvoert en wanneer deze moeten zijn afgerond. Wanneer namelijk verantwoordelijkheden niet goed zijn vastgelegd, bestaat het risico dat gegevens te laat worden aangeleverd, controles achterwege blijven of openstaande werkzaamheden tussen beide backofficepartners blijven liggen.
Maak daarom vooraf een concreet overstapplan met een duidelijke planning, vaste contactpersonen en afgesproken deadlines. Leg onder meer vast wie verantwoordelijk voor het aanleveren en controleren van personeelsgegevens, contracten, uren, tarieven en administratieve saldi is. Maar spreek ook bijvoorbeeld af wie openstaande correcties en facturen afhandelt, hoe afwijkingen worden opgelost en wie de eerste verloning en facturatie controleert.
De laatste verloningsperiode bij uw huidige backofficepartner en eerste verloningsperiode bij uw nieuwe partner vraagt daarom vanwege deze zaken om uw specifieke aandacht. Leg daarom dus duidelijk vast wie eventuele correcties achteraf verwerkt en hoe met facturen, administratieve en andere nog niet afgeronde werkzaamheden moet worden omgegaan.
Zoals al eerder aangegeven hangt de precieze verdeling van verantwoordelijkheden van uw gekozen backofficedienstverlening en contractuele afspraken hieromtrent af. Leg daarom deze afspraken duidelijk vooraf schriftelijk vast, zodat voor alle betrokken partijen voor, tijdens en na uw overstap helder is wie welke werkzaamheden uitvoert en wie daarbij het aanspreekpunt en nog belangrijker verantwoordelijk is.
Kortom, door de planning van uw overstap goed te bewaken en voortgang op vaste momenten te controleren, kunt u knelpunten tijdig signaleren en waar nodig aanpakken. Zo voorkomt u (mogelijke) problemen en legt u een goede basis voor een soepele overstap naar en samenwerking met uw nieuwe backofficepartner.
Wat betekent overstappen voor uw juridisch werkgeverschap en Wtta?
Wanneer u overstapt naar een andere backofficepartner, is het belangrijk om niet alleen naar de backofficedienstverlening en kosten te kijken, maar ook naar het juridisch werkgeverschap, verdeling van verantwoordelijkheden en gevolgen voor de naleving van wet en regelgeving. De gevolgen van uw overstap hangen namelijk van uw gekozen backofficeconstructie en juridische en feitelijke inrichting van de samenwerking met uw nieuwe backofficepartner.
De Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten (Wtta) speelt vanaf 1 januari 2027 hierbij immers een belangrijke rol. Het uitbesteden van uw backoffice betekent namelijk niet dat uw uitzendbureau niet meer automatisch onder de Wtta valt en dat al uw wettelijke verplichtingen door uw nieuwe backofficepartner worden overgenomen.
Blijft u zelf juridisch werkgever of verandert dit bij de overstap?
Bij uw overstap naar een andere backofficepartner is het belangrijk om eerst vast te stellen welke onderneming de arbeidsovereenkomst met uw uitzendkracht aangaat en welke partij verantwoordelijk voor de verschillende werkgevers en backofficewerkzaamheden is.
Blijft uw uitzendbureau zelf juridisch werkgever? Dan verandert uw positie als werkgever namelijk niet automatisch doordat u een andere partij voor bijvoorbeeld alleen uw salarisadministratie, contractverwerking, urenregistratie of personeelsadministratie inschakelt.
Kiest u echter voor een backofficeconstructie waarbij uw nieuwe backofficepartner daadwerkelijk het juridisch werkgeverschap van u overneemt? Dan verandert de verdeling van werkgeversverplichtingen en werkzaamheden wel degelijk. Welke verantwoordelijkheden dan bij iedere partij liggen, hangt echter van uw gekozen constructie, contractuele afspraken en feitelijke uitvoering van de samenwerking met uw nieuwe backofficepartner af.
Maak daarom vóór uw overstap altijd duidelijke afspraken over wie de arbeidsovereenkomsten aangaat, welke werkzaamheden uw nieuwe backofficepartner gaat uitvoeren en welke verantwoordelijkheden bij uw uitzendbureau blijven liggen. Zo voorkomt u achteraf namelijk onduidelijkheid over de juridische en praktische gevolgen van uw overstap.
Wat betekent de Wtta voor u bij een overstap naar een andere backofficepartner?
De Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten (Wtta) introduceert, zoals u ongetwijfeld weet een toelatingsstelsel voor ondernemingen die arbeidskrachten ter beschikking stellen. De wet treedt op 1 januari 2027 in werking. Vanaf die datum gelden er dus onder meer meld en administratieplichten en wordt het toelatingsstelsel van kracht. Het verbod op het ter beschikking stellen van arbeidskrachten zonder een vereiste toelating en de bijbehorende handhaving gaan op 1 januari 2028 in.
Bij uw overstap naar een andere backofficepartner is het daarom belangrijk om te beoordelen welke rol u en uw uitzendbureau en nieuwe backofficepartner bij het ter beschikking stellen van arbeidskrachten gaan vervullen. Daarbij is niet alleen van belang wie juridisch werkgever is, maar ook welke onderneming de arbeidskrachten daadwerkelijk ter beschikking gaat stelen en hoe de samenwerking in de praktijk hierbij is ingericht.
Blijft uw uitzendbureau zelf arbeidskrachten aan opdrachtgevers ter beschikking stellen? Dan kan namelijk uw uitzendbureau nog steeds zelf onder de Wtta vallen, ook wanneer u uw salarisadministratie en andere backofficewerkzaamheden volledig aan uw nieuwe backofficepartner heeft uitbesteed.
Neemt uw nieuwe backofficepartner echter een andere rol op zich, waarbij deze onderneming bijvoorbeeld zelf arbeidskrachten ter beschikking stelt? Dan wordt vanuit de Wtta beoordeeld welke verplichtingen voor die partner gelden en of ook uw uitzendbureau of andere betrokken ondernemingen verplichtingen hebben. Het enkele feit dat uw backofficepartner dus een toelating heeft of aan bepaalde voorwaarden voldoet, betekent niet automatisch dat hiermee alle eventuele verplichtingen van u en uw eigen uitzendbureau zijn afgedekt.
Controleer daarom vóór uw overstap hoe uw gekozen backofficeconstructie zich tot de Wtta verhoudt. Bespreek met uw nieuwe backofficepartner welke onderneming als uitlener optreedt, welke verplichtingen van toepassing zijn en welke afspraken nodig zijn om aan de relevante wet en regelgeving uit de Wtta te voldoen.
Welke afspraken moet u daarom vóór uw overstap vastleggen?
Om onduidelijkheid achteraf te voorkomen, is het verstandig om vóór uw overstap de volgende afspraken over onderstaande onderwerpen schriftelijk goed vast te leggen:
- Wie gaat de arbeidsovereenkomsten aan en welke onderneming is juridisch werkgever
- Welke onderneming stelt de arbeidskrachten aan opdrachtgevers ter beschikking
- Welke administratieve, HR en werkgeverswerkzaamheden voert uw nieuwe backofficepartner uit
- Welke wettelijke verplichtingen en verantwoordelijkheden blijven bij uw eigen onderneming
- Hoe worden contracten, personeelsgegevens, uren, salarisadministratie en openstaande verplichtingen overgedragen
- Welke afspraken gelden voor compliance, gegevensuitwisseling en controles
- Welke partij is voor de voorbereiding op en naleving van de Wtta verantwoordelijk, voor zover de wet op die partij van toepassing is
Uw overstap is hiermee ook direct een goed moment om uw bestaande backofficeconstructie opnieuw op geschiktheid te beoordelen. Is immers de huidige verdeling van uw werkzaamheden en verantwoordelijkheden nog wel voor u en uw uitzendbureau geschikt? Maar stelt u zichzelf ook de vraag. Past uw nieuwe samenwerking bij uw bedrijfsvoering en wettelijke verplichtingen die vandaag de dag voor u en uw uitzendbureau gelden?
Door deze onderwerpen namelijk vooraf met uw nieuwe backofficepartner te bespreken en schriftelijk goed vast te leggen, voorkomt u dat de mogelijke negatieve uitwerkingen van deze belangrijke onderwerpen pas na uw overstap aan het licht komen.
Wilt u meer over de toelatingsplicht, geldende termijnen en gevolgen van de Wtta voor u en uw uitzendbureau weten? Lees dan ook onze uitgebreide informatie over de Wtta en uitbesteden van uw backoffice.
Wat kost overstappen naar een andere backofficepartner?
De kosten van overstappen naar een andere backofficepartner zijn onder andere afhankelijk van uw huidige overeenkomst, backofficedienstverlening van uw nieuwe backofficepartner en afspraken die u over uw overstap maakt. Naast uw nieuwe backofficetarief kunnen er namelijk nog bijvoorbeeld kosten of financiële verplichtingen uit uw huidige nog lopende contract, overdracht van gegevens of afhandeling van lopende administratieve of overige werkzaamheden voortkomen.
Wilt u overstappen naar een andere backofficepartner? Kijk dan daarom niet alleen naar uw nieuwe tarief of omrekenfactor, maar breng voor uzelf ook eventuele overstapkosten en openstaande financiële verplichtingen in kaart. Zo krijgt u een nog exacter beeld van de financiële kosten en gevolgen van uw overstap.
Zijn er eenmalige kosten bij een overstap naar een andere backofficepartner?
Bij een overstap moeten er mogelijk personeelsgegevens worden overgedragen, systemen ingericht en administratieve processen op elkaar worden afgestemd. Of hiervoor afzonderlijke kosten worden berekend, verschilt per backofficepartner.
Vraag daarom vooraf duidelijk aan uw nieuwe backofficepartner of bijvoorbeeld de begeleiding bij uw overstap, gegevensmigratie en inrichting van systemen bij uw gekozen backofficedienstverlening zijn inbegrepen. Controleer daarbij dus ook of er (nog) aanvullende werkzaamheden apart worden gefactureerd en, zo ja, welke.
Leg de gezamenlijk afspraken hierover schriftelijk goed en duidelijk vast, zodat u vooraf weet welke kosten u (nog) kunt verwachten en dus niet achteraf voor onverwachte uitgaven komt te staan.
Welke kosten kunnen er tijdens uw overstap ontstaan?
Naast eventuele eenmalige overstapkosten is het ook voor u belangrijk en verstandig om met financiële verplichtingen uit uw huidige overeenkomst en afhandeling van lopende administratieve en andere werkzaamheden (nog) rekening te houden .
Controleert u daarom de volgende aandachtspunten:
- Opzegtermijn en contractuele afspraken: welke opzegtermijn geldt er en zijn er kosten aan een voortijdige beëindiging van uw huidige overeenkomst verbonden?
- Openstaande facturen en correcties: welke bedragen moeten nog worden betaald of verrekend en wie handelt correcties over eerdere perioden af?
- Lopende plaatsingen en contracten: welke afspraken moeten worden voortgezet, aangepast of opnieuw vastgelegd?
- Gegevensoverdracht en administratie: worden er kosten voor het beschikbaar stellen, overdragen of verwerken van gegevens berekend?
- Eerste verloning en facturatie: welke afspraken gelden er voor de overgang en periode tussen de laatste verwerkingsperiode bij uw huidige partner en eerste periode bij uw nieuwe backofficepartner?
Niet al deze kosten zijn echter bij iedere overstap van toepassing. Door uw gezamenlijke afspraken vooraf nogmaals goed te controleren en eventuele financiële verplichtingen in kaart te brengen, voorkomt u voor uzelf onaangename verrassingen en kunt u uw overstap nog beter plannen en uiteindelijk uitvoeren.
Hoe vergelijkt u de kosten van uw huidige en nieuwe backofficepartner?
Een overstap is tevens ook voor u weer eens een goed moment om uw huidige backofficekosten opnieuw te beoordelen. Een lager tarief of omrekenfactor bij een nieuwe backofficepartner betekent namelijk immers niet dat u automatisch uiteindelijk goedkoper uit bent.
Vergelijk daarom niet alleen tarieven, maar ook welke backofficewerkzaamheden, ondersteuning en verantwoordelijkheden bij uw huidige en nieuwe backofficedienstverlening zijn inbegrepen. Controleer daarbij ook of aanvullende diensten afzonderlijk worden doorberekend. En tenslotte welke kosten, risico's en verantwoordelijkheden bij uw eigen uitzendbureau blijven liggen.
Neem hierbij ook eventuele eenmalige overstapkosten en resterende financiële verplichtingen bij uw huidige backofficepartner in uw vergelijking mee. Zo beoordeelt u immers niet alleen uw nieuwe tarief, maar krijgt u een nog beter beeld van de uiteindelijke financiële gevolgen van uw overstap.
Wilt u meer over de opbouw van backofficetarieven en kosten van het uitbesteden van uw backoffice weten? Lees dan ook onze pagina's over de tarieven en kosten van het uitbesteden van de backoffice van uw uitzendbureau.
Veelgestelde vragen bij overstappen van backofficepartner
1. Kan ik overstappen naar een andere backofficepartner als mijn huidige overeenkomst nog loopt?
Dat hangt van de afspraken in uw huidige overeenkomst af. Controleer daarom uw opzegtermijn, voorwaarden voor beëindiging en eventuele verplichtingen die na beëindiging voor u blijven gelden. Bespreek vervolgens met uw nieuwe backofficepartner welke startdatum voor haar haalbaar is en hoe zij uw overstap heeft gepland, gaat begeleiden en uitvoeren.
2. Hoe lang duurt het om over te stappen naar een andere backofficepartner?
De doorlooptijd hangt onder meer van uw overeenkomst, omvang van uw administratie, benodigde gegevensoverdracht en inrichting van uw nieuwe backofficedienstverlening af. Maak daarom vooraf duidelijke afspraken over de planning, benodigde gegevens en startdatum, zodat voor iedereen duidelijk is welke stappen er nog moeten worden afgerond.
3. Kan ik overstappen terwijl mijn uitzendkrachten nog aan het werk zijn?
Ja, dat kan in veel gevallen. Wel moeten uw lopende plaatsingen, contractuele afspraken, urenverwerking en salarisadministratie zorgvuldig op elkaar aansluiten. Bespreek daarom vooraf hoe uw overstap wordt geregeld en welke afspraken er dus eventueel nog moeten worden aangepast.
4. Moeten mijn uitzendkrachten een nieuw contract ondertekenen als ik overstap?
Niet automatisch. Als namelijk alleen uw administratieve backofficedienstverlening verandert en het juridisch werkgeverschap hetzelfde blijft, betekent uw overstap op zich niet dat alle arbeidsovereenkomsten van uw uitzendkrachten opnieuw moeten worden getekend. Verandert echter na uw overstap het juridisch werkgeverschap of contractuele verhouding wel, dan moet worden beoordeeld welke aanpassingen of nieuwe overeenkomsten er voor uw uitzendkrachten nodig zijn.
5. Wat gebeurt er met mijn administratie en lopende contracten?
Maak vooraf met uw nieuwe backofficepartner duidelijke afspraken over de overdracht van relevante personeelsgegevens, contracten, plaatsingen, gewerkte uren, reserveringen, correcties en openstaande facturen. Leg ook vast wie verantwoordelijk is voor de controle van gegevens en voor afhandeling van werkzaamheden die betrekking op de periode vóór uw overstap hebben. De overdracht van persoonsgegevens moet immers aan de toepasselijke privacyregels (AVG) voldoen.
6. Wat kost het om over te stappen naar een andere backofficepartner?
De kosten van overstappen naar een andere backofficepartner hangen onder andere van uw huidige overeenkomst, nieuwe backofficedienstverlening en afspraken omtrent uw overstap af. Mogelijke aandachtspunten hierbij zijn eventuele implementatie of migratiekosten, openstaande financiële verplichtingen en kosten van aanvullende werkzaamheden. Vraag daarom duidelijk vooraf welke kosten in uw nieuwe backofficedienstverlening zijn inbegrepen en welke afzonderlijk worden doorberekend.
7. Blijf ik juridisch werkgever als ik overstap naar een andere backofficepartner?
Dat hangt van uw gekozen backofficeconstructie af. Als uw uitzendbureau namelijk juridisch werkgever blijft en er alleen bepaalde backofficewerkzaamheden worden uitbesteed, dan verandert uw juridisch werkgeverschap niet automatisch. Als uw nieuwe backofficepartner echter wel het juridisch werkgeverschap van uw uitzendbureau overneemt, zal er moeten worden beoordeeld welke juridische en contractuele gevolgen dit voor u en uw uitzendbureau heeft.
8. Wat betekent de Wtta bij overstappen naar een andere backofficepartner?
De gevolgen van uw overstap in relatie tot de Wtta hangen onder meer van de rol die uw onderneming en nieuwe backofficepartner bij het ter beschikking stellen van arbeidskrachten gaan vervullen af. Het uitbesteden van bijvoorbeeld alleen uw salarisadministratie betekent immers niet automatisch dat uw uitzendbureau buiten de Wtta valt. Beoordeel daarom vooraf gezamenlijk met uw nieuw backofficepartner welke verplichtingen er op welke ondernemingen van toepassing zijn. Meer informatie hierover vindt u op onze pagina over de Wtta.
Over ons
Overweegt u, na dit alles te hebben gelezen, naar een andere backofficepartner over te stappen? Dan wilt u wel zeker weten dat uw overstap zorgvuldig wordt geregeld, uw administratie goed wordt overgedragen en u vooraf duidelijkheid over uw backofficedienstverlening, kosten en verantwoordelijkheden heeft.
Wij van backoffice-uitbesteden.nl ondersteunen al sinds 2018 vele uitzendondernemers bij het uitbesteden van hun backoffice. Wij kijken daarbij voor u naar uw huidige situatie, werkwijze van uw uitzendbureau en ondersteuning die u mogelijk nodig heeft. Op basis van deze uitkomst kunt u dan niet alleen beoordelen welke backofficeconstructie nu het beste bij uw uitzendbureau maar ook bij uw toekomstplannen past.
Een succesvolle overstap begint immers met een goede voorbereiding en heldere afspraken. Denk hierbij onder ander aan de overdracht van uw lopende plaatsingen en administratieve gegevens, planning van de eerste verloning en facturatie.
Wilt u daarom weten wat een overstap naar onze backofficedienstverlening voor u en uw uitzendbureau betekent? Neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op. Wij bespreken dan in een persoonlijk gesprek graag met u uw situatie, mogelijkheden en aandachtspunten, zodat u vervolgens een weloverwogen keuze voor uzelf en uw uitzendbureau kunt maken.
