WAT KOST DE BACKOFFICE VAN UW UITZENDBUREAU?
Wat kost de backoffice van uw uitzendbureau?
Wat kost de backoffice van uw uitzendbureau nu echt? Die vraag is niet alleen te beantwoorden aan de hand van een tarief of omrekenfactor. De werkelijke kosten van een backoffice bestaan uit veel meer dan alleen de directe kosten van de backofficewerkzaamheden.
Bij een backoffice in eigen beheer krijgt u bijvoorbeeld te maken met kosten voor medewerkers, software en systemen, opleidingen en actuele kennis, HR- en juridische ondersteuning, verzuim, certificeringen, compliance, voorfinanciering en debiteurenbeheer. Ook de tijd, inzet van personeel en werkgeversrisico's die hiermee samenhangen, spelen een rol in de totale kosten van uw backoffice.
Wanneer u uw backoffice uitbesteedt, betaalt u doorgaans een tarief of omrekenfactor. Ook daarbij is het belangrijk om te kijken naar wat daadwerkelijk in het tarief is inbegrepen en welke werkzaamheden u zelf blijft uitvoeren en welke kosten en risico's u zelf blijft dragen.
De werkelijke kosten van uw backoffice worden daarom niet alleen bepaald door wat u betaalt, maar ook door wat u ervoor terugkrijgt en welke werkzaamheden, verantwoordelijkheden en risico's u zelf behoudt.
In deze pagina zetten we de verschillende manieren om uw backoffice te regelen en de belangrijkste kosten en aandachtspunten overzichtelijk voor u op een rij.
Wat bepaalt de kosten van uw backoffice?
De kosten van uw backoffice worden niet alleen bepaald door het aantal uitzendkrachten of het tarief dat u voor backofficedienstverlening betaalt. De totale kosten hangen af van de manier waarop u uw backoffice organiseert en welke werkzaamheden u zelf uitvoert en welke verantwoordelijkheden en risico's bij u blijven of worden overgenomen.
Belangrijke factoren zijn onder andere:
- De omvang van uw uitzendbureau en het aantal uitzendkrachten
- De contractvormen en cao's waarmee u werkt
- De werkzaamheden die u zelf uitvoert en welke u uitbesteedt
- De benodigde HR- en juridische ondersteuning
- Ziekteverzuim en andere werkgeversrisico's
- De benodigde software en systemen
- Certificeringen, audits en compliance
- Voorfinanciering van salarissen en andere kosten
- Facturatie en debiteurenbeheer
Ook de mate waarin u specialistische kennis, medewerkers en systemen zelf regelt, heeft invloed op de werkelijke kosten van uw backoffice.
Daarom is het belangrijk om niet alleen naar een afzonderlijk tarief of omrekenfactor te kijken, maar naar het totale kostenplaatje van uw backoffice. In de volgende onderdelen vergelijken we de belangrijkste manieren waarop u uw backoffice kunt organiseren en welke kosten daarbij komen kijken.
Wat kost de backoffice van uw uitzendbureau in eigen beheer?
Wanneer u de backoffice van uw uitzendbureau in eigen beheer doet, betaalt u uiteraard niet één vast bedrag voor uw backoffice. De totale kosten bestaan namelijk uit verschillende onderdelen. Een deel daarvan is direct zichtbaar, zoals salarissen en software. Andere kosten zijn echter minder zichtbaar, maar maken wel degelijk onderdeel uit van uw totale backofficekosten.
Personeel
Voor een backoffice in eigen beheer heeft u medewerkers en capaciteit nodig voor onder andere:
- Backoffice- en administratieve werkzaamheden
- Salarisadministratie en verloning
- HR en personeelszaken
- Verzuimbegeleiding
- Financiële administratie en ondersteuning
Daarbij gaat het niet alleen om het salaris van een backofficemedewerker. Ook werkgeverslasten, vervanging bij ziekte en verlof, opleiding en de benodigde extra medewerkers bij groei van uw uitzendbureau spelen een rol.
Software en systemen
U heeft verschillende systemen en software nodig voor bijvoorbeeld:
- Personeels- en salarisadministratie
- Urenregistratie en urenverwerking
- Contractbeheer
- Verzuimregistratie en -begeleiding
- Koppelingen, licenties, updates en ondersteuning
Deze kosten kunnen oplopen naarmate uw organisatie groeit of uw backoffice complexer wordt.
Kennis en opleiding
Een eigen backoffice vraagt bovendien continu om actuele kennis van onder andere cao's, arbeidsvoorwaarden, loonadministratie, pensioen en relevante wet- en regelgeving. Medewerkers moeten hiervoor worden opgeleid en hun kennis moet voortdurend worden bijgehouden. Ook opleidingen, zoals een SEU-opleiding, en aanvullende scholing en kennisontwikkeling vormen onderdeel van de totale kosten.
Certificeringen en compliance
Wanneer certificeringen of andere kwaliteitseisen van toepassing zijn, krijgt u te maken met kosten voor certificering, audits, voorbereiding en het onderhouden van processen en documentatie. Ook het volgen en toepassen van wijzigingen in cao's en wet- en regelgeving vraagt tijd en inzet van mensen binnen uw organisatie.
Verzuim en werkgeversrisico's
Bij eigen beheer blijven ook de kosten en verantwoordelijkheden rondom ziekte en verzuim voor uw rekening. Denk aan loondoorbetaling bij ziekte, arbodienst en verzuimverzekering, verzuimbegeleiding, re-integratie en eventuele juridische ondersteuning. De financiële gevolgen van verzuim kunnen aanzienlijk zijn en vooraf niet altijd eenvoudig in te schatten.
Financiële processen
Tot slot zijn er financiële processen die ook capaciteit en middelen vragen, zoals voorfinanciering van salarissen, facturatie en debiteurenbeheer. Ook het bewaken van betalingen en cashflow hoort bij een backoffice wanneer u die in eigen beheer doet.
Zelf doen betekent dus niet dat uw backoffice niets kost
De belangrijkste conclusie is dan ook dat de kosten van een eigen backoffice uit meer dan alleen het salaris van één of meerdere medewerkers bestaan. Personeel, software, kennis, opleiding, certificeringen, verzuim, financiële processen en de tijd die u en uw medewerkers hierin investeren, maken dus ook allemaal onderdeel uit van uw totale kostenplaatje.
Zelf doen betekent daarom niet dat uw backoffice gratis is. Veel kosten zijn echter alleen minder zichtbaar.
Wat kost het uitbesteden van uw backoffice?
Bij het uitbesteden van uw backoffice betaalt u voor de werkzaamheden en ondersteuning die u bij een externe backofficepartner onderbrengt. De manier waarop deze kosten worden berekend, verschilt per aanbieder en is afhankelijk van de dienstverlening, uw situatie en de afspraken die u maakt.
Zo kan het verschil maken of u alleen bepaalde administratieve werkzaamheden uitbesteedt of uw volledige backoffice laat verzorgen. Ook de mate waarin een backofficepartner ondersteuning biedt bij bijvoorbeeld HR, verzuim, werkgeversprocessen, voorfinanciering, facturatie en compliance kan van invloed zijn op de kosten.
Bij het vergelijken van tarieven is het daarom belangrijk om te controleren:
- Welke werkzaamheden daadwerkelijk worden uitgevoerd
- Welke ondersteuning bij het tarief is inbegrepen
- Welke kosten afzonderlijk worden berekend
- Welke verantwoordelijkheden bij u en uw organisatie blijven
- Welke financiële en werkgeversrisico's u zelf blijft dragen
Een tarief of omrekenfactor krijgt daarmee pas betekenis wanneer duidelijk is wat u daarvoor krijgt en wat u zelf nog moet doen of regelen.
Drie manieren om uw backoffice te regelen
Er zijn verschillende manieren waarop u de backoffice van uw uitzendbureau kunt regelen. In de praktijk zijn er grofweg drie manieren: u organiseert de backoffice volledig in eigen beheer, u besteedt zowel de backoffice als het juridisch werkgeverschap uit, of u besteedt de backofficewerkzaamheden uit terwijl u zelf juridisch werkgever blijft.
Welke vorm of manier het beste bij uw uitzendbureau past, hangt onder andere af van uw organisatie, omvang, kennis en capaciteit, maar ook van de mate van controle, ondersteuning en verantwoordelijkheid die u zelf wilt blijven behouden.
1. Backoffice en juridisch werkgeverschap volledig in eigen beheer
Wanneer u kiest voor volledig eigen beheer, regelt en voert u zelf de backoffice- en werkgeversprocessen van uw uitzendbureau uit. U bent daarbij zelf verantwoordelijk voor de benodigde medewerkers, systemen, processen en specialistische kennis.
Denk onder andere aan:
- Salarisadministratie en verloning
- Urenregistratie en contractbeheer
- HR en personeelsadministratie
- Ziekteverzuim en verzuimbegeleiding
- Financiële administratie
- Facturatie en debiteurenbeheer
- Voorfinanciering van salarissen
- Juridische ondersteuning
- Certificeringen, audits en compliance
- Het volgen en toepassen van cao's en wet- en regelgeving
Ook het juridisch werkgeverschap en de daarbij behorende werkgeversverantwoordelijkheden en risico's blijven volledig voor uw rekening.
De kosten hierbij bestaan uit meerdere directe en indirecte onderdelen, zoals personeel, software, opleidingen, advies, certificeringen, verzuim en financiële processen. Daar staat tegenover dat u wel zelf de volledige regie en controle over uw backoffice behoudt.
Voordeel van uw backoffice in eigen beheer: Maximale eigen controle en directe zeggenschap over de inrichting van uw backoffice.
Aandachtspunt hierbij: U draagt ook zelf de organisatie, kosten, verantwoordelijkheden en risico's die met een professionele backoffice en het juridisch werkgeverschap samenhangen.
2. Backoffice én juridisch werkgeverschap uitbesteden
Bij deze vorm besteedt u niet alleen de uitvoering van uw backoffice uit, maar brengt u ook het juridisch werkgeverschap onder bij een gespecialiseerde backofficepartner. Deze neemt daarmee, afhankelijk van de gemaakte afspraken en gekozen dienstverlening, een overgroot deel van de administratieve en werkgeversprocessen van u over.
Denk bijvoorbeeld aan:
- Salarisadministratie en verloning
- Contractbeheer en personeelsadministratie
- HR- en werkgeversprocessen
- Ziekteverzuim en verzuimbegeleiding
- Loon- en pensioenafdrachten
- Certificeringen en compliance
- Voorfinanciering
- Facturatie en debiteurenbeheer
De kosten worden doorgaans berekend op basis van een tarief of omrekenfactor. Welke werkzaamheden, kosten en risico's daarin zijn opgenomen, verschilt per backofficepartner en dienstverlening.
Het grote verschil met uw backoffice in eigen beheer is dus dat u een overgroot deel van de administratieve en werkgeverslasten en de bijbehorende verantwoordelijkheden bij een gespecialiseerde backofficepartner onderbrengt.
Voordeel van uw backoffice én juridisch werkgeverschap uitbesteden: Minder eigen medewerkers en specialistische kennis nodig voor de uitvoering van uw backoffice en werkgeversprocessen.
Aandachtspunt hierbij: U draagt (een overgroot deel van) de uitvoering en uw juridisch werkgeverschap over en bent daardoor voor de betreffende processen en afspraken hieromtrent afhankelijk van uw backofficepartner.
3. Backoffice uitbesteden met behoud van juridisch werkgeverschap
Een derde mogelijkheid is dat u een groot deel van uw backofficewerkzaamheden uitbesteedt, terwijl uw eigen uitzendbureau juridisch werkgever blijft.
De backofficepartner ondersteunt u dan bij de uitvoering van afgesproken werkzaamheden, terwijl u zelf verantwoordelijk blijft voor het juridisch werkgeverschap en verantwoordelijkheden die daarbij horen.
Afhankelijk van de dienstverlening kan een backofficepartner u bijvoorbeeld ondersteunen bij:
- Salarisadministratie en verloning
- Urenverwerking
- Contractbeheer
- HR en personeelsadministratie
- Cao- en arbeidsvoorwaardelijke ondersteuning
- Compliance
- Facturatie en rapportages
- Systeembeheer
- Andere afgesproken backofficewerkzaamheden
Wat u zelf blijft organiseren en waarvoor u uiteindelijk verantwoordelijk blijft, hangt af van de gekozen dienstverlening en de afspraken met uw backofficepartner. Denk daarbij bijvoorbeeld aan bepaalde werkgeversverantwoordelijkheden, financiële verplichtingen, betalingen, verzuimverantwoordelijkheden en certificeringen of compliance verplichtingen.
Ook de kosten hierbij verschillen per situatie. U besteedt immers werkzaamheden en specialistische kennis uit, maar houdt zelf een deel van de verantwoordelijkheden en financiële verplichtingen. De exacte verdeling van werkzaamheden, kosten en risico's moet daarom hierbij vooraf gezamenlijk duidelijk worden vastgelegd.
Voordeel van uw backoffice met behoud van juridisch werkgeverschap uitbesteden: U kunt specialistische backofficewerkzaamheden uitbesteden en tegelijkertijd het juridisch werkgeverschap en daarmee een belangrijk deel van de regie behouden.
Aandachtspunt hierbij: Een deel van de werkzaamheden, verantwoordelijkheden, kosten en werkgeversrisico's blijven voor uw rekening.
Samengevat
De drie manieren om de backoffice van uw uitzendbureau te organiseren of regelen, verschillen dus niet alleen in kosten, maar ook in controle, capaciteit, verantwoordelijkheden en risico's. Welke vorm in uw situatie het meest passend is en welke kosten en dus ook tarieven daarbij horen, hangt voornamelijk af van de manier waarop u dus uw uitzendbureau wilt regelen en welke backofficewerkzaamheden en verantwoordelijkheden u zelf wilt behouden of juist wilt uitbesteden.
Meer informatie
Twijfelt u nog tussen uw backoffice in eigen beheer blijven doen of uitbesteden? Wij bespreken graag uw situatie, wensen, behoeften en mogelijkheden en geven u inzicht in de verschillende manieren waarop u uw backoffice kunt organiseren en welke kosten daarbij komen kijken.
Benieuwd wat onze backofficedienstverlening voor uw uitzendbureau kan betekenen? Wij informeren u graag over onze backofficedienstverlening, werkwijze en transparante all-in tarieven.
Backofficekosten vergelijken: eigen beheer versus uitbesteden
De werkelijke kosten van uw backoffice worden duidelijker wanneer u niet alleen kijkt naar een tarief of omrekenfactor, maar naar het totale kostenplaatje. Bij eigen beheer draagt u namelijk zelf de kosten voor onder andere personeel, software, kennis, ondersteuning, verzuim en financiële processen. Bij uitbesteden wordt een deel van deze kosten en werkzaamheden onderdeel van de backofficedienstverlening van uw backofficepartner.
Waar moet u op letten bij vergelijken?
Bij het vergelijken van backofficebedrijven en hun dienstverlening moet u daarom vooral kijken naar:
Wat betaalt u? Het tarief, de omrekenfactor en eventuele aanvullende kosten.
Wat krijgt u daarvoor? Welke werkzaamheden, systemen en ondersteuning zijn inbegrepen?
Wat blijft u zelf doen? Welke werkzaamheden en processen blijven binnen uw eigen organisatie?
Welke kosten en risico's blijven bij u? Denk bijvoorbeeld aan personeel, verzuim, financiering, juridische ondersteuning en andere werkgeversverantwoordelijkheden.
Een lager tarief is daarom niet automatisch goedkoper wanneer u daarnaast nog een groot deel van de werkzaamheden zelf moet uitvoeren en bepaalde kosten en risico's blijft dragen. Een hoger tarief kan dus voor u juist interessanter zijn wanneer daarvoor bijvoorbeeld meer werkzaamheden, ondersteuning, verantwoordelijkheden en risico's van u worden overgenomen.
De juiste vergelijking is dus niet alleen: wat kost de dienstverlening? Maar vooral: wat kost mijn totale backoffice als ik deze zelf blijf uitvoeren of uitbesteden?
Onze complete backofficedienstverlening voor uitzendbureaus
Een professionele backoffice vraagt om actuele kennis, specialistische expertise en goed georganiseerde processen en systemen. Wij ondersteunen uitzendbureaus met onze complete backofficedienstverlening bij de uitvoering van hun administratieve, financiële, HR- en werkgeversprocessen door heel Nederland.
Afhankelijk van uw situatie, wensen, behoeften en de werkzaamheden die u wilt uitbesteden, kunnen wij u onder andere ondersteunen bij:
- Salarisadministratie en verloning
- Contractbeheer en personeelsadministratie
- Urenregistratie en urenverwerking
- Loonaangiften en pensioenafdrachten
- Voorfinanciering van salarissen
- Facturatie en debiteurenbeheer
- Ziekteverzuim, verzuimbegeleiding en arbodienstverlening
- HR- en juridische ondersteuning
- Werkgeversprocessen en compliance
- Certificeringen en audits
- Een persoonlijke online backofficeomgeving en managementinformatie
Kortom, u bepaalt zelf bij ons welke werkzaamheden u wilt uitbesteden. U kunt kiezen voor een complete backofficedienstverlening, maar ook voor ondersteuning bij specifieke onderdelen van uw backoffice.
Zo beschikt u over één professionele backofficepartner, terwijl u de regie en controle over uw uitzendbureau behoudt. U kunt zich daardoor nog beter op uw opdrachtgevers, kandidaten, werving en selectie, relatiebeheer en de verdere groei van uw onderneming richten.
Bij wie kunt u de backoffice van uw uitzendbureau ook uitbesteden?
Naast ons zijn er in Nederland verschillende gespecialiseerde backofficebedrijven actief die uitzendbureaus, intermediairs en detacheringsbureaus ondersteunen bij hun administratieve, juridische, HR- en financiële werkzaamheden. De dienstverlening, werkwijze en tarieven kunnen per backofficepartner verschillen.
Het is daarom altijd verstandig om verschillende backofficebedrijven dus met elkaar te vergelijken voordat u een keuze maakt. Kijk daarbij niet alleen naar het tarief en totale kosten, maar ook naar de omvang van de dienstverlening, ondersteuning bij werkgeversprocessen, beheersing van werkgeversrisico's, certificeringen, kennis van cao's en wet- en regelgeving, persoonlijke ondersteuning en de transparantie van de gemaakte afspraken.
Zo kiest u uiteindelijk een backofficepartner die aansluit bij de behoeften, werkwijze en ambities van uw uitzendbureau.
Backofficebedrijven in Nederland
O.a. Tentoo, WePayPeople, Please Payroll, Driessen HRM, Direct Payrolling & Staffing, One People Services, Backoffice Bureau, Flexhub, Payroffice, Pay for People, PRO HRM, EasyWorx, All About Flex, Backofficeuitzendbureau.net, Florys, Recruitment Backoffice, Comfort, Flexsupport, Flexpedia, Backofficer, People 2.0, Jex, Bliq Services, Anderz for Flex, Payingit, Haan Personeelsdiensten, GJ Personeelsdiensten, Backofficeuitzendbureauuitbesteden.com, Werkhelden, HSU, Persoonality, NestrX, Ned Personeel, Nedflex, Repay, Goodweek, PIM Intermediair, Arsenaal Backoffice, HYTY Personeelsdiensten en Backofficeintermediair.com. De genoemde backofficebedrijven bieden doorgaans verschillende vormen van dienstverlening aan, variërend van basisadministratie en payroll tot een complete backofficedienstverlening voor uitzendbureaus, afhankelijk van hun dienstverlening en specialisatie.
Over ons
Wij bieden al jaren uitzendondernemers, intermediairs, detacheerders en andere arbeidsbemiddelaars in heel Nederland professionele backofficedienstverlening tegen transparante all-in tarieven. Met onze kennis en jarenlange ervaring binnen de flexbranche ondersteunen wij u bij de uitvoering van uw backoffice- en werkgeversprocessen en het zorgvuldig toepassen van actuele wet- en regelgeving, waaronder de WAADI, WAB, AVG en – waar van toepassing – de WTTA.
Met een vast team van HR- en backoffice-experts stemmen wij onze dienstverlening af op uw organisatie, werkwijze, wensen en behoeften. Zo beschikt u over een professionele backofficepartner, terwijl u de controle en regie over uw onderneming houdt en zich kunt blijven richten op uw opdrachtgevers, kandidaten en de verdere groei van uw uitzendbureau.
