Wat kost het uitbesteden van de backoffice van uw uitzendbureau?
Wat kost een backoffice voor uw uitzendbureau?
Wat kost een backoffice voor uw uitzendbureau en wanneer is het uitbesteden van uw backoffice financieel aantrekkelijker dan alles zelf te regelen? Dit hangt dus onder meer van de omvang van uw uitzendbureau, backofficewerkzaamheden die u uitbesteedt en verantwoordelijkheden en risico's die u zelf wilt blijven behouden af.
Echter bij het bepalen van de werkelijke kosten van uw backoffice moet u wel verder dan alleen de aangeboden tarieven van backofficebedrijven kijken. Want ook personeelskosten, software, opleidingen, specialistische kennis, certificering, verzuim en financiering van lonen kunnen immers hierbij een belangrijke rol spelen.
U kunt er dus voor kiezen om uw backoffice volledig in eigen beheer doen, zowel uw backoffice als juridisch werkgeverschap uit te besteden of bepaalde backofficewerkzaamheden uit te besteden terwijl u nog wel steeds zelf juridisch werkgever blijft. Elk van de drie constructies heeft hierbij zijn voordelen, eigen kostenstructuur en andere verdeling van werkzaamheden, verantwoordelijkheden en risico's.
Op deze pagina vergelijken we daarom deze drie constructies met elkaar en brengen we de belangrijkste kostenposten voor u in kaart. Met praktische rekenvoorbeelden ziet u waar u op moet letten om zo de totale kosten van uw backoffice goed voor uzelf te kunnen vergelijken. Dit alles met als doel dat u uiteindelijk een weloverwogen keuze voor uw backoffice en dus ook voor uzelf en uw uitzendbureau kunt maken.
Welke factoren bepalen de kosten van uw backoffice?
De kosten van uw backoffice worden door meer dan alleen uw aantal uitzendkrachten of tarief van uw backofficepartner bepaald. Ook de werkzaamheden die u zelf uitvoert, benodigde specialistische kennis, inrichting van uw systemen en verantwoordelijkheden die u draagt, spelen hierbij namelijk een rol.
Bij uw backoffice in eigen beheer betaalt u immers de kosten voor medewerkers, software, opleidingen en ondersteuning zelf. Terwijl u bij het uitbesteden van uw backoffice voor de afgesproken backofficedienstverlening van uw backofficepartner betaald. Welke kosten u met het uitbesteden van uw backoffice mogelijk kunt besparen en werkzaamheden en verantwoordelijkheden bij uw eigen organisatie uiteindelijk blijven liggen, hangt van uw gekozen backofficeconstructie af.
De belangrijkste kostenfactoren zijn echter in beide gevallen personeel, systemen, specialistische kennis, verzuim, certificering en compliance, financiering en omvang en complexiteit van uw uitzendbureau.
Personeel en capaciteit
Een eigen backoffice vraagt om voldoende capaciteit voor onder andere uw contractbeheer, urenverwerking, salarisadministratie, personeelsadministratie en facturatie. Afhankelijk van uw organisatie zijn dan ook voor een professionele backoffice specialistische kennis en ondersteuning op het gebied van HR, verzuim, financiën en wet en regelgeving nodig.
De factor personeelskosten bij een backoffice bestaat dus niet alleen uit salarissen. Maar ook de werkgeverslasten, verlof, vervanging bij ziekte, opleidingen en tijd die u zelf als uitzendondernemer aan administratieve werkzaamheden besteedt, tellen hierbij mee. Terwijl bij groei ook nog eens extra capaciteit nodig kan zijn.
Software en systemen
Voor een goed georganiseerde backoffice zijn voor onder andere uw urenregistratie, contractbeheer, personeelsadministratie, salarisverwerking en facturatie systemen nodig. Denk hierbij dan niet alleen aan de aanschafkosten maar ook aan de kosten voor licenties, systeemkoppelingen, updates, ondersteuning en onderhoud.
Wanneer u immers deze systemen zelf beheert, draagt u dus ook de kosten voor de inrichting en beheer ervan. Terwijl bij het uitbesteden van uw backoffice deze voorzieningen onderdeel van uw dienstverlening kunnen zijn. Controleer voor wat betreft deze kostenfactor wel altijd vooraf welke functionaliteiten bij uw backofficedienstverlening zijn inbegrepen en welke nog afzonderlijk naar u in rekening worden gebracht.
Specialistische kennis en wet en regelgeving
De flexbranche vraagt continue om actuele kennis van cao's, arbeidsvoorwaarden, loonverwerking, pensioen en relevante wet en regelgeving. Wijzigingen hierbinnen moeten namelijk tijdig in contracten, administratieve processen en salarisberekeningen worden verwerkt.
Deze kennis hiervoor vraagt om voortdurend opleiden, bijscholen en controleren. Bij het uitbesteden van uw backoffice aan een gespecialiseerde backofficepartner kunt u een deel van deze werkzaamheden en expertise voor uw uitzendbureau dus extern organiseren. Het is daarbij wel altijd belangrijk om vooraf goed vast te leggen welke ondersteuning in uw dienstverlening dus is inbegrepen en voor welke werkzaamheden u nog afzonderlijk betaalt.
Ziekteverzuim en werkgeversrisico's
Ziekteverzuim kan zoals u weet tot kosten voor loondoorbetaling, arbodienstverlening, verzuimbegeleiding en re-integratie leiden. Ook de administratieve verwerking en bewaken van verplichtingen hierbij kosten tijd en dus geld.
Welke financiële en organisatorische gevolgen uiteindelijk voor uw rekening komen, hangt hierbij onder meer van uw rol als werkgever, toepasselijke afspraken en eventuele verzekeringen af. Wees u er echter wel van bewust, dat het uitbesteden van administratieve backofficewerkzaamheden niet automatisch betekent dat dan ook al uw werkgeversrisico's worden overgedragen. Controleer daarom altijd vooraf grondig welke verantwoordelijkheden bij uw onderneming blijven liggen en welke uw backofficepartner contractueel van u overneemt.
Certificering, audits en compliance
Ook certificeringen en kwaliteitsnormen voor audits, documentatie, interne controles en onderhouden van processen kunnen kosten met zich meebrengen. Welke eisen hierbij gelden, is echter van uw activiteiten, certificeringen en wettelijke verplichtingen die op uw onderneming van toepassing zijn afhankelijk.
Ook de Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten (Wtta) maakt het vanaf 1 januari 2027 voor u belangrijk om tijdig te beoordelen welke verplichtingen vanuit deze wet voor uw onderneming gelden. De voorbereiding, benodigde documentatie en verdeling van werkzaamheden hieromtrent kunnen dus ook invloed op uw kosten hebben. Hierbij geldt ook weer, dat het uitbesteden van uw backoffice niet automatisch betekent dat u dus van al uw eigen verplichtingen bent vrijgesteld.
Financiering en debiteurenbeheer
Bij uitzenden ontstaat vaak, zoals u zelf wel weet, een verschil tussen het moment waarop u lonen en andere verplichtingen moet betalen en uw opdrachtgevers uiteindelijk hun facturen betalen. Hierdoor heeft u als uitzendondernemer in de flexbranche continue voldoende werkkapitaal nodig om uw betalingsverplichtingen na te kunnen komen.
De kostenfactor financieringsbehoefte hangt dus van onder meer uw betaaltermijnen, aantal gewerkte uren, omvang loonbetalingen en beschikbare financiële middelen af. Maar ook uw facturatie, kredietbewaking en debiteurenbeheer vragen daarbij om capaciteit en dus geld.
Besteedt u echter uw backoffice uit, controleer dan wel altijd vooraf of de dienstverlening van uw backofficepartner alleen de administratieve verwerking omvat of dat deze u ook ondersteuning bij voorfinanciering en debiteurenbeheer biedt. Deze diensten zijn namelijk niet altijd automatisch bij iedere backofficeconstructie inbegrepen.
Omvang en complexiteit van uw uitzendbureau
Niet alleen het aantal uitzendkrachten bepaalt uw kosten. Ook het aantal gewerkte uren, contractvormen, toepasselijke cao's, personeelsverloop en complexiteit van uw administratie spelen een rol.
Bij een kleiner uitzendbureau kunnen namelijk vaste kosten voor software en specialistische kennis relatief zwaar wegen. Terwijl een groter bureau bepaalde kosten over meerdere activiteiten kan verdelen, maar daarentegen wel ook mogelijk meer capaciteit, controles en maatwerk nodig heeft.
Bij het uitbesteden van uw backoffice hangen uw kosten dus onder andere van factoren zoals: omvang backofficedienstverlening, aantal medewerkers, uren en afspraken over aanvullende werkzaamheden, risico's en verantwoordelijkheden af.
Kijk dus naar de totale kosten en niet alleen naar een tarief
Kortom, de werkelijke kosten van uw backoffice bestaan dus uit meer dan een salaris, omrekenfactor of tarief. Personeel, systemen, specialistische kennis, verzuim, certificering, financiering en complexiteit van uw organisatie bepalen, zoals u heeft kunnen lezen, namelijk samen wat u uiteindelijk onderaan de streep voor uw backoffice betaalt.
Een eerlijke vergelijking begint daarom met twee vragen: welke kosten maakt u momenteel zelf en welke werkzaamheden, kosten, verantwoordelijkheden maar ook risico's blijven bij u liggen wanneer u uw backoffice uitbesteedt?
In het volgende onderdeel zetten we daarom de directe en indirecte kosten van een backoffice in eigen beheer voor u uiteen, zodat u deze met de uiteindelijke kosten van het uitbesteden van uw backoffice op de juiste wijze kunt vergelijken.
Wat kost uw backoffice in eigen beheer?
Wanneer u de backoffice van uw uitzendbureau zelf doet, betaalt u niet één vast bedrag. De totale kosten hiervan bestaan immers voor u uit directe uitgaven, zoals personeelskosten en software, maar ook uit indirecte kosten voor bijvoorbeeld opleidingen, interne controles, vervanging en tijd die u zelf als uitzendondernemer aan uw backoffice besteedt.
Om dus een eerlijke vergelijking met het uitbesteden van uw backoffice te maken, moet u daarom hierbij dan ook verder als alleen het salaris van een backofficemedewerker kijken. Ook de kosten voor specialistische kennis, certificeringen, financiële processen en opvangen van uitval van uw backofficemedewerkers tellen namelijk hierbij mee.
Welke directe kosten heeft u bij een backoffice in eigen beheer?
De belangrijkste directe kostenposten zijn:
- Personeel: salarissen, werkgeverslasten, vakantiegeld, eventuele pensioenbijdragen en vervanging bij uitval
- Software en systemen: uitzendsoftware, salarisadministratie, urenregistratie, contractbeheer, licenties en systeemkoppelingen
- Opleidingen en specialistische ondersteuning: bijscholing en eventuele externe ondersteuning op het gebied van HR, salarisadministratie en juridische vraagstukken
- Certificering en audits: kosten voor toepasselijke certificeringen, controles en onderhouden van processen en documentatie
- Verzuim en werkgeversverplichtingen: bijvoorbeeld loondoorbetaling bij ziekte, arbodienstverlening en re-integratie, voor zover deze kosten wel voor uw onderneming gelden.
Welke directe kosten u daadwerkelijk maakt, hangt dus van de omvang van uw uitzendbureau, werkzaamheden die u zelf uitvoert en eisen die op uw uitzendbureau van toepassing zijn af.
Welke indirecte kosten worden vaak vergeten?
Naast uw directe uitgaven zijn er dus ook kosten die vaak minder direct zichtbaar voor u zijn. Denk hierbij aan bijvoorbeeld de tijd die u als uitzendondernemer aan administratieve controles, oplossen van fouten, bijhouden van wijzigingen in cao's en wet en regelgeving en aansturen van uw backofficemedewerkers besteedt.
Maar ook de afhankelijkheid van één backofficemedewerker kan een kostenrisico voor u en uw uitzendbureau vormen. Bij ziekte of vertrek moet u immers mogelijk snel vervanging regelen of werkzaamheden tijdelijk zelf overnemen en uitvoeren. Daarnaast kunnen hierdoor fouten binnen uw backoffice ontstaan, die dan ook weer tot extra administratieve werkzaamheden en dus kosten kunnen leiden.
Een andere factor, die vaak bij een vergelijking wordt vergeten, is de financiering van uw bedrijfsactiviteiten. Wanneer u namelijk de lonen en andere verplichtingen moet betalen voordat uw opdrachtgevers hun facturen hebben betaald, heeft u voor deze tussenliggende periode voldoende werkkapitaal nodig. Afhankelijk van uw financiële situatie kunnen hier dan dus financieringskosten aan verbonden zijn.
Kortom, al deze bovengenoemde indirecte kosten zijn dus niet altijd afzonderlijk zichtbaar, maar zijn zeker wel relevant wanneer u de totale kosten van uw backoffice in eigen beheer wilt bepalen en uiteindelijk met de optie uitbesteden voor uzelf wilt vergelijken.
Rekenvoorbeeld: wat kost een eigen backoffice per jaar?
Om de kosten van een eigen backoffice inzichtelijk te maken, nemen we als voorbeeld een uitzendbureau dat één backofficemedewerker heeft en daarnaast externe ondersteuning en software gebruikt. Ter informatie: onderstaande bedragen zijn uitsluitend rekenaannames en geen vastgestelde gemiddelde marktprijzen!
De kostenposten per maand zijn dan:
- Backofficemedewerker, inclusief werkgeverslasten: € 4.000 per maand
- Externe salarisadministratie en specialistische ondersteuning: € 800 per maand
- Software en systeemlicenties: € 600 per maand
- Opleidingen en kennisontwikkeling: € 150 per maand
- Certificering en audits: € 150 per maand
Op basis van deze aannames bedraagt het totaal van deze kostenposten voor een backoffice in eigen beheer dus € 5.700 per maand, oftewel € 68.400 per jaar.
Dit totaalbedrag is echter geen volledig overzicht van alle kosten van een eigen backoffice. De eigen tijd van de uitzendondernemer, eventuele extra personeelscapaciteit, verzuimkosten en financieringskosten zijn namelijk niet afzonderlijk in het rekenvoorbeeld opgenomen. Bovendien moet eigenlijk hierbij ook worden nagegaan of de gekozen personeelsbezetting van één backofficemedewerker wel voldoende is voor alle backofficewerkzaamheden van dit uitzendbureau.
Bovenstaand rekenvoorbeeld geeft u echter een beeld hoe u de verschillende werkelijke kostenposten voor uw uitzendbureau zelf inzichtelijk kunt maken.
Wat betekent dit alles voor de vergelijking met het uitbesteden van uw backoffice?
Bij uw backoffice in eigen beheer regelt u dus zelf uw benodigde medewerkers, systemen en specialistische kennis. Terwijl wanneer u uw backoffice gaat uitbesteden, betaalt u dus voor uw afgesproken backofficedienstverlening en kunnen bepaalde interne kosten voor u hierdoor komen te vervallen of afnemen.
Bij uitbesteden verdwijnen echter alle kosten niet automatisch. Het is daarom belangrijk hierbij om vast te stellen welke backofficewerkzaamheden u zelf blijft uitvoeren, welke aanvullende kosten u houdt en welke verantwoordelijkheden en risico's bij uw uitzendbureau blijven liggen.
Vergelijk daarom dus niet alleen uw huidige uitgaven met de tarieven van backofficebedrijven. Maar kijk hierbij naar de totale kosten van uw huidige situatie en backofficedienstverlening die u hiervoor terugkrijgt.
In het volgende onderdeel zetten we daarom voor u uiteen wat het uitbesteden van uw backoffice kost en welke werkzaamheden en eventuele aanvullende kosten u hierbij voor uzelf moet meenemen.
Wat kost het uitbesteden van uw backoffice?
De kosten van het uitbesteden van uw backoffice hangen onder andere van de backofficedienstverlening die u afneemt, omvang van uw uitzendbureau en afspraken met uw backofficepartner af. Sommige aanbieders werken met een omrekenfactor over het brutoloon, terwijl andere een tarief per gewerkt uur of andere prijsafspraak hanteren.
De hoogte van het tarief vertelt echter niet het hele verhaal. Om de daadwerkelijke kosten goed te kunnen beoordelen, moet u namelijk ook weten welke werkzaamheden zijn inbegrepen, diensten afzonderlijk worden berekend en kosten, risico's en verantwoordelijkheden die bij uw eigen uitzendbureau blijven liggen.
Welke werkzaamheden zijn bij het tarief inbegrepen?
Afhankelijk van uw overeenkomst kan uw backofficedienstverlening onder meer bestaan uit:
- Verwerking en controle van gewerkte uren
- Opstellen en beheren van arbeidsovereenkomsten en personeelsdocumenten
- Salarisverwerking en verzorgen van loonstroken
- Facturatie aan opdrachtgevers
- Ondersteuning bij cao's en arbeidsvoorwaarden
- Administratieve verwerking van pensioen en personeelsmutaties
- Rapportages en ondersteuning bij vragen over uw backoffice
Niet ieder backofficebedrijf biedt al deze diensten binnen haar standaardtarief aan. Daarnaast kan uw backofficedienstverlening ook verschillen wanneer u besluit om uitsluitend administratieve backofficewerkzaamheden uit te besteden of voor een backofficeconstructie kiest waarbij u het juridisch werkgeverschap tevens overdraagt.
Vraag daarom altijd vooraf welke backofficewerkzaamheden precies onder uw overeenkomst vallen, welke verantwoordelijkheden uw backofficepartner overneemt en welke taken u zelf blijft uitvoeren.
Welke aanvullende kosten kunnen van toepassing zijn?
Naast het afgesproken tarief kunnen er ook aanvullende kosten ontstaan. Dit is afhankelijk van uw overeenkomst en diensten die u afneemt. Voorbeelden zijn:
- Eenmalige kosten voor de implementatie, inrichting of overdracht van gegevens
- Aanvullende software, systeemkoppelingen of maatwerk
- Extra werkzaamheden buiten het afgesproken dienstenpakket
- Aanvullende juridische of specialistische ondersteuning
- Kosten voor financiering of andere financiële diensten, wanneer deze afzonderlijk worden aangeboden
- Contractueel afgesproken toeslagen of kosten voor bijzondere werkzaamheden
Deze kosten zijn dus niet bij iedere aanbieder van toepassing. Controleer daarom vooraf goed welke aanvullende kosten u eventueel kunt verwachten, hoe deze dan worden berekend en wanneer ze aan u in rekening worden gebracht.
Welke invloed heeft het juridisch werkgeverschap op uw kosten?
Bij het uitbesteden van uitsluitend uw backoffice blijft u zelf de juridische werkgever. U besteedt dan enkel administratieve en specialistische backofficewerkzaamheden uit, maar de werkgeversverplichtingen die bij uw werkgeversrol horen, blijven dus nog steeds uw verantwoordelijkheid.
Wanneer u echter tevens het juridisch werkgeverschap aan uw backofficepartner overdraagt, verandert dus ook de verdeling van werkzaamheden, verplichtingen en risico's. Welke precieze kosten en verantwoordelijkheden uw backofficepartner hierbij van u overneemt, hangt van uw gekozen backofficeconstructie en contractuele afspraken af.
Dit onderscheid is echter wel essentieel bij het vergelijken van backofficetarieven. Een tarief voor administratieve dienstverlening is dus namelijk niet zonder meer te vergelijken met een tarief voor backofficedienstverlening waarbij ook het juridisch werkgeverschap wordt overgedragen.
Hoe vergelijkt u uiteindelijk de kosten van backofficebedrijven?
Het belangrijkste hierbij is dat u de offertes op basis van dezelfde uitgangspunten met elkaar vergelijkt. Let daarom niet alleen op de omrekenfactoren of tarieven per gewerkt uur, maar ook op de inbegrepen backofficewerkzaamheden, eventuele aanvullende kosten, contractvoorwaarden en, misschien wel het belangrijkste, verdeling van risico's en verantwoordelijkheden.
Houd daarbij bovendien rekening met de backofficewerkzaamheden die uw eigen uitzendbureau blijft uitvoeren. Een lager tarief kan immers uiteindelijk minder voordelig uitpakken wanneer u vervolgens zelf meer administratieve taken, specialistische ondersteuning of financiële werkzaamheden moet gaan regelen.
Wilt u daarom meer over de berekening en opbouw van backofficetarieven weten? Bekijk dan ook onze pagina over tarieven voor het uitbesteden van de backoffice van uw uitzendbureau.
In het volgende onderdeel vergelijken we voor u de drie constructies om de backoffice van uw uitzendbureau te regelen, op basis van kosten, controle en risico’s.
Meer informatie
Twijfelt u nog tussen uw backoffice in eigen beheer houden en uitbesteden? Wij bespreken graag uw situatie, wensen en mogelijkheden. Daarbij geven we u inzicht in de verschillende backofficeconstructies, bijbehorende kosten en voor en nadelen van iedere optie.
Benieuwd wat onze backofficedienstverlening voor uw uitzendbureau kan betekenen? Graag informeren wij u over onze werkwijze, mogelijkheden en transparante all-in tarieven. Neem daarom voor een vrijblijvend gesprek gerust nog vandaag contact met ons op.
Drie backoffice constructies vergeleken: kosten, controle en risico's
Wat is voor uw uitzendbureau financieel het meest interessantst: uw backoffice volledig in eigen beheer houden, volledig uitbesteden of uw backoffice met behoud van juridisch werkgeverschap uitbesteden? De keuze tussen deze constructies hangt dus niet alleen van uw tarief, maar ook van de werkzaamheden die u zelf blijft uitvoeren, risico's en verantwoordelijkheden die u behoudt en kosten die daarmee samenhangen af.
De drie genoemde backoffice constructies verschillen vooral in de verdeling van werkzaamheden, kosten, controle en werkgeversverantwoordelijkheden.
1. Uw backoffice en juridisch werkgeverschap in eigen beheer
Hierbij regelt u uw backoffice zelf en blijft u ook juridisch werkgever van uw uitzendkrachten. U houdt bij deze backoffice constructie de directe controle over uw administratie, processen en werkgeversbeleid .
Daar staat echter wel tegenover dat u zelf verantwoordelijk voor voldoende personele capaciteit, actuele kennis van wet en regelgeving, geschikte software en correcte uitvoering van uw administratie bent en blijft. Ook moet u in uw kostenoverzicht rekening met opleidingen, specialistische ondersteuning, verzuimbegeleiding, eventuele certificeringen en controles houden.
Bovendien blijven tot slot bij deze backoffice constructie ook uw werkgeversverplichtingen, behoefte aan werkkapitaal en mogelijk extra personeel of aanvullende expertise bij groei bij u liggen.
2. Uw backoffice volledig uitbesteden
Bij het volledig uitbesteden van uw backoffice verzorgt uw backofficepartner de afgesproken backofficewerkzaamheden en neemt zij dus ook het juridisch werkgeverschap van u over. De precieze verdeling van taken, kosten en verantwoordelijkheden hierbij hangt van uw gekozen backofficedienstverlening en gemaakte afspraken af.
U betaalt voor uw backofficedienstverlening bij uitbesteden, bijvoorbeeld op basis van een omrekenfactor of tarief per gewerkt uur. Daartegenover staat wel dat u minder in uw eigen backofficeorganisatie hoeft te investeren. Afhankelijk van uw overeenkomst kan uw backofficepartner ook bepaalde werkgeversrisico's en financieringsbehoeften bij deze constructie van u en uw uitzendbureau overnemen.
Tenslotte, geldt ook bij deze backofficeconstructie. Let altijd goed op wat in uw tarief is inbegrepen en welke kosten, verplichtingen of risico's nog steeds bij u en uw uitzendbureau blijven liggen.
3. Uw backoffice uitbesteden maar het juridisch werkgeverschap behouden
Bij deze constructie besteedt u specialistische backofficewerkzaamheden uit, maar blijft uw eigen uitzendbureau wel juridisch werkgever van uw uitzendkrachten. U kunt hiermee uw benodigde interne personele capaciteit beperken maar tegelijkertijd dus wel zelf juridische werkgever blijven.
Uw backofficepartner kan bij deze constructie bijvoorbeeld uw urenverwerking, salarisadministratie, loonberekeningen, cao controles en facturatie voor u verzorgen. Welke werkzaamheden u precies wilt laten uitvoeren, legt u vooraf samen vast.
U blijft in dit geval dus wel verantwoordelijk voor de werkgeversverplichtingen die bij uw uitzendbureau horen. Denk bijvoorbeeld aan de financiering van lonen, verplichtingen bij ziekte en re-integratie en naleven van toepasselijke wet en regelgeving. Maar ook de kosten voor certificering, controles en financiële administratie kunnen bij deze constructie bij u en uw uitzendbureau blijven liggen.
Welke constructie heeft de laagste totale kosten?
Dat is, zoals u inmiddels wel zult begrijpen, niet uitsluitend alleen op basis van een tarief of omrekenfactor te bepalen. Bij eigen beheer moet u immers alle interne en externe kosten meetellen. En bij het uitbesteden van uw backoffice moet u niet alleen kijken naar de vergoeding voor uw backofficedienstverlening, maar ook naar de kosten, risico’s en verantwoordelijkheden die u zelf wilt behouden.
In de volgende onderdelen vergelijken we de kosten van de verschillende constructies verder voor u. Zo krijgt u een nog beter beeld van wat bijvoorbeeld het uitbesteden van de backoffice van uw uitzendbureau u daadwerkelijk kost.
Rekenvoorbeeld: wat kost uw backoffice per gewerkt uur?
Om de kosten van de drie genoemde backofficeconstructies goed met elkaar te kunnen vergelijken, moet u dus niet alleen kijken naar de vergoeding die u aan uw backofficepartner betaalt.
Maar naar de totale kosten die bij uw gekozen backofficeconstructie horen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld uw interne personeelskosten, software, certificering, specialistische ondersteuning en werkzaamheden. Maar ook aan de risico's en verantwoordelijkheden die u nog steeds zelf behoudt.
Stel dat uw uitzendbureau jaarlijks 25.000 uren verwerkt. Dan kunnen de jaarlijkse kosten van uw backoffice in eigen beheer (1) op basis van openbare branche voorbeelden, opgebouwd uit personeel, software en certificeringen, tussen € 58.000 en € 82.500 liggen. Dit komt ongeveer neer op € 2,32 tot € 3,30 per gewerkt uur. Dit zijn, zoals al gezegd, wel richtbedragen en dus geen vaste tarieven of gemiddelden voor ieder uitzendbureau.
Daarnaast zijn onder meer managementtijd, fouten, correcties en financiering van lonen bij deze berekening nog niet eens meegenomen. De werkelijke kosten per gewerkt uur kunnen daardoor dan ook voor u (nog) hoger uitvallen.
Bij het volledig uitbesteden van uw backoffice (2) ziet de berekening van uw kosten per gewerkt uur er anders uit. Wanneer u namelijk het juridisch werkgeverschap aan uw backofficepartner overdraagt, betaalt u voor uw afgesproken backofficedienstverlening. Welke uiteindelijke kosten en risico's bij deze optie echter nog steeds bij uw uitzendbureau blijven liggen, hangt van uw overeenkomst en daadwerkelijk gekozen backofficeconstructie af. Gebruik voor een betrouwbare vergelijking daarom dan ook altijd de volledig uitgewerkte offerte en algemene voorwaarden van het betreffende backofficebedrijf.
Besteedt u tenslotte uw backoffice uit maar blijft u nog wel steeds zelf juridisch werkgever (3), dan betaalt u eveneens een vergoeding voor uw dienstverlening. Maar moet u bij deze backofficeconstructie nog wel met de kosten die u zelf blijft maken, voor bijvoorbeeld uw financiële administratie, certificering en financiering van lonen rekening houden. Volgens publicaties in de flexbranche zijn de indicatieve personeelskosten voor een financiële medewerker tussen de € 2.500 tot € 3.200 per maand. Bij 25.000 gewerkte uren komt dit voor u dan neer, exclusief de vergoeding aan uw backofficepartner en overige eigen kosten, op ongeveer € 1,20 tot € 1,55 per gewerkt uur.
Kortom, de genoemde bedragen per gewerkt uur bij de drie backofficeconstructies laten u dus zien waarom een eerlijke vergelijking verder dan puur het vergelijken van de aangeboden tarieven per gewerkt uur van backofficebedrijven gaat. Bereken daarom voor elke backofficeconstructie uw eigen relevante totale jaarlijkse kosten uit en deel deze dan steeds door hetzelfde aantal gewerkte uren. Vergeet daarbij echter dus ook niet de werkzaamheden en verplichtingen die u zelf behoudt mee te nemen. Zo krijgt u namelijk pas echt inzicht in uw backofficekosten per gewerkt uur en kunt u nog beter bepalen welke van de drie constructies financieel daadwerkelijk het beste bij uw uitzendbureau past.
Welke verborgen kosten worden vaak bij het vergelijken vergeten?
Wie de kosten van een backoffice van een uitzendbureau vergelijkt, kijkt al snel alleen naar de kosten van eigen personeel of naar de omrekenfactor van een backofficepartner. Maar daarmee heeft u echter nog niet de totale kosten van uw backoffice in beeld. Ook managementtijd, herstelwerk, afhankelijkheid van medewerkers, financiering en werkgeversrisico's kunnen immers een aanzienlijk verschil in uw uiteindelijk daadwerkelijke kosten van uw backoffice maken.
Niet al deze kosten staan namelijk afzonderlijk op uw factuur. Sommige zitten misschien verborgen in de uren die u zelf aan administratieve werkzaamheden besteedt, terwijl andere pas ontstaan wanneer er fouten worden gemaakt, medewerkers uitvallen of betalingen vertraging oplopen. Welke kosten u uiteindelijk zelf betaald en overdraagt, verschilt per backofficeconstructie.
1. Managementtijd en gemiste commerciële kansen
Als uitzendondernemer besteedt u mogelijk veel tijd aan het bewaken van uw salarisadministratie, oplossen van administratieve problemen en volgen van wijzigingen in wet en regelgeving.
Die tijd gaat dan soms ten koste van werkzaamheden die direct aan de groei van uw uitzendbureau, zoals acquisitie, relatiebeheer en werven van nieuwe opdrachtgevers en uitzendkrachten bijdragen. Ook als u deze uren niet afzonderlijk zou maken, vertegenwoordigen ze wel een economische waarde.
Neem daarom bij uw kostenvergelijking niet alleen de salarissen van uw backofficemedewerkers mee, maar ook de tijd die u en mogelijk andere medewerkers aan administratieve en organisatorische backofficewerkzaamheden besteden.
2. Herstelwerk en fouten in de administratie
Een foutieve urenverwerking, onjuiste loonberekening of onvolledig personeelsdossier kan tot extra controles, correcties, aanvullende facturen en vragen van uitzendkrachten of opdrachtgevers leiden. Ook het aanpassen van uw processen door gewijzigde wet en regelgeving kosten u ongemerkt vaak de nodige tijd en geld.
De werkelijke kosten hiervan bestaan immers niet alleen uit de correctie zelf, maar ook uit de uren die medewerkers eraan moeten besteden en vertragingen die hierdoor in andere werkzaamheden ontstaan. Ernstigere fouten kunnen daarnaast bovendien tot financiële of zelfs juridische consequenties leiden.
Een gespecialiseerde backofficepartner kan u helpen om fouten te voorkomen en zo het mogelijke herstelwerk tot het minimum te beperken. Controleer daarom vooraf altijd goed welke controles, correcties en aanvullende werkzaamheden in uw afgesproken backofficedienstverlening en dus tarief zijn inbegrepen.
3. Afhankelijkheid van medewerkers en systemen
Wanneer uw backoffice van één of enkele medewerkers afhankelijk is, kan ziekte, vertrek of piek in werkzaamheden de continuïteit van uw uitzendbureau onder druk zetten. Kennis van cao's, pensioenregelingen, verloning en klantafspraken moeten dan (tijdelijk) intern naar u of andere medewerkers worden overgedragen of zelfs extern worden ingehuurd.
Ook softwarelicenties, systeemkoppelingen, onderhoud en updates brengen vaak voor u ongemerkt de nodige kosten met zich mee. Daarnaast kunnen door groei bovendien (tijdelijk) extra capaciteit en aanvullende systemen nodig zijn.
Door uw backoffice daarom aan een backofficebedrijf uit te besteden, vermindert u deze afhankelijkheid van individuele medewerkers binnen uw eigen organisatie. Daar staat wel tegenover dat u dan wel weer afhankelijk van uw backofficepartner wordt. Kijkt u daarom vooraf ook altijd goed naar de afspraken over bereikbaarheid, vervanging, gegevensbeheer en overdracht van uw administratie bij beëindiging van de samenwerking met een backofficebedrijf.
4. Voorfinanciering en cashflow
Een uitzendbureau moet de lonen en andere verplichtingen vaak al betalen voordat opdrachtgevers hun facturen hebben voldaan. Hierdoor is om de periode tussen uitbetaling en ontvangst van betalingen te overbruggen vaak werkkapitaal nodig.
De financiering hiervan kan u het nodige geld kosten, bijvoorbeeld in de vorm van rente of kosten voor een kredietfaciliteit. Ook kunnen daarnaast late betalingen en oninbare facturen van opdrachtgevers de financiële positie van uw uitzendbureau onder druk zetten.
Bij sommige backofficeconstructies verzorgt daarom de backofficepartner de voorfinanciering of neemt zij bepaalde debiteurenrisico's over. Terwijl weer bij andere backofficeconstructies uw uitzendbureau hiervoor nog steeds zelf verantwoordelijk blijft. Kortom, vergelijk daarom dus niet alleen uw aangeboden tarieven, maar ook betaaltermijnen, financieringsvoorwaarden en afspraken over betalingsachterstanden en wanbetaling in offertes van backofficebedrijven.
5. Ziekteverzuim, compliance en juridische risico's
Ook ziekteverzuim, re-integratie, pensioenverplichtingen, certificering en naleven van wet en regelgeving kunnen uw totale werkelijke kosten behoorlijk beïnvloeden. Denk bijvoorbeeld aan kosten voor arbodienst, verzuimbegeleiding, audits, interne controles en juridische ondersteuning.
Fouten of niet naleven van verplichtingen hierbij kunnen tot aanvullende kosten of andere financiële gevolgen leiden. De omvang voor u hiervan hangt van de omstandigheden en verantwoordelijkheden van betrokken partijen af.
Een backofficebedrijf kan daarom bepaalde van deze werkzaamheden uitvoeren en, afhankelijk van uw gekozen constructie en afspraken, specifieke risico's van u overnemen. Dit betekent echter dan niet dat alle verplichtingen hieromtrent automatisch voor u en uw uitzendbureau verdwijnen. Kortom, kijk daarom ook hierbij altijd vooraf goed wie juridisch werkgever is, welke verantwoordelijkheden bij u en uw uitzendbureau blijven en welke werkzaamheden en risico's daadwerkelijk onder de dienstverlening van een backofficebedrijf vallen.
Hoe beïnvloeden al deze kosten de totale prijs?
De totale werkelijke kosten van uw backoffice bestaan dus uit meer dan de vergoeding aan een dienstverlener of salarissen van uw eigen medewerkers. Breng daarom voor een eerlijke vergelijking altijd al uw relevante kosten over dezelfde periode en vergelijkbaar aantal gewerkte uren en omvang van uw uitzendbureau in kaart.
Neem hierin dan ook uw interne uren, systemen, herstelwerkzaamheden en financieringskosten mee. Maar beoordeel daarnaast ook vooral welke verplichtingen en risico's bij iedere backofficeconstructie voor uw rekening blijven.
Wanneer u alle bovengenoemde onderdelen in uw vergelijking heeft meegenomen, kunt u pas echt voor uzelf beoordelen welke backofficeconstructie voor u en uw uitzendbureau financieel het aantrekkelijkst is. Immers zoals u heeft kunnen lezen, zegt een lage omrekenfactor of beperkte interne personeelsbezetting op zichzelf dus onvoldoende tot niets over uw totale werkelijke kosten van uw backoffice.
Welke invloed hebben de Wtta en compliance op de kosten van uw backoffice?
De Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten (Wtta) heeft gevolgen voor de kosten en organisatie van uitzendbureaus en andere ondernemingen die vanaf 1 januari 2027 arbeidskrachten ter beschikking stellen. Het toelatingsstelsel treedt namelijk op 1 januari 2027 in werking en vanaf 1 januari 2028 wordt op de toelatingsplicht uit deze wet gehandhaafd. Of uw uitzendbureau met betrekking tot de inrichting van uw backoffice dan ook over een toelating moet beschikken, hangt van de feitelijke situatie en toepasselijke uitzonderingen af.
Voor uitzendondernemers is het daarom belangrijk om tijdig te beoordelen welke verplichtingen er voor hun uitzendbureaus gelden en welke kosten daarmee dan gepaard gaan. Daarbij gaat het dus niet alleen om de kosten van toelating, maar ook om de voorbereiding, administratie en blijvend naleven van de geldende regels vanuit deze wet.
Welke kosten brengt de Wtta met zich mee?
Afhankelijk van uw situatie kunnen de kosten bestaan uit:
- Voorbereiding en administratie: tijd en eventuele externe ondersteuning om uw personeelsdossiers, contracten, urenregistratie en loonadministratie op orde te brengen
- Inspectie en controle: kosten voor een inspectierapport wanneer dit voor uw aanvraagroute vereist is, en voor het herstellen van eventuele tekortkomingen
- Toelating en financiële zekerheid: de toepasselijke aanvraagvergoeding, benodigde VOG en vereiste waarborgsom. De aanvraagvergoeding wordt naar verwachting begin 2027 vastgesteld. De waarborgsom bedraagt in beginsel € 100.000; voor bepaalde startende uitleners geldt er een regeling waarbij aanvankelijk € 50.000 wordt betaald
- Doorlopende compliance: tijd en middelen om uw administratie, werkprocessen en naleving van wet en regelgeving op orde te houden.
Welke kosten daadwerkelijk op uw uitzendbureau van toepassing zijn, hangt onder meer van uw bestaande administratie, gekozen aanvraagroute en eventuele aanpassingen die nodig zijn af. De waarborgsom verdient hierbij een afzonderlijke beoordeling: het gaat hier namelijk om financiële zekerheid die moet worden gesteld en dus niet zonder meer om een reguliere bedrijfskost.
Wat betekent de Wtta voor de keuze tussen uw backoffice zelf blijven doen en uitbesteden?
Wanneer u uw backoffice in eigen beheer blijft doen en ook zelf juridisch werkgever en uitlener blijft, moet u ervoor zorgen dat uw uitzendbureau aan de toepasselijke verplichtingen uit de Wtta voldoet. Dit vraagt dus om voldoende kennis, capaciteit en een administratie waarmee u kunt aantonen dat u de regels naleeft.
Een backofficepartner kan u bij deze backofficeconstructie bijvoorbeeld bij uw loonadministratie, urenverwerking, personeelsdossiers en compliance controles ondersteunen. Daarmee beperkt u voor uw uitzendbureau bepaalde backofficewerkzaamheden en benodigde interne capaciteit. Welke werkzaamheden dit precies zijn, verschilt echter per backofficedienstverlening en overeenkomst.
Let op! Door de backoffice van uw uitzendbureau uit te besteden, betekent dit niet dat u en uw uitzendbureau automatisch buiten de Wtta vallen. Of uw onderneming namelijk toelatingsplichtig is, hangt van de feitelijke en juridische backofficeconstructie en vraag welke onderneming daadwerkelijk als uitlener optreedt af. Kortom, wanneer u backofficewerkzaamheden vanaf 2027 uitbesteedt, moet vanuit de Wtta altijd helder en duidelijk zijn welke wettelijke verplichtingen en verantwoordelijkheden nog bij uw onderneming liggen.
Neem in uw kostenvergelijking de Wtta en compliance mee
Nogmaals, vergelijk niet alleen de tarieven van backofficebedrijven, maar kijk dus ook naar de werkzaamheden die bij een dienstverlening zijn inbegrepen, eventuele aanvullende kosten en verantwoordelijkheden die bij uw eigen uitzendbureau blijven liggen. Zo krijgt u immers een nog realistischer beeld van de totale werkelijke kosten van verschillende backofficeconstructies.
Wilt u nog meer over de toelatingsplicht, belangrijke data en gevolgen van de Wtta voor uw uitzendbureau weten? Lees dan ook onze pagina over de Wtta en backoffice uitbesteden.
Hoe vergelijkt u de verschillende offertes van backofficebedrijven?
Zoals al eerder gezegd, betekent een lage omrekenfactor of aantrekkelijke vaste vergoeding niet automatisch dat u bij een backofficebedrijf het voordeligst uit bent. Uw totale werkelijke kosten hangen immers ook van de dienstverlening, eventuele aanvullende kosten en verantwoordelijkheden die bij uw uitzendbureau blijven liggen af.
Om offertes eerlijk met elkaar te kunnen vergelijken, moet u daarom altijd van dezelfde uitgangspunten uitgaan en voor uzelf duidelijk hebben wat ieder backofficebedrijf dus voor haar afgesproken vergoeding uitvoert, overneemt of doet. Met onderstaande checklist kunt u de belangrijkste verschillen hiermee voor uzelf inzichtelijk maken.
1. Vergelijk de tarieven op basis van dezelfde uitgangspunten
Zorg er ten eerste voor dat ieder backofficebedrijf met vergelijkbare gegevens rekent, zoals bijvoorbeeld het aantal uitzendkrachten, gewerkte uren, relevante arbeidsvoorwaarden, pensioenregeling en verwachte omvang van uw uitzendbureau.
Vraag daarnaast ook hoe haar omrekenfactor of vergoeding exact is opgebouwd en welke onderdelen daarin zijn verwerkt. Een tariefvergelijking is immers pas echt zinvol wanneer uitgangspunten en aangeboden dienstverleningen voldoende met elkaar overeenkomen.
2. Controleer wat in de backofficedienstverlening is inbegrepen
Bekijk ten tweede welke werkzaamheden een backofficebedrijf in haar dienstverlening exact voor u gaat uitvoeren. Denk hierbij aan contractbeheer, urenverwerking, salarisadministratie, facturatie, pensioenadministratie, HR ondersteuning en compliance.
Niet ieder backofficebedrijf biedt namelijk hetzelfde dienstenpakket aan. Leg daarom altijd vooraf duidelijk vast welke backofficewerkzaamheden onder de standaardvergoeding vallen, welke diensten aanvullend worden doorberekend en welke werkzaamheden u bij een aangeboden backofficeconstructie zelf moet blijven uitvoeren.
3. Vraag alle aanvullende kosten op
Controleer ten derde of u naast de afgesproken vergoeding rekening met bijvoorbeeld implementatiekosten, softwarelicenties, systeemkoppelingen, aanvullende controles of werkzaamheden buiten het standaardpakket moet houden.
Vraag backofficebedrijven daarom deze kosten vooraf schriftelijk voor u te specificeren. Informeer daarnaast bij hen ook naar eventuele minimumvolumes, vaste maandelijkse kosten en voorwaarden waaronder tarieven kunnen wijzigen. Zo kunt u immers voor uzelf de totale werkelijke kosten bij de diverse backofficebedrijven nog beter met elkaar vergelijken en voorkomt u hierdoor verrassingen achteraf.
4. Vergelijk de contractvoorwaarden en verantwoordelijkheden
Een offerte moet ten vierde niet alleen duidelijk maken wat u betaalt, maar ook welke afspraken en verplichtingen daarbij horen. Controleer daarom vooral altijd vooraf wie juridisch werkgever is, welke verantwoordelijkheden bij uw uitzendbureau blijven liggen en welke taken of risico's het backofficebedrijf daadwerkelijk van u overneemt.
Let daarbij daarnaast ook op de contractduur, opzegtermijn, aansprakelijkheidsbepalingen, betaaltermijnen en afspraken over beëindiging van de samenwerking. Tenslotte, controleer ook hoe de overdracht van uw administratie en gegevens bij een mogelijke overstap in de toekomst naar een ander backofficebedrijf in een overeenkomst is omschreven en geregeld.
5. Beoordeel de kwaliteit van de backofficedienstverlening
Een passende backofficepartner moet niet alleen financieel bij uw uitzendbureau aansluiten, maar daarnaast vooral ook de ondersteuning bieden die u en uw uitzendbureau nodig hebben. Kijk daarom ten vijfde ook naar de bereikbaarheid, deskundigheid van medewerkers, verwerkingstermijnen en manier waarop vragen, afwijkingen en correcties worden afgehandeld.
Kortom, vraag dus welke afspraken hierover worden en zijn vastgelegd, hoe het backofficebedrijf de kwaliteit en continuïteit van haar backofficedienstverlening waarborgt en tenslotte om referenties.
Gebruik onderstaande checklist bij uw offertevergelijking
Controleer daarom voor uzelf voordat u een definitieve keuze maakt of backofficebedrijven bevredigende antwoorden voor u op de volgende onderstaande vragen hebben:
- Wat zijn mijn totale werkelijke kosten bij dezelfde uitgangspunten en vergelijkbaar dienstverleningspakket?
- Welke werkzaamheden zijn inbegrepen en welke kosten worden aanvullend aan mij doorberekend?
- Welke vaste kosten, minimumvolumes en mogelijke tariefwijzigingen gelden er?
- Wie is juridisch werkgever en welke verantwoordelijkheden blijven bij mijn uitzendbureau liggen?
- Welke contractvoorwaarden, opzegtermijnen en afspraken over gegevensoverdracht gelden er?
- Welke kwaliteit, bereikbaarheid en ondersteuning mag ik van jullie als backofficepartner verwachten?
Door deze antwoorden van backoffice aanbieders naast elkaar te leggen, krijgt u een beter totaalbeeld van de verschillen tussen de diverse backofficebedrijven. U vergelijkt dan namelijk niet alleen hun tarieven, maar dus ook de inhoud van de backofficedienstverleningen, contractuele voorwaarden en totale werkelijke kosten bij ieder backofficebedrijf.
Wilt u weten welke backofficeconstructie en dienstverlening bij u en uw uitzendbureau het beste passen? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over uw situatie, behoeften en bijbehorende kosten.
Wat kost de backoffice uitbesteden voor uw uitzendbureau?
Wat het uitbesteden van een backoffice precies kost, verschilt dus per uitzendbureau. Uw urenvolume, werkzaamheden die u wilt uitbesteden en verdeling van taken, risico's en verantwoordelijkheden bepalen mede welk tarief voor u uiteindelijk daadwerkelijk geldt. Ook speelt hierbij een belangrijke rol, zoals u inmiddels weet, of u zelf juridisch werkgever blijft of dat uw backofficepartner deze rol van u en uw uitzendbureau overneemt.
Een aantrekkelijk tarief vertelt dus niet het hele verhaal. Het gaat immers om uw totale werkelijke kosten: wat betaalt u voor uw dienstverlening, welke werkzaamheden zijn inbegrepen en welke kosten, taken, risico's en verantwoordelijkheden blijven bij uw eigen uitzendbureau liggen?
Door daarom uw huidige situatie met de verschillende mogelijkheden voor het uitbesteden van uw backoffice op bovenstaande manier te vergelijken, krijgt u voor uzelf het beste inzicht in de financiële gevolgen van de diverse backofficeconstructies van en bij backofficebedrijven.
Een persoonlijke kostenvergelijking
Wilt u objectief precies weten wat het uitbesteden van de backoffice van uw uitzendbureau u daadwerkelijk kost en welke oplossing uiteindelijk het beste bij u, uw interne organisatie en uitzendbureau past?
Vraag dan nu uw persoonlijke kostenvergelijking bij ons aan. We brengen dan samen met u uw situatie, behoeften en wensen in kaart en vergelijken daarbij al uw relevante kosten, gewenste dienstverlening en verdeling van risico's en verantwoordelijkheden hierbij. Zo krijgt u voor uzelf een onderbouwd beeld van alle mogelijkheden voor uw backoffice.
Dit zodat u hierna tussen aangeboden constructies, dienstverleningen en backofficebedrijven een weloverwogen keuze kunt maken, die uiteindelijk het beste bij uw uitzendbureau, interne organisatie, ambities en mate van controle nu en in de toekomst past.
Veelgestelde vragen over de kosten van backoffice uitbesteden
Wat kost het uitbesteden van de backoffice van een uitzendbureau?
De kosten voor het uitbesteden van een backoffice verschillen per uitzendbureau en zijn onder meer van het aantal gewerkte uren, gewenste dienstverlening en verdeling van taken, risico's en verantwoordelijkheden afhankelijk. Ook speelt daarnaast mee of u zelf juridisch werkgever blijft of het juridisch werkgeverschap aan uw backofficepartner overdraagt. Een persoonlijke kostenvergelijking met daarin al uw werkelijke kosten op een rij, geeft u financieel inzicht over de verschillende mogelijkheden voor de inrichting van de backoffice van uw uitzendbureau.
Is een backoffice uitbesteden goedkoper dan alles zelf doen?
Niet per definitie. Bij een eerlijke vergelijking kijkt u namelijk niet alleen naar de kosten van uw backofficepartner, maar ook naar uw eigen personeelskosten, software, opleidingen, specialistische kennis, administratie en compliance. Ook zijn onder meer de tijd die u daarnaast zelf nog aan uw backoffice besteedt en financiële risico's die u blijft dragen, hierbij van belang.
Wat is het verschil tussen een omrekenfactor en kosten van backoffice uitbesteden?
Een omrekenfactor wordt in de regel gebruikt om het kostentarief van een uitzendkracht op basis van het loon en toepasselijke kostencomponenten te berekenen. De precieze berekening hiervan verschilt echter per backofficebedrijf en constructie. Een omrekenfactor geeft u echter niet altijd een volledig beeld van de totale werkelijke kosten van uw backofficedienstverlening. Het is daarom goed om altijd vooraf te controleren welke backofficewerkzaamheden er wel of niet in uw dienstverlening zijn inbegrepen en welke aanvullende kosten daardoor mogelijk nog naar u in rekening worden gebracht.
Welke werkzaamheden zijn bij het uitbesteden van een backoffice inbegrepen?
Dit verschilt dus per backofficepartner, constructie en gemaakte afspraken hierbij. Mogelijke uit te besteden backofficewerkzaamheden zijn onder andere uw urenverwerking, contractbeheer, salarisadministratie, facturatie, cao controles en HR ondersteuning. Vraag daarom altijd goed vooraf, net zoals bij de vorige vraag, welke backofficewerkzaamheden er wel of niet onder uw afgesproken tarief vallen en voor welke diensten u eventueel dus nog extra moet betalen.
Blijf ik kosten en verantwoordelijkheden houden als ik mijn backoffice uitbesteed?
Dit is dus ook van uw gekozen backofficeconstructie en contractuele afspraken hierbij afhankelijk . Als u immers zelf juridisch werkgever blijft, behoudt u namelijk ook de verantwoordelijkheden, financiële risico's en dus ook de kosten die bij deze rol horen. Maar weet ook dat wanneer u er voor kiest om uw volledige backoffice uit te besteden. Het is met het oog op mogelijke kosten dan ook belangrijk om vooraf voor uzelf duidelijk te hebben welke verplichtingen daadwerkelijk door uw backofficepartner worden overgenomen en welke bij uw eigen uitzendbureau blijven liggen.
Heeft de WTTA invloed op de kosten van een backoffice uitbesteden?
De Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten (WTTA) kan zeker vanaf 1 januari 2027 gevolgen voor de toelating, compliance en bedrijfsvoering van partijen die arbeidskrachten ter beschikking stellen hebben. Welke verplichtingen en kosten er echter precies vanuit deze wet voor u en uw uitzendbureau gelden, hangt dan van uw rol hierbij en toepasselijke regelgeving af. Laat daarom vanaf nu altijd vooraf duidelijk vastleggen hoe de verantwoordelijkheden binnen uw backofficedienstverlening aangaande de WTTA zijn verdeeld.
Hoe vergelijk ik de tarieven van verschillende backofficebedrijven?
Vergelijk niet alleen uw afgesproken tarief of omrekenfactor, maar dus ook bijvoorbeeld de inbegrepen backofficewerkzaamheden, aanvullende kosten, contractvoorwaarden en verdeling van verantwoordelijkheden en risico's. Houd daarnaast bovendien ook met de backofficewerkzaamheden die u nog steeds zelf moet blijven uitvoeren rekening. Zo krijgt u namelijk het beste een beeld van uw werkelijke totale kosten en backofficedienstverlening die u hiervoor ontvangt.
Hoe krijg ik inzicht in de kosten van mijn backoffice voor mijn uitzendbureau?
Breng allereerst uw huidige werkwijze, verwachte urenvolume en gewenste dienstverlening voor uzelf in kaart. Vergelijk vervolgens daarna de totale werkelijke kosten van uw huidige situatie met die van de drie verschillende backofficeconstructies. Zo krijgt u het snelst inzicht in de financiële gevolgen van alle drie en kunt u daardoor nog beter bepalen welke backofficeconstructie en dienstverlening het beste bij u, uw interne organisatie en uitzendbureau past.
Over ons
Wij van backoffice-uitbesteden.nl helpen als sinds 2018 uitzendondernemers bij het maken van een weloverwogen keuze voor het uitbesteden van hun backoffice. Daarbij kijken we verder dan alleen het tarief of omrekenfactor. Het gaat immers hierbij ook om de backofficewerkzaamheden die u wilt uitbesteden, kosten die u nog zelf blijft maken en verdeling van taken, risico's en verantwoordelijkheden.
Of u nu uw backoffice volledig wilt uitbesteden of zelf juridisch werkgever wilt blijven: het belangrijkst is dat uw gekozen backofficedienstverlening straks naadloos bij uw uitzendbureau, wensen en behoeften maar ook uw manier van ondernemen en ambities aansluit.
Wilt u weten welke backoffice mogelijkheden wij voor u en uw uitzendbureau hebben en welke kosten daarbij horen? Neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op. Wij bespreken dan in een persoonlijk gesprek graag met u uw situatie, mogelijkheden en aandachtspunten, zodat u vervolgens een weloverwogen keuze voor uzelf en uw uitzendbureau kunt maken.
